在数字化浪潮风起云涌的当下，电子会计档案管理已成为企业财务领域的关键课题。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，让企业财务档案管理直面全新挑战。数电票以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息，这一切都要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
然而，传统档案管理就像一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。在纸电混合时代，企业高管被高额的纸质档案管理成本和庞大的储存占地问题困扰，档案数据如同一盘散沙，难以汇总整理和分析利用。财务人员则深陷海量档案数据的泥沼，整理工作枯燥繁琐，手动逐一匹配、核对确认，耗费大量时间和精力。业务人员出差、招待后的报销流程更是繁琐，纸质票据留存再上交，让他们苦不堪言。
不仅如此，传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高昂，档案室和档案柜占据大量空间；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在数字化推行过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体问题仍未得到解决。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套专业、高效的电子会计档案管理解决方案。
一站式服务：合思档案的整体解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业打造了一个无缝衔接的档案管理生态系统。
对于CEO/高管来说，合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，它还能帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言，合思档案是他们的福音。它提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单。
对于外部审计，合思档案更是提供了极大的便利。审计人员无需进入档案室，就能实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。
核心功能：合思档案的独特优势
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多源采集：灵活高效的数据获取
在多源采集方面，合思档案展现出了强大的实力。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种灵活高效的数据获取方式，确保了文档存储安全性，让企业的数据采集更加全面、准确。 -
智能制档：精准高效的档案关联
合思档案的智能制档功能堪称一绝。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%人工匹配工作量，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能制档功能在提高工作效率的同时，也保障了文档存储安全性，让档案管理更加精准、高效。 -
双模式检测：严格保障数据质量
合思档案提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，进一步确保了文档存储安全性，让企业的数据质量得到严格保障。 -
档案管理：精细规范的权限管控
在档案管理方面，合思档案做到了精细规范。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。这些精细规范的管理措施，有效保障了文档存储安全性，让企业的档案管理更加有序、合规。
应用案例：合思档案的实际成效
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年单据量庞大企业的高效管理
某年年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。通过合思档案的应用，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，文档存储安全性得到了有效保障。 -
集团型企业的标准化落地
某共享中心统建的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。该企业通过合思档案实现了标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，同时整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，文档存储安全性得到显著提升。 -
多系统数据互联企业的全面整合
某多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业通过合思档案实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。同时预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，文档存储安全性得到了全面保障。 -
教育集团的数字化转型
某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该教育集团通过合思档案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，文档存储安全性得到了极大提升。
在当前数字化转型的浪潮中，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，都让企业迫切需要一个专业、高效的电子会计档案管理解决方案。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想开启电子会计档案管理的高效之旅，保障文档存储安全性，不妨现在就联系合思，进行免费试用，体验合思档案的强大功能和卓越价值。
