在零食的世界里，有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它宛如一颗璀璨的明星，深受消费者的喜爱。然而，在光鲜的背后，该品牌却面临着诸多财务难题，其年单据量高达2.6亿，在财务数字化转型方面有着极为迫切的需求。覆盖全国的销售版图、复杂的供应链、多种并行的销售渠道，使得管理流程涉及多个系统，变得繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账的方式更是难以释放财务价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。在这样的背景下，该品牌急需找到一种解决方案，来优化其差旅费用报销流程。
业务困局：差旅费用报销流程的重重阻碍
该品牌的业务规模庞大，销售版图遍布全国，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。这种复杂的业务模式使得管理流程涉及多个系统，导致管理工作变得异常繁杂且低效。在差旅费用报销流程方面，问题尤为突出。
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，无法满足企业核算精细化管理的要求。财务人员在处理差旅费用时，需要在Excel中进行二次整理，不仅耗费大量时间和精力，而且人工记账容易出现错误，难以释放财务价值。
事前事中管控的不连贯，使得差旅控制不够精细和灵活。企业无法对员工的差旅行为进行有效的监控和管理，导致差旅成本居高不下。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制能力。
合思方案：革新差旅费用报销流程的良方
面对该品牌在差旅费用报销流程等方面的诸多问题，合思为其量身定制了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
员工在进行差旅申请并通过业务审批后，可以在合思商城进行订购，也可以选择TMC订购。这种方式为员工提供了便捷的消费途径，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了差旅费用报销流程。
在财务核算和记账方面，合思搭建了对账结算中心。对于线上业务，能够实现统一开票、自动拆分结算和自动记账；对于线下业务，则进行线下结算和手工记账。这种线上线下相结合的方式，实现了记账去人工化，提高了财务工作的效率。
在档案管理方面，合思更是展现出了强大的功能。在合思环节，实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档；其他TMC环节则为L3级无需报销录入发票等档案。同时，该解决方案还具有同屏比价、多源采集等特点，统一开票、自动拆分对账，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，为企业的财务管理提供了全方位的支持。
实施步骤：逐步优化差旅费用报销流程
合思解决方案的实施过程有条不紊，逐步优化了该品牌的差旅费用报销流程。
首先，员工进行差旅申请，经过业务审批后，可在合思商城或TMC进行订购。这一步骤确保了员工的差旅行为得到有效的管控，同时也为后续的对账结算提供了依据。
合思商城和TMC分别生成对账单，用于后续的对账结算。财务人员通过对账结算中心，对线上业务进行统一开票、自动拆分结算和自动记账，线下业务则进行线下结算和手工记账。这种方式提高了财务核算的准确性和效率，减少了人工错误的发生。
在档案管理方面，合思环节按照L4级无需报销标准进行共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节按L3级无需报销录入发票等档案。这样一来，企业的会计档案实现了全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，方便了档案的查阅和管理。
显著成效：差旅费用报销流程优化带来的价值
合思解决方案的实施，为该品牌带来了显著的成效，在差旅费用报销流程等方面取得了诸多积极的变化。
从消费数据来看，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度差旅费用节约约200万元。这充分说明了合思解决方案在成本控制方面的强大作用。
基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。财务入账效率提升了60%，节省了大量的时间和精力。
该解决方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，为企业的财务管理提供了坚实的保障。
客户心声：对差旅费用报销流程优化的高度认可
该企业的财务痛点具有一定的共性，应用合思解决方案后，取得了令人满意的效果。
合思的解决方案成功打通了多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，大大提高了会计档案的查阅效率。财务入账效率提高60%，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来。
差旅费申请和审批可在手机端进行，员工差旅费用不再仅能实现总额控制，提高了差旅管理的灵活性。员工可以更加便捷地进行差旅申请和报销，企业也能够更好地控制差旅成本。
财务人员无需耗费大量人力与商旅平台对账、手工记账，工作效率得到显著提升。这使得财务人员能够将更多的精力投入到财务管理和分析中，为企业的决策提供更有价值的支持。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，优化差旅费用报销流程等财务管理工作显得尤为重要。该国民经典零食品牌的成功案例为其他门店企业提供了宝贵的参考。如果您的企业也面临着类似的财务痛点，不妨选择合思的解决方案。合思拥有专业的团队和强大的技术支持，能够为企业提供个性化的财务数字化转型方案，帮助企业提升管理效率、降低成本。立即联系合思，开启您的财务数字化转型之旅，电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。合思期待与更多企业合作，共同推动行业的数字化发展。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷与价值。
