在当今竞争激烈的商业环境中，世界500强旗下的教育服务品牌无疑是行业的佼佼者。然而，即便是这样的巨头，在财务数字化管理领域也遭遇了重重难题。其中，出差报销申请环节繁琐复杂，耗费了大量的人力和时间，成为了企业发展的一大阻碍。合思凭借其卓越的解决方案，为该企业成功化解了这些困境。
教育巨头的财务痛点困局
该教育服务品牌业务广泛，业务、财务系统众多且相互独立。这就导致数据难以互通，在出差报销申请等环节，结构化数据提取变得极为困难。电子发票的打印、查重和验伪工作，不仅消耗了大量的时间和精力，还造成了纸张的浪费。
实物存档也是一大难题。大量的档案占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，成本居高不下。而且档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。在出差报销申请相关的档案处理中，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，整个过程费时费力。
此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。出差报销申请相关的档案查找困难，严重影响了工作效率。
合思全生命周期电子化档案管理良方
面对这些难题，合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA以及其他相关系统。自动封装接口达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。在出差报销申请相关数据的收集上，也能做到全面且高效。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传。这使得各类档案数据能够准确无误地传输到系统中，出差报销申请的相关票据等也能顺利录入。
合思的方案实现了自动归档，涵盖智能组单、四性检测等功能。管理范围包括内部的凭证、订单、会计账薄等各类会计档案，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等多种凭证。出差报销申请的流程也能在这个过程中得到优化。
其拥有强大的规则引擎可自定义搭建，能够实现亿级数据秒级调阅和穿透联查无缝垒。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。在处理出差报销申请相关数据时，能够快速准确地进行查询和处理。
解决方案实施的步步为营
合思在实施解决方案时，第一步是广泛连接客户的异构系统。通过40种以上的自动封装接口，将自研OA等系统中的数据接入，实现档案数据的全面收集。出差报销申请的相关数据也能被及时纳入系统。
采用多种接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描和人工上传，将各类档案数据准确无误地传输到系统中。确保出差报销申请的票据等信息准确录入。
系统对收集到的数据进行智能组单和四性检测，完成自动归档的前期准备工作。在这个过程中，出差报销申请的流程也得到了规范和优化。
按照预设的规则和流程，将各类会计档案进行分类管理，实现电子档案和实物档案的统一管理。出差报销申请的相关档案也能得到妥善的管理和存储。
实施成果效益的显著彰显
实施解决方案后，成果显著。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。出差报销申请的处理也变得更加高效快捷。
档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提升了档案的利用效率。在出差报销申请相关档案的查阅上，也更加方便。
通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。出差报销申请的流程也更加自动化，减少了人工干预。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。出差报销申请的管理也将更加高效和智能。
客户高度认可的积极反馈
企业自2017年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型，2021年与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著。在出差报销申请环节，也感受到了明显的改善。
企业财务自动化率达91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理了大量数据，对合思的解决方案给予了高度认可。出差报销申请的处理更加顺畅，得到了员工的好评。
企业财务相关负责人对未来的财务数字化发展充满信心，预计到2024年自动化率将超97%。出差报销申请的管理也将迎来更大的提升。
这家世界500强旗下的教育服务品牌通过合思的解决方案取得了显著的成效，其成功经验值得其他企业借鉴。合思拥有专业的顾问和技术支持团队，能够为客户提供全方位的服务保障。如果你也想优化出差报销申请流程，提升财务管理效率，不妨来免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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