在数字经济蓬勃发展的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场财务数智化的变革浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思档案犹如一把金钥匙，为企业打开了财务数智化的大门，在提升财务效率、保障档案合规等方面发挥着至关重要的作用。接下来，我们将通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的案例，深入进行项目收益分析，探究合思档案的强大功能和显著价值。
金牌橱柜：传统档案管理的困境与挑战
金牌橱柜家居科技股份有限公司自 1999 年成立以来，凭借卓越的品质和创新的设计，成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”称号，在行业内树立了良好的口碑。
然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统的会计档案管理方式逐渐成为企业发展的掣肘。在档案整理环节，会计档案分散在各个系统中，数据难以整合和利用。财务人员需要逐一打印各类凭证，进行手工匹配、组装、装订和上架，繁琐的流程不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。
在保管环节，财务部门需临时保管档案 1 年，之后再移交至综合档案管理部门。这种交接过程增加了档案管理的难度和风险，也不利于档案的快速查询和使用。
在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。但随着业务量的增加，纸质档案的数量急剧增长，不仅占用了大量的存储空间，还面临着受潮、火灾等安全隐患。传统的档案管理方式已经无法满足企业高效运营和合规管理的需求，金牌橱柜急需一套智能化、数字化的档案管理解决方案。这一阶段的困境分析也是项目收益分析的重要前提，只有明确了问题，才能凸显解决方案带来的收益。
合思档案：量身定制的财务数智化解决方案
针对金牌橱柜面临的问题，合思档案提供了一套全方位、一站式的解决方案，为企业的财务档案管理带来了全新的变革。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了各个系统之间的数据壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过建立集中的档案数据库，企业可以将分散在不同系统中的会计档案进行集中存储，避免了数据的重复和冗余，提高了数据的准确性和完整性。这一举措不仅方便了档案的管理和维护，也为后续的数据分析和利用提供了坚实的基础，从项目收益分析的角度来看，有效减少了数据管理的成本和难度。
– 业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思档案搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。通过将业务数据与财务数据进行关联，企业可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，实现财务数据与业务数据的相互印证。这不仅有助于企业加强内部控制，防范财务风险，还能为企业的决策提供更加准确、全面的信息支持，在项目收益分析中体现为风险控制和决策质量的提升。
– 数据共享：一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。企业员工只需在系统中输入关键词，即可快速定位所需的档案信息，查阅便捷高效。这种数据共享的方式打破了部门之间的信息壁垒，提高了工作协同效率，减少了沟通成本，从项目收益分析角度可视为效率提升带来的直接收益。
– 银行回单无纸化：降本增效新突破
海量银行回单的处理一直是企业财务工作中的难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单处理的效率和准确性，助力企业实现降本增效的目标，在项目收益分析中体现为显著的成本节约。
金牌橱柜：应用合思档案后的显著成果
在引入合思档案后，金牌橱柜的财务档案管理工作取得了显著的成效，以下是详细的项目收益分析。
– 效率提升：时间成本大幅降低
通过合思档案的应用，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%。财务人员不再需要花费大量的时间在繁琐的档案整理和查询工作上，可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。这不仅提高了工作效率，还提升了财务部门的整体价值，从项目收益分析来看，时间成本的降低直接转化为人力成本的节约和工作产出的增加。
– 成本节约：预估节省总体成本 30 万 + / 年
合思档案的应用带来了多方面的成本节约。一方面，银行回单无纸化管理减少了纸质回单的打印和存储成本；另一方面，档案管理效率的提升降低了人力成本。经预估，金牌橱柜每年可节省总体成本 30 万以上。这些成本的节约直接增加了企业的利润空间，在项目收益分析中是实实在在的经济效益体现。
– 合规保障：档案合规性达到 100%
在合规管理方面，合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保档案的合规性。通过实现档案数据的同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，有效防范了财务风险。金牌橱柜的档案合规性达到了 100%，为企业的稳健发展提供了有力保障，在项目收益分析中体现为合规风险降低带来的潜在收益。
合思档案：引领财务数智化未来
合思档案的价值不仅体现在金牌橱柜这一个案例中，它为众多企业提供了自动化归档的解决方案，让企业告别了重复性的档案管理工作。档案利用的便捷高效，使得企业能够更加快速地获取所需信息，为决策提供有力支持。档案数据的同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，及时发现问题并采取措施。
展望未来，合思将继续发挥技术优势，推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思将不断优化产品和服务，为企业提供更加完善、高效的财务数智化解决方案。
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