在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为众多企业追求高效运营的必由之路。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也曾面临诸多挑战，而合思为其提供的财务数字化解决方案，成功助力企业在异地报销处理等方面实现了质的飞跃。
动力源：业务盛景下的财务痛点之困
动力源自2011年起便开启了财务数字化转型和业财融合的探索之旅。当时，企业自建了多个系统，试图以此来提升财务管理效率。然而，现实却与预期相差甚远。
企业的业务覆盖面极为广泛，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致异地报销处理成为了一项复杂且繁琐的工作。报销涉及的事项和发票类型众多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了财务管理的难度。
在操作体验方面，多系统操作的弊端逐渐显现。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅降低了工作效率，还让员工的操作体验变得极差。同时，报销数据需要财务人员手工录入，发票的验真、查重也都依赖手工进行。这些基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将更多精力投入到更有价值的财务管理工作中。
系统之间的割裂也是一个严重的问题。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计。管理者无法实时掌握数据信息，这对企业的决策和运营产生了不利影响。
合思：定制化解决方案破局之道
面对动力源在异地报销处理等方面的诸多问题，合思凭借其专业的能力和丰富的经验，为动力源量身定制了一套全面的财务数字化解决方案。
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系统集成：搭建数据互通桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控系统进行同步。同时，把动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控系统实现了同步。通过这样的集成，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了更准确的数据支持。在异地报销处理中，员工的信息和订单数据能够及时准确地在系统中流通，避免了因信息不一致而导致的报销延误和错误。 -
无需报销：革新报销流程体验
合思推出的无需报销模式，为动力源的员工带来了极大的便利。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细会自动绑定，凭证也能自动生成，最后一键归档。这种模式大大简化了异地报销处理的流程，提高了报销效率，也减轻了财务人员的工作负担。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的系统连接能力。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这一技术打破了数据流转的壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人处。业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。在异地报销处理中，各个环节的数据能够快速准确地传递和处理，使得整个报销流程更加顺畅。
实施之路：精细规划确保方案落地
合思团队深知，一个好的解决方案只有顺利实施才能真正发挥作用。因此，在为动力源提供解决方案的过程中，合思团队采取了一系列精细的实施步骤。
首先，合思团队与动力源的相关部门进行了深入的沟通。通过与业务部门、财务部门等的交流，详细了解了动力源的业务流程和实际需求。在此基础上，确定了系统集成和功能配置的具体方案。这个方案充分考虑了动力源在异地报销处理等方面的特殊需求，确保了方案的针对性和可行性。
接着，进行系统对接和数据迁移工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控系统进行集成，确保数据能够准确无误地同步。在这个过程中，合思团队采用了先进的技术和方法，对数据进行了严格的校验和测试，保证了数据的完整性和准确性。
为了让动力源的员工能够熟练使用新系统，合思团队对员工进行了全面的培训。培训内容包括新系统的操作流程、功能使用方法等。通过培训，员工们能够快速上手，更好地适应新的报销流程和财务管理模式。
最后，新系统正式上线。在上线初期，合思团队对系统进行了全面的测试和优化。及时发现并解决出现的问题，确保系统能够稳定运行。经过一段时间的磨合和调整，新系统在动力源的财务管理中发挥了重要作用，尤其是在异地报销处理方面，效率得到了显著提升。
成效显著：数字化转型硕果累累
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，在异地报销处理方面表现尤为突出。
通过多系统集成，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了工作积极性。同时，会计的工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务管理工作中。
在报销流程方面，员工申请单信息能够自动赋值，聚合消费并进行同屏比价。这极大地缩短了员工的填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费可以在多渠道进行同屏比对，全场景无需垫资。员工在异地进行业务活动时，无需为报销问题而烦恼，能够更加专注于工作。
对于财务审批来说，有了更充分的依据，费用控制更加合规，结算更加统一。从原来的手动制作单据到现在的智能制单，财务人员节省了大量的精力，可以将更多的精力放在财务分析和决策支持等方面。
动力源反馈：高度认可携手未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
众多像动力源这样的企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，尤其是在异地报销处理方面存在诸多问题，不妨选择合思。现在您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让有限更有效，开启财务数智化的新征程。
