在数字化浪潮席卷的当下，企业财务报销合规面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场变革的号角，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这一系列变化，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。
在纸电混合时代，企业各个层面都面临着传统档案管理带来的诸多痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量资金用于存储，而且占地空间大。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了阻碍。财务人员则深陷档案数据量大、整理工作枯燥繁复的困境。他们需要手动逐一匹配核对确认，耗费大量时间和精力，工作效率低下。业务人员在出差、招待后的报销环节，也深受纸质票据流程繁琐的困扰，耗费了大量的时间和精力。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的大量需求。高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能得到有效利用。而高合规风险主要是电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等情况。
不过，国家政策的支持为电子会计档案管理带来了曙光。政策明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还需要保证档案原生性以确保财务报销合规，实现企业全面数字化。
合思档案全面解决方案：满足多元角色需求
合思档案针对企业面临的这些问题，提供了全面的解决方案。它拥有领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。这不仅可以提升财务服务效率，还能实现降本增效，推动企业实现绿色低碳运营，为财务报销合规提供有力支持。
归档员/财务人员使用合思档案，能够显著提高工作效率。告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。这样一来，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，确保财务报销合规工作的顺利进行。
对于外部审计，合思档案更是提供了极大的便利。实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计重复沟通补充审计资料，有效提升了审计效率，保障了财务报销合规。
合思档案核心功能：释放档案数据价值
合思档案的核心功能与优势十分显著，各个解决方案都具有独特的特点，在全生命周期管理中表现出色。
大数据解决方案是合思档案的一大亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，有效提高档案管理效率，释放档案数据价值，为财务报销合规提供数据支持。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，满足企业多样化的财务报销合规需求。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，确保财务报销合规的准确性。
数电票解决方案为企业提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，有力保障了财务报销合规。
合思档案应用案例：见证实际管理成效
不同类型的企业在应用合思档案后，都取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。企业成本降低，财务人员增效，有效保障了财务报销合规。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提升整理匹配效率，减少存储空间成本和纸张打印成本，确保了财务报销合规。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省总体成本，提高档案匹配和查询效率，为财务报销合规提供了有力保障。
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，保障了财务报销合规。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现档案管理的合规化、自动化、数字化，抓住机遇，提升企业效益。合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，得到了客户的高度认可。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解相关信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，将持续为企业提供优质的财务数智化产品和服务，携手企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您想体验合思档案带来的财务报销合规新变革，不妨免费试用一下，开启企业档案管理的新时代。
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