在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业财务领域的关键趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式的全面变革，电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
然而，企业在电子凭证数字化转型的道路上并非一帆风顺，面临着诸多棘手问题。此时，北京合思信息技术有限公司应运而生，作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，在助力企业财务数字化转型中发挥着至关重要的作用，尤其在会计数据安全存储方面表现卓越。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思。
数字阅读巨头的财务困境
在数字化的浪潮中，某知名头部数字阅读品牌也在不断探索前行。然而，在财务管理方面，该企业却遭遇了重重挑战。
企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程犹如破碎的链条，断裂且难以衔接。数据整合工作变得异常艰难，这直接导致费用管控难以有效落地。预算超标情况时有发生，就像一辆失去控制的列车，偏离了原本的轨道。
每个财务月，企业均需处理 500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极为低下。这不仅消耗了员工大量的时间和精力，也影响了企业的整体运营效率。
同时，全业务数据都需要打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程。这造成了每月大量的纸张浪费，与当下倡导的绿色环保理念背道而驰。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员不得不花费大量时间在海量的纸质文件中翻找，这种工作方式显然无法适应企业快速扩张的需求。在会计数据安全存储方面，这种传统的纸质档案管理方式更是存在诸多隐患。
合思量身定制的破局之策
面对该数字阅读品牌的财务困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
这套方案助力企业完成了业财平台建设，保障了财务的准确性，使企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在会计数据安全存储方面，通过数字化的管理方式，有效避免了纸质档案可能出现的丢失、损坏等问题，确保会计数据的安全。
方案显著提升了财务的及时性。结账时间从原本的 T + 15 提升到 T + 7，年底预计可达到 T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，为决策提供更及时的支持。
方案具有强大的灵活性，能够覆盖因公消费的全场景。员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，真正做到了企业管理以人为本。这不仅提升了员工的工作体验，也提高了企业的管理效率。
此外，方案紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，既符合环保要求，又提高了会计数据的安全性和存储效率。
合思方案带来的显著成效
合思的解决方案为该数字阅读品牌带来了多方面的显著成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通。同时，档案整理效率得到极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，大大提升了实物档案的查找效率，确保了会计数据的快速获取和安全存储。
降本方面，方案减少了差旅超标情况，有效改善和提升了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。同时，减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本。
合规方面，发票 OCR 识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为会计数据安全存储提供了坚实的保障。
先进方面，方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，在会计数据安全存储和管理方面具有领先的优势。
合思引领财务数字化未来
合思在企业财务数字化转型中扮演着举足轻重的角色。通过为企业提供高效的财务数智化解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益，尤其在会计数据安全存储方面提供了可靠的保障。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续深耕细分领域，不断推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。合思拥有专业的顾问和技术支持团队，为客户提供全方位的服务保障。并且，合思提供免费试用、灵活定价模式等，让企业使用无顾虑。
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