合思电子归档方案：引领企业财务数智化转型新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自 2021 年 12 月 1 日国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作以来，截至 2023 年 12 月 1 日，已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部也发布了电子凭证会计数据标准（试行版）。然而，电子凭证全面数字化应用仍面临着重重挑战。

当前，企业在电子凭证管理方面可谓痛点丛生。电子凭证类型繁多、格式杂乱，不同类型的凭证在格式、内容和存储方式上存在很大差异，这使得企业在收集、整理和管理电子凭证时困难重重。而且，电子凭证的协同难度大，涉及多个政府部门和业务系统，难以实现数据的共享和协同处理。此外，电子凭证还容易丢失，一旦存储设备出现故障或遭受网络攻击，电子凭证可能会永久丢失，给企业带来巨大的损失。

调研显示，现阶段企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策要求虽有所了解，但仍有 34.2%受访者在使用不符合要求的 JPG 格式的发票。大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制。同时，30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这无疑为企业带来了较大的审计风险和税务风险。另外，67.35%的受访者认为“缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发”，65.99%的受访者认为“涉及多个政府部门难以协同，即使电子归档”。

面对这些痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提供了一套完善的电子归档方案，为企业解决电子凭证管理难题。

联合研究启新程：洞察转型趋势

中国财政科学研究院数字财务研究所、北大信研院财会智能化应用联合实验室、未来财务人研究院与北京合思信息技术有限公司联合发起研究。此次研究全面洞察了电子凭证数字化转型现状及趋势，并发布了《电子凭证数智化无需报销绿皮书》。这一举措推动了数字化、绿色化、低碳化协同发展，引领了会计数字化转型的绿色新方向。合思的电子归档方案正是基于这样深入的研究和对行业趋势的精准把握而诞生的。

多元方案破难题：全流程闭环管理

合思的电子归档方案涵盖多个方面，为企业提供了全方位的解决方案。
其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，包含总额管控。例如商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费等环节。同时，还涉及发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等一系列流程。这一方案实现了企业消费、财务处理和档案管理的全流程闭环。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
合思全生命周期的电子化会计档案管理方案更是一大亮点。它广泛连接异构系统，0 开发成本介入，能够让档案应收尽收。通过自动封装接口 40 种 +，涵盖电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多种档案数据来源。

功能概览显实力：智能便捷体验

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有众多实用功能。
差旅申请功能方便快捷，员工在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据，大大提高了工作效率。
支持商旅线上订购，员工可以轻松进行机票、酒店等预订服务，方便商务旅行安排。还有易商卡线下消费功能，员工通过易商卡进行日常开支，如办公用品购买等，实现无纸化报销。
发票采集功能强大，能够自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。审核对账功能也十分实用，系统对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。
统一开票功能可以集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免重复劳动。自动提报功能则能定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批。

核心亮点铸优势：自动化智能化领先

合思产品的核心亮点突出，具有很强的竞争力。
基于电子凭证会计数据标准，合思的电子归档方案有利于降低企业运行成本和社会资源消耗。它优化了业务流程，完善了配套措施，提升了财务处理效率，大大降低了凭证流转中的舞弊造假和错误入账等风险，从源头上增强了会计信息的真实性和可靠性。
合思的“无需报销分级标准”将企业费控能力分为 L1 – L5 五个阶段。随着数电票和智能化时代的到来，部分企业将率先迈进 L5 高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路的智能化无需报销。
合思产品的强大规则引擎自定义搭建，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。
此外，合思产品利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供 AI 辅助决策，提供数据驱动的洞察和建议。

价值体现见成效：降本增效共赢

合思的电子归档方案为企业带来了显著的价值。
电子凭证会计数据标准的推广应用，有利于贯彻新发展理念，降低企业运行成本，减少资源消耗，促进数字化、绿色化、低碳化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。例如某世界 500 强央企试点单位实现全面数字化后，预计每年节省工时 60 万 +，节约纸张 1000 万 +，降低档案管理费用 300 万 +。
某国民经典零食品牌应用合思解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
某企业使用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，财务人员人工成本节约 50%。
某知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，在增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率等；在降本方面，减少差旅超标情况，减少手工记账等人力成本，减少纸张浪费和空间成本；在合规方面，保障企业费用合规，有效管理员工借款与核销，规避档案管理风险；在先进性方面，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

典型场景展适用：多领域灵活应用

合思的电子归档方案在多个典型场景中都具有很好的适用性。
在企业差旅场景中，员工可通过合思的差旅申请功能在线提交申请，系统自动生成电子票据和报销单据。然后通过商旅线上订购功能预订机票、酒店等，使用易商卡进行线下消费，实现无纸化报销。
在企业财务核算场景中，合思系统可进行发票采集，自动识别并录入各类发票信息。然后进行审核对账，对接银行账户，实时同步资金流水。集中处理开票工作，自动提报报销事项，根据预设规则自动记账。
在企业档案管理场景中，合思的全生命周期电子化会计档案管理方案可对各种来源的档案数据进行管理，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等，实现智能组单、四性检测、自动归档、档案借阅等功能。
在企业预算管控场景中，合思产品的总额受控功能可设定预算上限，防止超支情况发生，帮助企业进行精细化的成本管控。

成功案例证实力：真实效果说话

众多企业的成功案例证明了合思电子归档方案的有效性。
某国民经典零食品牌，面临覆盖全国的销售版图、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理困难等问题。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现业财有机连接，打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，线上线下一体化管理会计档案。
某企业主营业务建设覆盖面广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，日均处理大量订单由财务手工录入、审批和记账，内部多系统并行数据不互通等问题。使用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，财务人员人工成本节约 50%，真正实现企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。
某知名头部数字阅读品牌，存在数据分散内部多系统，业务流程断裂，费用管控无法有效落地，财务处理低价值、机械性工作多，全业务数据打印成本高，票据原文丢失、档案信息不完整等问题。引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案后，在增效、降本、合规、先进等方面都取得了显著成效，实现财务全流程数字化闭环。
某世界 500 强旗下教育服务品牌，面临企业业务、财务系统多，数据不互通，结构化数据提取困难，实物存档占用物理空间大，纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散，档案查阅困难等问题。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%，预计到 2024 年将超 97%。

市场定位赢先机：独特优势凸显

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思产品具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。
在数据安全方面，合思产品采用先进的加密技术和访问控制机制来保护敏感信息和数据安全。同时，合思还提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，且有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。

合思的电子归档方案通过电子凭证会计数据标准，推动电子凭证的全链无纸化，帮助企业降低运行成本，提升财务处理效率，增强会计信息的真实性和可靠性，实现数字化、绿色化、低碳化协同发展，为企业的财务管理带来全面提升。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求，在全球范围内设立分支机构和服务网点，拓展海外市场和影响力。

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