合思档案：引领企业档案管理最佳实践

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理信息化建设迫在眉睫。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色都面临着各自的难题。企业高管苦恼于纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用；财务人员则被海量档案数据、繁琐的整理工作以及手动匹配核对确认的任务所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也因流程繁琐而耗费大量时间。此外，纸质档案管理还存在高显性成本，如耗材和存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档工作量大、查询调阅不便、数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏等问题。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案正是顺应这一趋势的优秀解决方案。

多元方案：适配企业多样档案管理需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。其实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节，电轨运行实现线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档，会计档案无需打印，真正实现了高效管理。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，有力保障财务合规。

强大功能：打造高效档案管理体系

合思档案具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多方面功能。
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的数据补录方式。
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。
档案管理包括权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等。
档案应用实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。同时具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点：彰显档案管理最佳实践优势

合思档案拥有诸多核心亮点，充分体现了档案管理最佳实践的优势。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。
数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作。

角色价值：助力企业降本增效合规经营

合思档案为不同角色带来了显著价值，助力企业实现降本增效、合规经营等目标。
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，提升财务服务效率。
对于归档员/财务，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
总体而言，合思档案能为企业显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，实现企业全面数字化，让数据“活起来”，实现数据价值，重组资源，提升管理能效。

典型场景：展现档案管理最佳实践应用

合思档案在不同企业运营环节都有典型的使用场景，充分展现了档案管理最佳实践的应用。
在企业报销业务中，从发票上传、商旅报销、报销付款到财务入账等环节，合思档案可实现档案关联规则梳理、证据链组装和完整性检测，保障财务合规。
对于企业的实物档案管理，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等场景。
在企业进行审计工作时，合思档案提供辅助审计功能，如证据方案库、审计抽凭、穿行测试等，方便审计人员进行工作，同时支持审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。
企业在进行业务交易时，合思档案可将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，为业务决策提供有力支持。

成功案例：见证档案管理最佳实践成效

众多企业的成功案例见证了合思档案在档案管理最佳实践中的显著成效。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大幅减少了人力和物力成本。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，提高了档案匹配和查询效率。
中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。

市场定位：凸显档案管理最佳实践独特地位

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人，为企业提供全方位财务数字化服务。
合思档案拥有自主研发的工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。
合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的档案管理需求。
合思档案通过多种技术手段保障档案数据的安全存储，如海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，为企业提供可靠的档案管理服务。

合思档案作为档案管理最佳实践的代表，能为企业实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，重组资源，提升管理能效，是企业数字化建设的必然选择。随着企业数字化转型的不断深入，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的档案管理服务，助力企业在数字化时代取得更大的成功。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，企业可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。如果您想体验档案管理最佳实践带来的卓越效果，不妨点击免费试用，开启高效档案管理之旅。