在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证管理正成为企业财务领域的关键课题。2024 年，铁路、民航旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票，这标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证接收、报销、入账和归档的“最后一公里”问题，如同顽固的礁石，横亘在企业高效财务管理的航道上。
与此同时，传统纸质档案管理模式的弊端也日益凸显。财务人员在归档时，往往需要花费大量时间确认单据的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案的查找受时间和空间的限制，无法实现实时调阅，这在一定程度上影响了工作效率。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下，并且纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足现代企业的管理要求。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业处理会计凭证提供了一站式解决方案。
科技赋能：合思档案的实力底蕴
北京合思信息技术有限公司自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。多年来，公司累计融资超 15 亿元人民币，在多地设立了研发中心和直营服务网络，其产品和服务得到了众多付费企业和用户的认可。
基于深厚的行业积累和技术实力，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。并且，凭借在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业处理会计凭证提供了具有参考价值的实践范本。
功能卓越：合思档案的核心亮点
合思档案具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。其功能涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个方面。
在智能采集方面，合思档案整合了外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，实现了电子凭证的高效采集。同时，档案采集具备开放式接口互联和自主采集功能，大文件能自动切割，数电票可自动化解析，为企业处理会计凭证提供了极大的便利。
预归档服务集成了多种先进技术，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保电子凭证在归档前得到准确的处理和管理。
基础管理功能则涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节。精准的权限管控和灵活扩展的档案目录，保证了档案数据的安全和有序管理。水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步提升了档案管理的规范性。
档案服务功能丰富多样，包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了有力的支持。在档案利用方面，多维检索和一站式预览功能，让用户能够快速找到所需的会计凭证。在线借阅和异构系统联查功能，打破了信息壁垒，提高了工作效率。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，实现了纸质档案和电子档案的有机结合，进一步提升了档案管理的效率。
价值凸显：合思档案的用户收益
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。自动化归档功能让财务人员告别了繁琐的重复性工作，大大提高了工作效率。档案利用的便捷高效，使得企业能够快速获取所需的会计凭证，为决策提供有力支持。同时，档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，提升了财务管理的精细化水平。
以一家位于北京的大型制造业企业为例，该企业每年处理 20 万张凭证、40 万张回单，拥有 30 平方米的档案室。使用合思档案后，年节约打印成本 300,000 元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本达 338,910 元。这充分证明了合思档案在处理会计凭证方面的强大价值。
场景适配：合思档案的广泛应用
合思档案在多个典型场景中都有着出色的表现。
在企业内审场景中，档案利用更加便捷。合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审工作。无纸化办公模式简化了业财流程，将更多的时间和精力归还给业务部门，提升了企业的整体运营效率。
在电子凭证全链无纸化场景中，合思档案能够实现从开具到接收、报销、入账、归档的全流程管理。这一功能优化了企业的管理流程，突破了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，为企业处理会计凭证提供了更加高效、便捷的解决方案。
案例见证：合思档案的客户认可
众多企业的成功案例见证了合思档案的卓越性能。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了 80%，借阅管理耗时减少了 67%，预计每年减少综合成本 20 万元。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这些案例充分证明了合思档案在处理会计凭证方面的强大实力和显著效果。
未来的财务管理，需要更加智能、高效的解决方案。合思档案凭借其卓越的功能、显著的价值和广泛的应用场景，成为企业处理会计凭证的理想选择。选择合思档案，企业能够实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
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