在数字化浪潮风起云涌的当下,电子会计档案管理已成为企业财务领域的关键课题。2025年数电票全覆盖的目标,如同一声号角,让企业财务档案管理直面全新挑战。数电票以XML格式存档,XBRL文件还需写入财务入账信息,这一切都要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”,以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
然而,传统档案管理就像一座沉重的大山,压得企业喘不过气来。在纸电混合时代,企业高管被高额的纸质档案管理成本和庞大的储存占地问题困扰,档案数据如同一盘散沙,难以汇总整理和分析利用。财务人员则深陷海量档案数据的泥沼,整理工作枯燥繁琐,手动逐一匹配、核对确认,耗费大量时间和精力。业务人员出差、招待后的报销流程更是繁琐,纸质票据留存再上交,让他们苦不堪言。
不仅如此,传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高昂,档案室和档案柜占据大量空间;手工装册归档重复性工作量大,查询调阅条件粗糙,数据无法有效利用;电子会计凭证文件缺乏有效管理手段,不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在数字化推行过程中,虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题,但在归档、储存环节,纸质文件储存和数据存储线下载体问题仍未得到解决。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
在这样的背景下,合思档案应运而生,为企业提供了一套专业、高效的电子会计档案管理解决方案。
一站式服务:合思档案的整体解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案(标准方案)和六大场景解决方案,就像一把万能钥匙,能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统,实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收,为企业打造了一个无缝衔接的档案管理生态系统。
对于CEO/高管来说,合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀数据资产,保障合规管理,提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化。在当前经济环境下,它还能帮助企业降本增效,借助数字化手段节约档案管理成本,提升档案利用效率,实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言,合思档案是他们的福音。它提高了工作效率,让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源,全流程透明流转,便于监控和分析,让档案管理变得轻松简单。
对于外部审计,合思档案更是提供了极大的便利。审计人员无需进入档案室,就能实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅,权限一键下放/回收,财务人员也无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。
核心功能:合思档案的独特优势
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多源采集:灵活高效的数据获取
在多源采集方面,合思档案展现出了强大的实力。基于跨系统数据集成要求,它提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时,它还支持自定义数据采集方案,满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料,它支持多种便捷手动数据补录方式,如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割,自定义配置Excel导入模板,实现结构化数据批量导入。这种灵活高效的数据获取方式,确保了文档存储安全性,让企业的数据采集更加全面、准确。 -
智能制档:精准高效的档案关联
合思档案的智能制档功能堪称一绝。会计档案关联规则可视化配置,不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装,整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%人工匹配工作量,还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作,关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据,可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射,帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能制档功能在提高工作效率的同时,也保障了文档存储安全性,让档案管理更加精准、高效。 -
双模式检测:严格保障数据质量
合思档案提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案,按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测,保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景,它还提供灵活的档案关系上下游检测,支持金额、数量、票种等精细化方案配置,保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯,进一步确保了文档存储安全性,让企业的数据质量得到严格保障。 -
档案管理:精细规范的权限管控
在档案管理方面,合思档案做到了精细规范。权限管理精准管控,支持自定义创建用户管理角色,支持隔离各核算账套数据权限,支持按照职能角色配置功能、操作权限,水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展,支持自定义档案目录分类,支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等,支持灵活拓展档案目录框架,动态自动封装归档接口,便于对外提供。系统规范预置档号,根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》,系统规范预置档号、档案册号编制规则,同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。这些精细规范的管理措施,有效保障了文档存储安全性,让企业的档案管理更加有序、合规。
应用案例:合思档案的实际成效
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年单据量庞大企业的高效管理
某年年单据量达2.6亿的企业,面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案,实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案,会计凭证上下游单据树状结构呈现,档案管理电子化,借阅管理信息化,安全保障可追溯,简化装订流程,1分钟快速定位数据,减少打印与邮寄。通过合思档案的应用,该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效,文档存储安全性得到了有效保障。 -
集团型企业的标准化落地
某共享中心统建的集团型企业,面临档案管理流程复杂、人工环节多,凭证附件标准/会计档案管理制度不统一,每月回单整理费时费力,实物档案异地管理,财务信息难整合,政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储,OCR识别附件和回单,自动提取发票/回单台账,存储发票/回单原文文件,保护电子凭证原生态;业务完整性检测,系统取代人工方式,灵活搭建检测方案,智能检测会计档案的完整性;单套制落地,混序归档+银行回单分类归档,以单套制推进档案无纸化。该企业通过合思档案实现了标准化落地,统一原始凭证附件要求,会计档案管理制度标准化、制度化,力保电子会计档案合规,低碳环保,积极响应政策,同时整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年,释放1/3,纸张打印成本减少100万张纸/年,文档存储安全性得到显著提升。 -
多系统数据互联企业的全面整合
某多系统数据互联的企业,存在低效的档案管理现状和档案管理痛点,如会计档案散落各系统,档案数据未得到有效整理利用,日常检索依赖多端系统分散查询,纸质档案管理为主,实物翻阅效率低、易损坏、易丢,电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案,广泛连接,标准统一,接口开放服务,自定义扩展,配置化的接口方案,即开即用,应收尽收;业务检测方案,精细化至元数据层级的关联规则引擎,站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案,能快速核查档案关系链条是否完整匹配,数据金额是否准确匹配;跨系统调阅方案,通过业务系统与档案系统的调阅交互,使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件,可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业通过合思档案实现了统一储存,打破数据孤岛,整合凭证、单据、合同、回单等,统一储存,统一标准,统一管理;业务证据链完整,会计资料勾稽关系搭建,实现以业务为核心的证据链条,实现业财一体双向穿透,还原业务全貌;数据共享,一站式查阅,以聚合化、结构化,业务化的档案数据呈现会计资料的结构树,查阅业务全貌便捷高效;全生命周期管理,原文件独立数字化管理,会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控,有效减低财务管控风险。同时预估节省总体成本30W +/年,合规性管理100%,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%,文档存储安全性得到了全面保障。 -
教育集团的数字化转型
某中国最大的K12民办教育集团之一,存在低效的档案管理现状,如采集环节业务系统多,系统独立数据隔离,纸质票据结构化数据提取困难,电子发票打印/查重/验伪耗时费力,浪费纸张;存储环节实物存档占用空间,档案人员专人管理,受环境因素影响或保管不善,导致不同程度的损坏,企业面临风险;整理环节财务账表归档装订复杂,不断重复进行档案录入的操作,耗时长易出错;利用环节实物凭证与业务分散,无法智能搜索、准确查找,查阅繁琐,多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等,档案借还状态更新不及时,无系统留痕,无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案,按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景,实现应收尽收,统一数据标准,夯实数据分析基础,灵活运用动态API接口,按阶段延展档案管理范围;智能化制档方案,按照业务管理规范和归档管理规范,搭建全业务版式文件自动生成及归档,按照统一的业务逻辑,搭配可视化关联规则配置,通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签,将业务证据链搭建完成,实现智能化自动组装;电子原文件独立管理,电子原文件独立式管理与凭证组合式管理,完成电子票据的合规存档,为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该教育集团通过合思档案以电子会计档案为核心,形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率,档案多维穿透查询,以电子借阅为主,简便高效,文档存储安全性得到了极大提升。
在当前数字化转型的浪潮中,电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求,还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标,都让企业迫切需要一个专业、高效的电子会计档案管理解决方案。合思档案秉承以客户为中心的服务理念,为企业提供全方位财务数智化服务,助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点,联系电话为400 – 105 – 6505,网站是www.hosecloud.com,还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想开启电子会计档案管理的高效之旅,保障文档存储安全性,不妨现在就联系合思,进行免费试用,体验合思档案的强大功能和卓越价值。