合思档案：解锁电子档案安全管理新境界

在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策明确，2025年将完成数电票全覆盖，无论是收票还是开票，都有政策大力推动其快速发展。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。

因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。然而，在纸电混合时代，企业面临着诸多传统档案管理的痛点。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据难以分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理耗费大量时间，手动匹配核对枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。

传统档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

好在国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在此背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的电子档案安全管理解决方案。

合思档案整体解决方案：一站式满足多元需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，宛如一位贴心的档案管理专家，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位保障电子档案安全。

对于CEO/高管来说，合思档案是企业决策的得力助手。它能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，还能降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，就像是拥有了一个高效的工作伙伴。它可以提高工作效率，让财务人员告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理变得轻松简单，同时提高档案利用效率，保障电子档案安全。

对于外部审计工作，合思档案更是提供了极大的便利。它能实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，提高了审计工作的效率，也保障了电子档案安全。

合思档案核心功能优势：构筑电子档案安全防线

• 多源采集：灵活高效，应收尽收
  合思档案具有强大的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了电子档案数据的全面收集，保障电子档案安全。

• 智能制档：精准匹配，高效利用
  在智能制档方面，合思档案表现卓越。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步保障电子档案安全。

• 档案管理：精细管控，灵活定制
  合思档案在档案管理上做到了精细管控和灵活定制。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种精细化的管理方式，为电子档案安全提供了有力保障。

• 档案应用：便捷查询，高效流转
  合思档案的档案应用功能十分强大。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态和动态介质打标、虚拟库房可视化监控、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等。这些功能让档案查询和流转更加便捷高效，保障了电子档案安全。

合思档案应用案例：见证电子档案安全管理成效

• 案例一：某年单据量2.6亿企业
  某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，能1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约企业显性成本，有力保障了电子档案安全。

• 案例二：某集团型企业
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。实现了档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，提升整理匹配效率80%，减少存储空间成本300册/年、释放1/3，减少纸张打印成本100万张纸/年，确保了电子档案安全。

• 案例三：某企业
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务、自定义扩展、配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案能精细化至元数据层级核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，保障了电子档案安全。

• 案例四：某民办教育集团
  某中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准、按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了电子档案安全。

在当前数字化转型的浪潮中，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，全方位保障电子档案安全。

合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，能让每一个企业都更好享受数字化转型带来的降本增效。合思在全国多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息，方便企业与合思取得联系。如果您想体验电子档案安全管理的全新模式，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的变革与提升之旅。