在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业提升竞争力的关键要素。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供卓越的财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业挖掘出更多净利润，在行业内树立了良好的口碑。
金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，不断发展壮大。它拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。全球超4000家高端品牌专卖店，海内外5大专业生产基地，92家归档主体，6000 + 企业员工，庞大的业务规模对其文档归档规范提出了极高的要求。今天，就让我们走进金牌橱柜与合思的合作案例，探寻合思如何助力金牌橱柜实现文档归档规范的质的飞跃。
金牌橱柜：传统归档困境待解
金牌橱柜在业务蓬勃发展的同时，也面临着传统文档归档管理的重重困境。在业务背景方面，其广泛的市场布局和庞大的业务体系，使得会计档案分散在各个系统之中。这些档案数据犹如散落在各处的珍珠，难以有效利用。
在现状与痛点上，传统的纸质档案管理方式占据主导。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架会计档案，过程繁琐且效率低下。会计档案在财务部门临时保管1年后，才移交至综合档案管理，由独立档案室进行存放。而每年的实物稽查工作，更是需要人工逐一翻查纸质档案，工作量巨大且容易出错。这种传统的归档方式不仅耗费大量的人力、物力和时间，还使得档案数据难以实现有效的整合和利用，严重影响了企业的财务管理效率和决策的科学性。文档归档规范在这样的管理模式下，难以得到有效落实。
合思方案：打造归档新蓝图
针对金牌橱柜的痛点，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，致力于帮助金牌橱柜实现文档归档规范的标准化和智能化。
– 统一存储破孤岛
合思打破了金牌橱柜各系统间的数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这就如同将分散的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据能够有序地呈现在企业面前。通过统一存储，企业可以更加方便地管理和利用这些档案数据，为财务管理提供有力的支持。文档归档规范在统一存储的基础上，得到了初步的保障。
– 业财一体链穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以从业务角度出发，深入了解财务数据的来源和背景；同时，也可以从财务数据中反推业务情况，为企业的决策提供更加全面和准确的信息。这种业财一体的管理模式，使得文档归档规范更加紧密地与企业的业务流程相结合，提高了档案数据的价值。
– 聚合呈现查高效
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让档案查阅变得便捷高效。企业管理人员可以根据自己的需求，快速定位到所需的档案信息，大大节省了查阅时间。这种高效的查阅方式，不仅提高了工作效率，还为企业的决策提供了及时的支持。文档归档规范在这种高效的查阅模式下，得到了更好的体现。
– 银行回单无纸化
海量银行回单的处理一直是企业财务管理的难题之一。合思实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的使用，降低了企业的成本，还提高了档案管理的准确性和安全性。通过无纸化管理，企业可以更加环保、高效地进行财务管理，进一步落实文档归档规范。
方案实施：步步为营筑规范
合思方案的实施过程严谨有序，每一个步骤都为实现文档归档规范奠定了坚实的基础。
– 智能采集聚数据
合思档案具备强大的智能采集功能，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），全面收集金牌橱柜的相关档案数据。这些先进的技术手段，就像一群勤劳的小蜜蜂，将分散在各个角落的档案数据采集回来，为后续的处理做好准备。文档归档规范的第一步，就是要确保档案数据的全面收集。
– 预归处理初分类
收集到的数据需要进行初步的处理和分类。合思通过预归档服务的集成服务、规则引擎、元数据服务等，对数据进行筛选、整理和分类。这就如同对采集回来的蜂蜜进行初步的加工，使其更加纯净和有序。通过预归处理，档案数据能够更加符合文档归档规范的要求。
– 基础管理保安全
基础管理环节是档案管理的核心。合思提供的档案存储、检索等功能，保障了数据存储的安全，并便于后续的查询。企业可以放心地将档案数据存储在合思的平台上，不用担心数据丢失或泄露的问题。同时，高效的检索功能也让企业能够快速找到所需的档案信息，提高了工作效率。文档归档规范在基础管理环节得到了严格的执行。
– 档案服务促优化
档案服务中的辅助审计、项目管理等功能，在实施过程中对方案效果进行评估和优化。合思通过这些功能，不断调整和完善方案，确保其能够更好地满足金牌橱柜的需求。这种持续优化的过程，使得文档归档规范能够不断适应企业的发展变化。
方案成果：显著效益显成效
经过一段时间的实施，合思方案在金牌橱柜取得了显著的成果和效益。
– 耗时大减提效率
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业的财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。文档归档规范的实施，让档案管理变得更加高效。
– 成本节省创价值
预估每年节省总体成本30万 + 。这对于企业来说，是一笔可观的费用。通过合思方案，金牌橱柜实现了降本增效，提高了企业的经济效益。文档归档规范的落实，为企业带来了实实在在的价值。
– 合规达标筑保障
档案合规性达到了100%。这表明合思方案严格遵循了相关的法规和标准，为企业的财务管理提供了有力的保障。文档归档规范的实施，让企业的档案管理更加规范、合法。
金牌评价：满意之音传认可
虽然具体的评价与反馈资料未明确提及，但参考其他案例中客户的反馈，我们可以合理推测金牌橱柜对合思方案非常满意。合思方案带来的高效、合规、低成本等优势，无疑让金牌橱柜在文档归档规范方面实现了质的飞跃。金牌橱柜在日常的财务管理中，能够更加轻松地应对各种挑战，提高了企业的核心竞争力。可以想象，金牌橱柜对合思方案的评价一定是积极正面的，这种满意的认可也将为更多企业选择合思提供有力的参考。
行动号召：携手合思共前行
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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