合思档案：破解企业财务档案管理难题，保障文档存储安全性

在当今数字化浪潮汹涌的时代，数电票正以前所未有的速度在各行业快速扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革如同催化剂，让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面可谓痛点丛生。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于存储设备，而且占地空间大。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这在一定程度上影响了企业的决策效率。财务人员则面临着档案数据量大的困境，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复，极大地降低了工作效率。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

企业在纸质档案管理方面还存在着诸多成本问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题时有发生。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，文档存储安全性也难以得到有效保障。

精准施策：合思档案解决方案登场

面对企业财务档案管理的重重痛点，合思档案挺身而出，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，从源头上保障了文档存储安全性。

对于CEO/高管来说，合思档案就像一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在提升财务服务效率的同时，还能打响数字化转型决胜之战，实现降本增效。借助数字化手段，节约了档案管理成本，提升了档案利用效率，推动企业实现绿色低碳运营，确保文档存储安全可靠。

对于归档员/财务人员，合思档案是他们摆脱繁琐工作的救星。它提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，使他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，进一步保障了文档存储安全性。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性，也为文档存储安全性提供了有力支持。

功能探秘：合思档案功能概览

合思档案拥有强大的功能体系，为企业财务档案管理提供了全方位的支持，有力地保障了文档存储安全性。
多源采集功能是合思档案的一大特色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，也支持手动采集，自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料，确保各类文档都能安全存储。
智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，在制档过程中保障了文档存储安全性。
档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，全方位保障文档存储安全。
档案应用功能可实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，方便快捷地查找和使用存储的文档。

亮点聚焦：合思档案核心优势

合思档案具有众多核心亮点，进一步强化了文档存储安全性。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，保障文档存储既安全又环保。
应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求，从多个维度保障文档存储安全性。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，在大数据环境下保障文档存储的高效和安全。
实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，确保实物文档存储安全有序。

价值彰显：合思档案价值体现

合思档案的价值体现在多个方面，对保障文档存储安全性意义重大。
显著的降本增效是其重要价值之一。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。在降低成本的同时，也提高了文档存储的安全性和管理效率。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它将企业的各个业务环节紧密连接起来，使文档存储更加有序、安全。
让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的有效分析和利用，为企业决策提供有力支持，同时也保障了数据存储的安全性。
资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。这使得企业的资源得到更合理的配置，文档存储也更加科学、安全。

场景解析：合思档案典型应用

合思档案在多个典型场景中发挥着重要作用，有力保障了文档存储安全性。
在企业日常的财务档案管理中，可利用合思档案进行多源采集，将内部产生的记账凭证、报销单据等以及外部系统的核算系统、业务层数据进行采集管理，实现全生命周期管理。从数据的采集到存储，每个环节都确保文档的安全。
在档案制档时，通过规则引擎自动组装会计档案，减少人工匹配工作量，同时进行字段映射，方便查阅。这不仅提高了制档效率，也保障了制档过程中文档存储的准确性和安全性。
企业在进行档案管理时，可利用权限管理精准管控用户对档案的操作，通过自定义档案目录灵活扩展档案管理范围，按照规范预置档号。权限管理和规范的档号设置，为文档存储安全性提供了坚实保障。
在档案应用场景中，企业人员可进行多维检索，一站式预览并穿透联查档案，还可进行外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等操作。这些操作方便了企业人员对档案的使用，同时也在使用过程中保障了文档存储的安全性。

案例见证：合思档案成功实践

众多企业的成功案例见证了合思档案的强大实力和对文档存储安全性的有效保障。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，同时也保障了大量单据文档的存储安全。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效保障了企业档案文档的存储安全和管理效率。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，在提高效率和降低成本的同时，保障了文档存储的安全性和完整性。
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育集团的档案文档存储提供了安全可靠的解决方案。

优势凸显：合思档案市场定位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证。这些荣誉和认证充分证明了合思档案在保障文档存储安全性方面的实力。
合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，全方位保障文档存储安全性。

合思档案能帮助企业解决财务档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和数字化转型。它助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。企业坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断优化和升级产品功能，以适应市场的变化和企业的需求。它将持续加强与各类业财系统的连接和集成，为企业提供更广泛、更深入的财务档案管理服务，进一步提升文档存储安全性。

如果你还在为企业的财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，体验领先的单套制电子会计档案管理平台带来的便捷与价值。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解更多合思档案的信息，还可以免费试用，让合思档案助力你的企业实现财务数字化转型，保障文档存储安全性。