合思档案：引领企业财务档案管理业务流程优化新潮流

在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同明亮的信号灯，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证开具端虽已基本实现数字化适配，但接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题仍待攻克。

传统纸质档案管理模式在这一转型浪潮中，弊端逐渐凸显。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，工作人员需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来十分耗时，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已无法满足现代企业的管理要求。

高新兴科技集团在档案管理方面也面临着诸多挑战。报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档等操作，不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出手续繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化的控制。此外，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，耗费大量人力，且不能实现跨系统调阅。

杭州西湖城市建设投资集团同样深受传统档案管理模式的困扰。在回单管理上，档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大、检索低效，信息整合复杂、风险管理难，合规审计滞后。发票管理方面，报销周期长达1个月，报销流程繁琐，重复报销频发，发票关联及调阅源头复杂耗时。凭证管理方面，纸质档案难以满足快速变化的法规要求，ERP财务凭证与各业务系统存在信息壁垒，导致数据整合困难，传统纸质档案管理方式限制了档案处理效率，增加了存储与维护成本。这些企业的痛点，都反映出传统档案管理模式在业务流程优化方面的严重不足。

合思档案：全面打通电子凭证会计处理流程

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到企业在财务档案管理方面的困境，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思档案的诞生，为企业的业务流程优化带来了新的希望。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一个智慧的财务管家，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。

通过打破数据孤岛，合思档案整合了各类财务数据，实现了数据同源。这使得财务人员能够便捷地利用这些数据，一键联查相关信息，有效提升了工作效率。同时，合思档案以客户为中心，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络布局，能够为不同地区的企业提供优质、高效的服务，助力企业实现业务流程优化。

核心功能优势：全方位助力业务流程优化

合思档案具有诸多核心功能与优势，这些优势从多个方面为企业的业务流程优化提供了有力支持。
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在档案采集方面，它采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，能够快速、准确地获取所需的档案信息。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。档案管理有精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障了档案的安全性和合规性。档案利用支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案的使用更加便捷高效。
合思档案能够保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。这一功能为企业的合规经营提供了有力保障，也是业务流程优化的重要体现。
使用合思档案可实现自动化归档，告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。这些数据充分证明了合思档案在成本节约方面的显著效果，也为企业的业务流程优化提供了实实在在的经济支持。

行业应用案例：见证合思档案业务流程优化成效

合思档案在不同行业都有广泛的应用，为众多企业带来了显著的业务流程优化效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了令人瞩目的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过打破壁垒，实现数据同源，财务人员能够便捷地利用数据，一键联查相关信息。自动组装功能使得内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，提高了档案管理的效率和准确性。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统（合思档案）后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过无纸化管理，实现了自动化归档和财务数据分析；去人工化，减少了50%的人力成本，提高了工作效率；资产化，深度分析档案数据，满足了内审需求。这些成效充分体现了合思档案在餐饮行业业务流程优化方面的强大能力。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。通过统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业实现了业务流程优化和降本增效。
数字阅读行业的帆书采用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。通过保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。同时，提升了档案整理效率，消除了档案整理 + 组装所耗工时，形成了财务数字档案室，丰富了档案查阅场景，提升了借阅效率。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。这些成果都表明合思档案在数字阅读行业的业务流程优化方面发挥了重要作用。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案能够推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。目前已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着业务流程优化的重要机遇。合思档案作为一款优秀的电子会计档案管理平台，能够帮助企业解决财务档案管理中的痛点，实现财务数智化升级。如果您的企业也想在这一浪潮中抢占先机，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打联系电话：400 – 105 – 6505，访问网址：www.hosecloud.com ，或者扫描二维码了解合思档案和更多案例。还可以免费试用合思档案，亲身体验它为企业业务流程优化带来的巨大价值，开启财务数智化新征程。