在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型浪潮中也经历了诸多挑战。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的目标存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开财务数字化合作，引入了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台等产品，才找到了适合自己的费用控制方案。
转型前痛点：费用管理迷雾重重
-
多系统操作困境
动力源在财务数字化转型前，多系统操作体验极差。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，浪费了大量时间和精力。而财务人员则要手工录入报销数据，发票验真、查重等工作也只能手工进行，这导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。 -
系统割裂之殇
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和决策。 -
业务报销复杂
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式也不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了报销的复杂性。 -
组织流程繁杂
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题也日益凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。
合思解决方案：驱散费用管理阴霾
-
系统集成互通
合思为动力源提供的费用控制方案，首先从系统集成入手。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了系统之间的壁垒，让数据能够自由流通，为后续的费用管理奠定了坚实的基础。 -
无需报销革新
合思的“无需报销”模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单&差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了财务工作的效率和准确性。 -
强大系统连接
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，展现出了强大的系统连接能力。这种标准化方式对接第三方系统的能力，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让动力源的费用管理更加高效。
方案实施步骤：稳步推进费用管理变革
-
系统集成先行
合思解决方案的实施首先进行系统集成。将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据的互联互通。这一步骤是整个方案实施的基础，为后续的推广和优化提供了数据支撑。 -
推广无需报销
在系统集成完成后，合思逐步推广无需报销模式。引导员工在因公消费时使用合思商城进行预订，让员工享受免垫资、免开票的便利。同时，让财务部门适应新的对账、结算和凭证生成流程，为新的费用管理模式的顺利运行做好准备。 -
持续系统优化
合思并没有满足于现状，而是持续优化系统连接。通过Open API和自定义流程引擎技术，不断完善与第三方系统的对接，提高业务数据的同步效率和准确性。这种持续优化的精神，确保了动力源的费用管理方案能够与时俱进，适应企业不断发展的需求。
实施成果效益：费用管理焕然一新
-
操作体验革新
合思费用控制方案的实施，让动力源的多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。这一显著的成果，让动力源在费用管理方面取得了巨大的进步。 -
员工体验提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间（拍照、扫码、录入），简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松愉快。 -
财务压力减轻
财务人员也从合思的方案中受益颇丰。审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。 -
管理决策优化
管理者能够随时随地查看财务数据，实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源评价反馈：认可合思费用控制方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思费用控制方案的高度认可。
在当前经济环境下，企业降本增效、合规经营和低碳运营的需求日益迫切。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国设有多个研发中心和直营服务网络，通过众多合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想拥有像动力源一样高效的费用控制方案，不妨免费试用合思的财务数字化解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
