合思档案：解锁电子 invoicing 方案，助力企业财务数智化转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025 年将完成数电票全覆盖，目前全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革，让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多难题。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量档案数据困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需留存再上交，流程繁琐且耗费时间。此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，且存在不可抗力导致纸质档案损坏的可能。

面对这些挑战，合思档案推出了领先的电子 invoicing 方案，为企业提供全方位的财务档案管理解决方案。

定制方案 满足多元需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的模式，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案的电子 invoicing 方案可助力沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，推动企业决策数智化。同时，借助数字化手段，实现降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，助力企业实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，该方案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作轻松完成，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案的电子 invoicing 方案可实现审计不进档案室。审计工作能在线化、可溯源进行，支持一键查询借阅，权限可一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

功能模块 彰显专业全面

合思档案的电子 invoicing 方案拥有丰富的功能模块，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

在多源采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档能力也是该方案的一大亮点。会计档案关联规则可可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，可完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

核心亮点 凸显独特优势

便捷调阅不打印，混序归集免组装是合思档案电子 invoicing 方案的显著亮点。该方案打破物理空间限制，用户可在线自由调阅档案。预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链。通过关键词检索，可快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

实物备查可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

价值凸显 驱动企业发展

合思档案的电子 invoicing 方案能为企业带来显著的价值。在降本增效方面，它能让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，该方案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。

典型场景 展示广泛适用

合思档案的电子 invoicing 方案在多种典型场景中都有出色表现。企业高管可利用该方案沉淀数据资产，进行合规管理，提升财务档案利用效率，为企业决策提供支持。财务人员使用后能提高工作效率，实现档案数据同源，便于监控和分析，轻松完成档案管理。外部审计人员借助该方案可实现审计不进档案室，在线化、可溯源地进行档案外审，一键查询借阅，权限管理便捷。业务人员则可通过该方案解决报销流程繁琐的问题，实现线上报销和档案管理。

成功案例 见证卓越成效

某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的电子 invoicing 方案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了；档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化；企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。数据指标显示，凭证总量 14W +，单据总量 50W +，以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 彰显竞争实力

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。其电子 invoicing 方案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

该方案拥有 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，能进行电子会计档案合规性管理，拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案的电子 invoicing 方案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效作用，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更全面的财务数智化服务。如果您想体验合思档案电子 invoicing 方案的卓越功能，现在就可以拨打 400 – 105 – 6505 电话，访问 www.hosecloud.com 网站，扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码联系我们，还能免费试用，开启高效的电子会计档案管理之旅。