在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以世界 500 强旗下的一家教育服务品牌为例，它在财务数字化转型的征程中，尤其是在差旅费控策略方面，遭遇了诸多挑战。
这家企业业务和财务系统繁多，且相互独立。数据如同散落的珍珠，无法有效串联，结构化数据提取宛如大海捞针。电子发票的处理更是繁琐至极，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档如同沉重的负担，占用了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下。而且档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入工作，就像一场永无止境的马拉松，耗时长且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，进一步消耗了大量的人力和时间。实物凭证与业务分散，档案无法实现智能搜索和准确查找，查阅缺少留痕，也无法多人借阅，档案资产的利用率极低。
客户背景痛点洞察
这家教育服务品牌业务广泛，在全国多地设有分支机构，日常业务往来频繁，差旅费的支出占比较大。然而，由于业务和财务系统的独立性，差旅费控策略难以有效实施。财务人员在处理差旅费报销时，需要在多个系统中切换查找数据，效率低下。电子发票的管理混乱，重复报销的情况时有发生，增加了企业的成本。实物档案的管理问题也影响了差旅费相关档案的查阅和利用，无法为差旅费控策略提供有效的数据支持。
合思方案量身定制
合思针对该客户的问题，提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，这套方案也为差旅费控策略的优化提供了有力支持。
档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS 等多个系统，同时也包括实物档案。通过自动封装接口 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，方便数据的收集和整合。
在差旅费控方面，合思的方案实现了自动归档，包括智能组单、四性检测等功能。差旅费相关的凭证、发票等能够自动进行整理和归档，提高了数据的准确性和合规性。同时，系统还具备电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能，全面涵盖了档案管理的各个环节。
会计类档案管理范围广泛，内部包括差旅费相关的凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。强大的规则引擎可自定义搭建，能实现亿级数据秒级调阅和穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，也为差旅费控策略的精准实施提供了数据基础。
方案实施步骤详解
首先，通过自动封装接口连接企业的多个异构系统，将电子档案、自研 OA、金蝶 EAS 等系统中的差旅费相关数据进行整合和采集，确保档案数据的全面性和准确性。
然后，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种接口传输方式，将不同来源的差旅费数据统一录入到合思的电子化会计档案管理系统中。
系统对录入的数据进行智能组单和四性检测，确保数据的合规性和准确性，然后进行自动归档，将差旅费档案数据存储到系统中，并建立完善的权限监控机制，保障数据的安全。
企业可以根据自身的差旅费控策略需求，通过强大的规则引擎自定义搭建档案管理规则，实现亿级数据的秒级调阅和穿透联查，方便快捷地获取所需的差旅费信息。
方案成果效益显著
实施合思的解决方案后，该企业在差旅费控策略方面取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，大大简化了差旅费管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。员工可以快速准确地获取差旅费相关的档案信息，提高了工作效率。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业在差旅费控方面更加精准，能够及时发现差旅费支出中的异常情况，采取有效的控制措施。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，进一步优化差旅费控策略。
客户评价反馈积极
企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。2021 年与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率得到显著提升，成本降低效果明显。在差旅费控策略方面，企业通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量的差旅费数据，能够实时掌握差旅费的支出情况，及时调整控策略。
企业财务自动化率达 91%，预计到 2024 年自动化率将超 97%。企业对合思的解决方案非常满意，认为合思的解决方案帮助企业解决了财务数字化转型过程中的诸多难题，如数据不互通、档案管理效率低等问题，为企业的差旅费控策略提供了有力支持。企业认为合思的产品和服务具有专业性和创新性，能够满足企业的多样化需求，是企业数字化转型的可靠合作伙伴。
在当前经济环境下，企业对于差旅费控策略的需求愈发迫切。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，已得到众多企业的信赖和好评。
合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，让企业可以亲身体验产品的优势，优化自身的差旅费控策略。现在就行动起来，选择合思开启财务数字化转型之旅，提升企业的差旅费控水平。
