在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上经历了诸多挑战，最终通过与合思的合作，成功实现了发票处理快速化等一系列财务数字化目标。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，它更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。这一系列问题，让动力源在财务数字化的道路上陷入了困境，也凸显了其对有效解决方案的迫切需求。
转型痛点：多重难题亟待破解
-
操作体验不佳合规艰难
动力源在财务数字化转型过程中，多系统操作体验差的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还增加了操作的复杂性。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，严重影响了工作效率，也不利于发票处理快速化的实现。 -
系统割裂数据滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个不同的系统中进行管理，无法实现及时联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握准确的数据信息，也就难以对业务运营进行及时的调整和决策，无法为发票处理快速化提供有力的数据支持。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得极为繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，进一步增加了报销管理的难度，阻碍了发票处理快速化的进程。 -
组织繁杂流程不一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度出现了不一致的情况。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这无疑增加了财务处理的复杂性，不利于实现发票处理快速化。
合思方案：精准破局引领变革
-
系统集成打破孤岛
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，为发票处理快速化奠定了坚实的基础。 -
无需报销模式革新
合思的无需报销模式具有两大亮点。首先，业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，大大提高了发票处理的速度，实现了发票处理快速化。其次，该系统连接能力强。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，进一步促进了发票处理快速化。
实施步骤：有序推进确保成效
-
基础集成搭建框架
合思解决方案的实施首先从系统集成入手。确保动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控的数据同步，为后续的财务数字化管理搭建起坚实的基础。这一步骤为实现发票处理快速化提供了数据流通的渠道，让各个系统之间能够实现信息共享。 -
模式推进优化流程
在完成系统集成后，逐步推进无需报销模式的应用。让员工逐渐适应新的消费和报销流程，通过系统的管控实现消费即合规。随着员工对新流程的熟悉和适应，财务工作效率得到了显著提高，发票处理也变得更加快速高效，真正实现了发票处理快速化。
转型成果：显著效益彰显价值
-
操作体验全面革新
通过多系统集成，数据实现了互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这一系列的数据变化，充分体现了合思解决方案在提高工作效率、实现发票处理快速化方面的显著成效。 -
员工体验大幅提升
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，无论是拍照、扫码还是录入等操作都变得更加便捷，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工从繁琐的报销流程中解脱出来，也为发票处理快速化创造了良好的员工操作环境。 -
财务工作高效合规
财务人员的工作也发生了巨大的变化。审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，进一步推动了发票处理快速化。 -
管理决策实时精准
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为发票处理快速化提供了有力的管理支持。
客户评价：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能在第一时间解决问题。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在帮助企业实现发票处理快速化等财务数字化目标方面的能力和价值。
北京动力源科技股份有限公司通过与合思合作，成功解决了财务数字化转型中的诸多难题，取得了显著的成果，实现了发票处理快速化。如果您的企业也面临类似的财务数字化挑战，不妨选择合思，开启高效、合规、低碳的财务数字化之旅，现在可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其带来的变革与价值。
