在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着深刻的变革。一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，通过与合思的合作，实现了会计档案线上单套制管理，为企业的高效运营注入了强大动力。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案成功实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心形成的多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。同时，通过试点改造，该企业的财务数据自动化率达到 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。而且，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人更是信心满满，表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。差旅记录归档作为企业财务管理中的重要一环，也在此次转型中得到了优化和提升。
客户背景：荆棘满途的财务管理困境
该教育服务品牌虽然有着强大的背景，但在财务管理方面却面临着诸多难题。企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通。这使得结构化数据的提取变得困难重重，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。在差旅记录归档方面，由于系统的独立性，差旅相关的发票、费用明细等数据难以整合，增加了归档的难度。
实物存档也是企业的一大痛点。它不仅占用了大量的物理空间，还需要专人进行管理，成本居高不下。然而，即便投入了大量的人力物力，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险。差旅相关的票据、合同等实物档案在存储和保管过程中也容易出现丢失、损坏等问题，影响差旅记录归档的完整性。
不断重复的纸质档案录入操作更是让财务人员苦不堪言。这些操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，费时费力。在差旅记录归档时，需要将大量的纸质差旅凭证逐一录入系统，不仅效率低下，还容易出现录入错误。
实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低。在需要查阅差旅记录时，财务人员往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找，这严重影响了工作效率。
解决方案：全生命周期的电子化管理妙方
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业的财务管理带来了新的曙光。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口数达到 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。在差旅记录归档方面，无论是电子差旅发票还是纸质差旅凭证，都能通过系统进行有效的收集和管理。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这使得差旅记录的收集更加便捷，无论差旅人员是通过电子设备获取发票还是保存了纸质票据，都能轻松完成归档。
该方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。在差旅记录归档过程中，系统能够自动对差旅费用进行分类、组单，确保归档的准确性和规范性。同时，通过四性检测，保证差旅记录的真实性、完整性、可用性和安全性。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等和外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。这使得差旅记录归档更加全面，能够满足企业对差旅费用管理的各种需求。
成效与成果：数字化转型的璀璨佳绩
合思的解决方案为该企业带来了显著的成效。首先，加速了企业的数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构简化了会计管理流程，提高了工作效率。在差旅记录归档方面，实现了线上化管理，档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。差旅人员可以随时通过系统查询自己的差旅记录，财务人员也能快速获取相关数据进行审核和统计。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达到 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。差旅记录归档的自动化程度也得到了极大提高，减少了人工操作，降低了出错率。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。差旅相关的纸质档案不再需要大量的存储空间，减少了企业的存储成本。同时，电子化管理也降低了档案损坏和丢失的风险，提高了档案的安全性。
财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。差旅记录归档作为财务作业的一部分，也受益于自动化率的提升，提高了归档的效率和准确性。
客户反馈：信心满满的未来期许
企业财务相关负责人对此次合作给予了高度评价，并对未来充满信心。他表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。在差旅记录归档方面，随着系统的不断优化和完善，相信能够进一步提高归档的效率和质量，为企业的财务管理提供更有力的支持。
未来合作展望：携手共赴数字化新征程
合思持续更新升级产品，保持与市场趋势和技术发展的同步，不断迭代产品功能和性能。未来，合思可与该客户进一步深化合作，共同推动企业数字化转型迈向新高度。在差旅记录归档方面，合思可以不断优化系统功能，提高归档的智能化水平，为企业提供更加便捷、高效的服务。
合思拥有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接。未来，可帮助该客户实现更广泛的数据共享和协同工作。在差旅记录归档中，通过与其他系统的集成，可以实现差旅数据的实时同步和共享，提高企业的管理效率。
合思提供定制化服务，可根据该客户的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，满足其不断变化的业务需求。针对差旅记录归档，合思可以根据企业的差旅政策和管理要求，定制专属的归档流程和规则，提高归档的准确性和合规性。
合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。未来，将继续助力该客户解决数字化转型过程中遇到的问题。在差旅记录归档方面，客户成功团队可以为企业提供培训和技术支持，确保企业能够熟练使用系统，提高归档的效率和质量。
在当前企业数字化转型的大趋势下，差旅记录归档的高效管理对于企业的财务管理至关重要。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。如果您也想体验合思带来的便捷和高效，不妨来免费试用一下，开启财务数字化转型之旅。
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