在数电票时代的浪潮下，企业正面临着前所未有的档案管理挑战。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业的财务档案管理亟需一场信息化变革。数电票独特的验签、解析要求以及XML格式存档规范，还有XBRL文件对财务入账信息的严格标准，都在呼唤专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的新要求。
在纸电混合的过渡阶段，企业各层级人员都深受传统纸质档案管理之苦。企业高管要面对高额的管理成本、庞大的占地需求，以及数据难以分析利用的困境；财务人员则把大量时间耗费在手动整理档案数据的繁琐工作中；业务人员在报销纸质票据时，也常常陷入冗长繁琐的流程。
而且，纸质档案管理还存在着诸多成本和风险。显性成本如纸质凭证输出的耗材费用、巨大的存储空间需求；隐形成本包括手工装册归档的重复劳动、低效的数据查询调阅；合规风险更是不容忽视，电子会计凭证文件管理手段的缺乏，以及纸质档案易受不可抗力损坏的特性，都给企业带来了潜在的危机。
即便企业在数字化进程中已经通过多种系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键，而合思档案的出现，正是为了解决这些难题。
合思档案整体解决方案评估
合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，它由单套制方案和六大场景解决方案构成，能够广泛连接业财系统，满足不同企业多样化的档案管理需求。
单套制解决方案为企业带来了便捷高效的档案管理体验。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程方面，分为实物流转和电轨运行两部分。实物流转涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链的完整，档案数据可以相互穿透查询，纸质原文件混序归档，确保会计档案应收尽收且合规。
档案扩展解决方案赋予了企业更多的自主性和灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自由定义归档目录。
证据链完整性解决方案从财务视角出发，对档案证据链的完整性进行检测，保障企业财务合规。通过可视化规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并自动检测证据链的完整性。
合思档案核心功能与优势评估
合思档案具备众多强大的核心功能和突出优势，充分展现了其在档案管理方面的专业性和高效性。
多源采集功能为企业提供了丰富的数据采集方式。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，可自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料，具有单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势。
智能制档功能极大地提高了档案管理的效率。通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统和类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化展示。字段映射让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。
专用格式版式文件是合思档案的一大创新。它可以自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，可自定义调配生成档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件，使档案更具扩展性和灵活性。
档案管理功能支持多场景适配，权限管理精准管控。可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建和表单主键设置，可灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
合思档案实际应用案例评估
不同企业在应用合思档案后，都取得了显著的成效，充分展示了其在不同场景下的应用价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，企业成本降低，数据指标表现良好。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的应用成效，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案始终坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，能够帮助每一个企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案解决档案管理难题，提升管理效率和效益。现在就可以免费试用合思档案，开启高效档案管理之旅。
