在数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临。国家明确提出，2025年要完成数电票全覆盖。这一举措让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待补足。数电票与传统发票不同，它须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”，才能适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅有高额的耗材成本，还需要大量的存储空间用于存放档案柜。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这对企业的决策产生了不利影响。财务人员则深受档案数据量大的困扰，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作繁琐且效率低下。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存再上交的流程繁琐，增加了工作负担。
同时，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求。高隐形成本则是手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。高合规风险是电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏，给企业带来损失。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案产品正是满足这一需求的理想选择。
合思档案：一站式财务档案管理解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO/高管来说，合思档案就像是企业的财务智囊。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。在当前经济环境下，合思档案助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战。通过数字化手段，它能帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言，合思档案是工作的得力助手。它提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，大大提高了档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案带来了极大的便利。审计人员无需进入档案室，就能实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，提高了审计工作的效率。
合思档案核心功能优势解析
- 多源采集：数据汇聚的智慧引擎
合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。
对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式。比如，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了电子凭证系统能够全面、准确地汇聚各类数据。
- 智能制档：高效整合的魔法之手
合思档案的智能制档功能堪称一绝。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。它整合零散数据，形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。
已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射。这帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为电子凭证系统的稳定运行提供了坚实保障。
- 档案管理：精细管控的安全堡垒
合思档案在档案管理方面表现出色。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。
在档案目录管理上，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等。它还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种精细的管理方式，确保了电子凭证系统中档案数据的安全和有序。
- 档案应用：便捷查询的信息宝库
合思档案的档案应用功能为用户提供了便捷的查询体验。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。
智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。电子凭证系统通过这些功能，让档案信息的利用更加高效。
合思档案实际应用案例展示
- 案例一：大型企业的高效转型
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，确保业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。
通过合思档案的实施，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。凭证总量达14W +，单据总量达50W +，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。电子凭证系统在这个案例中发挥了巨大的作用，帮助企业实现了高效转型。
- 案例二：集团型企业的标准化之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案为其提供了单套制管理方案，包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档。
实施后，该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。电子凭证系统助力企业走上了标准化管理的道路。
- 案例三：企业的全面优化升级
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案为其提供了数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。
通过合思档案的实施，该企业实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。电子凭证系统帮助企业实现了全面的优化升级。
- 案例四：教育集团的高效管理模式
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，包括采集、存储、整理、利用环节的问题。合思档案为其提供了数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档。
实施后，该集团以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电子凭证系统为教育集团带来了高效的管理模式。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面的财务档案管理解决方案。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有地点，方便企业联系。联系电话为400 – 105 – 6505，企业可随时拨打电话咨询。企业还可访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，也可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步关注合思档案。如果你想体验合思档案电子凭证系统带来的高效便捷，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
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