合思档案：引领电子凭证数字化转型，助力财务工作效率提升

在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的应用。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。

电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本，有力推动了电子凭证的数字化转型，为财务工作效率提升带来了新的可能。

传统档案管理痛点剖析

• 传统档案管理的“困局迷宫”
  在传统档案管理模式下，众多企业陷入了困境。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失问题也难以避免。而且，纸质档案受时间和空间限制，查找时需耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求极高，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求，严重影响了财务工作效率提升。

COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月。而且，对于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，这无疑降低了财务工作效率提升的可能性。

云南菜品牌连锁经营同样饱受纸质档案之苦。纸质档案打印成本高、存储成本高，资料查找困难。多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，极大地阻碍了财务工作效率提升。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理方面，档案散落于各系统，数据难以利用。逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架等工作繁琐复杂，保管环节需财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理，存储环节需独立档案室管理存放纸质档案，管理利用以纸质档案为主，每年提供实物稽查时需人工逐一翻查，严重影响了财务工作效率提升。

合思档案整体解决方案策略

• 合思档案：开启财务档案管理新时代
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，对电子会计档案进行全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。

在档案采集方面，采用开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。通过先进的技术手段，高效准确地采集档案数据，为财务工作效率提升奠定基础。

档案制档环节，实现智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。确保档案的准确性和规范性，为后续的管理和利用提供有力支持，促进财务工作效率提升。

档案管理做到精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。严格的管理措施保障了档案的安全和合规性，为财务工作的顺利开展提供保障，有助于财务工作效率提升。

档案利用具备多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能。方便快捷的利用方式，使档案资源得到充分利用，显著提升了财务工作效率提升的效果。

自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案的成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。这些都为财务工作效率提升提供了坚实的保障。

合思档案核心模块解析

• 合思档案核心模块：智能助力财务管理
  智能采集是合思档案的重要模块之一。外部生态通过OCR识别、RPA技术等，内部系统通过EAI插件、API接口等进行数据采集。高效准确的数据采集方式，为后续的档案管理提供了丰富的数据源，有力推动了财务工作效率提升。

预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行初步处理和分类。通过科学合理的预处理，提高了档案管理的效率和质量，为财务工作效率提升创造了有利条件。

基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效利用。完善的基础管理体系，保障了档案的全生命周期管理，为财务工作的稳定开展提供了支撑，有助于财务工作效率提升。

档案服务可辅助审计、进行项目管理、统计分析等，为企业提供多方面的支持。丰富的档案服务功能，满足了企业多样化的需求，进一步提升了财务工作效率提升的水平。

合思档案竞争优势凸显

• 合思档案：优势尽显助力降本增效
  合思档案在成本节约方面表现出色。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。显著的成本节约效果，为企业带来了实实在在的经济效益，有力促进了财务工作效率提升。

在合规性方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。严格的合规管理，为企业的财务工作提供了可靠的保障，有助于财务工作效率提升。

多维检索条件可快速定位所需档案，通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。便捷高效的检索和利用方式，提高了企业内审的效率，进一步推动了财务工作效率提升。

电子凭证数字化标准落地，实现企业全面财务档案数字化，支撑便捷、高效的内外部审计需求，为智能财务管理搭建了重要的数据基础，更好地赋能财务、支持管理、辅助经营和支撑决策。全面的数字化转型，为企业的长远发展提供了有力支持，极大地提升了财务工作效率提升的空间。

合思档案成功案例展示

• 合思档案：多行业成功实践典范
  好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。显著的效果证明了合思档案在提升财务工作效率和降低成本方面的卓越能力，有力推动了财务工作效率提升。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。合思档案的应用，为企业带来了显著的效益提升，为财务工作效率提升提供了有力的实践证明。

云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超30万元，合思落地财务数字化提高总部&门店业财融合效率80%，财务提效90%，100%的合规降本。合思档案的成功应用，为餐饮连锁行业的财务数字化转型提供了宝贵的经验，有力促进了财务工作效率提升。

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。合思档案的出色表现，为家居行业的档案管理提供了优秀的解决方案，进一步提升了财务工作效率提升的水平。

合思服务体系保障

• 合思服务体系：全方位贴心护航
  合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。强大的研发实力，为产品的不断升级和优化提供了有力支持，保障了财务工作效率提升的持续性。

在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。广泛的服务网络，确保了能够及时为客户提供优质的服务，为财务工作效率提升提供了坚实的保障。

截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多客户的选择，证明了合思的实力和口碑，为财务工作效率提升提供了可靠的保障。

合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，能够推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有足够的实力和资源持续优化和发展合思档案。未来，合思档案将继续助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您也想提升财务工作效率，不妨免费试用合思档案，开启财务数字化转型的新征程。