在商业的广阔天地中，财务数字化转型宛如一座明亮的灯塔，为企业指引着高效运营的方向。今天，我们以某国民经典零食品牌为例，深入探讨企业如何借助先进的解决方案，实现财务的安全、高效管理。该零食品牌畅销30余年，年单据量高达2.6亿，拥有覆盖全国的销售版图。然而，其多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，导致财务工作繁杂且低效，面临着诸多亟待解决的痛点。合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借以客户为中心的服务理念、专业的服务和先进的技术，为该品牌提供了一套行之有效的解决方案，推动其实现财务数字化转型，保障安全财务存档。
零食品牌财务困境剖析
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业务版图复杂衍生管理难题
该零食品牌的销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，多种销售渠道同时运作。这使得管理流程分散在多个系统中，导致工作流程繁杂且效率低下。财务人员需要在不同系统间频繁切换，处理大量的数据和单据，不仅浪费了大量时间和精力，还容易出现错误，影响财务工作的准确性和及时性。安全财务存档也因这种混乱的管理模式而面临挑战，难以保证档案的完整性和安全性。 -
差旅管理漏洞致成本居高不下
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员往往需要在Excel中进行二次整理，然后人工记账。这种方式不仅效率低下，还无法充分释放财务价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。安全财务存档在这种情况下也难以做到规范和有序，增加了财务风险。 -
会计档案管理低效浪费资源
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还会造成高额的人力物力浪费。在传统的管理模式下，档案的安全性和完整性难以得到有效保障，查找和使用档案也十分不便。这不仅影响了财务工作的效率，还可能导致重要财务信息的丢失或损坏，对企业的发展造成潜在威胁。安全财务存档成为了企业迫切需要解决的问题。
合思定制化解决方案登场
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消费 – 入账 – 归档一站式方案
合思为该零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，员工在进行差旅申请并通过业务审批后，可通过合思商城订购或TMC订购。这两种订购方式都会生成相应的对账单，为后续的财务核算和记账提供准确的数据支持。安全财务存档从消费环节就开始得到保障，确保每一笔消费都有详细的记录和准确的档案。 -
财务核算记账智能化升级
在财务核算、记账环节，合思设置了对账结算中心。对于线上统一开票的情况，系统可实现自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作的效率和准确性。对于线下统一开票的情况，财务人员进行线下结算和手工记账，但整个流程也更加规范和有序。通过这种智能化的升级，合思确保了财务数据的及时、准确处理，为安全财务存档提供了坚实的基础。 -
档案管理实现数字化变革
在档案管理方面，合思实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。这种数字化的档案管理方式，不仅提高了档案的整理和查找效率，还确保了档案的安全性和完整性。通过智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，合思为企业打造了一个高效、安全的财务档案管理体系，真正实现了安全财务存档的目标。
方案实施步骤有条不紊
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差旅申请开启流程
员工首先进行差旅申请，申请信息经过业务审批后，员工可以根据自身需求在合思商城或TMC进行订购。这一步骤确保了差旅行为的合规性和计划性，为后续的财务处理和档案管理奠定了基础。安全财务存档从差旅申请环节就开始进行数据采集和记录，保证了档案的完整性。 -
对账单生成进入核算
合思商城和TMC分别生成对账单，这些对账单详细记录了员工的消费信息。对账单进入财务核算、记账流程后，财务人员可以根据对账单进行对账结算。这一过程确保了财务数据的准确性和一致性，为安全财务存档提供了可靠的依据。 -
开票结算完成记账
财务根据对账单进行对账结算后，根据实际情况进行线上或线下统一开票。线上开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下开票则进行线下结算、手工记账。无论哪种方式，都确保了财务工作的规范和有序，为安全财务存档提供了有效的保障。 -
档案归档规范管理
档案管理按照合思设定的L4级和L3级无需报销标准进行归档和管理。通过智能制档和线上化管理，档案的整理、存储和借阅都更加高效和安全。这一环节确保了财务档案的完整性和可追溯性，真正实现了安全财务存档的目标。
方案实施成果显著
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差旅费用大幅节约
实施合思的解决方案后，该企业年度节约200万 + 差旅费用。同时，企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。这表明合思的方案不仅有效控制了差旅成本，还提高了员工的消费满意度和合规性。安全财务存档也在这个过程中发挥了重要作用，确保了差旅费用的准确记录和管理。 -
财务入账效率飙升
财务入账效率提升60%，基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。这不仅减少了人工错误，还节省了大量的时间和精力。安全财务存档在高效的财务入账过程中得到了更好的保障，确保了财务数据的及时、准确存储。 -
业财融合闭环管理
合思的方案实现了业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这一成果确保了财务数据的真实性和可靠性，为企业的决策提供了有力支持。安全财务存档在业财融合的过程中发挥了核心作用，保障了财务信息的安全和完整。
客户高度评价与反馈
该品牌相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了企业面临的财务痛点，大幅提升了财务管理效率和效益。合思的系统操作简便，员工使用起来非常方便，降低了员工的工作负担。合思的服务团队专业且负责，在实施过程中给予了及时的支持和帮助，确保了项目的顺利推进。通过与合思的合作，企业在财务数字化转型方面取得了显著的成果，为企业的未来发展奠定了坚实的基础。安全财务存档得到了客户的高度认可，成为了企业财务管理的重要保障。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为专业的财务数智化服务提供商，拥有丰富的经验和成功案例，能够为不同企业提供个性化的解决方案。合思的财务收支管理平台功能强大，涵盖差旅申请、商旅订购、发票采集等众多功能，可有效提升企业财务管理效率，实现安全财务存档。现在联系合思，可享受免费试用一个月的服务，亲身体验合思解决方案的优势。拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，与合思取得联系，开启企业财务数字化转型之旅，让安全财务存档成为企业发展的有力保障。
