赛傲生物携手合思,开启财务数字化电子文件管理新篇章

赛傲生物携手合思,开启财务数字化电子文件管理新篇章
在当今竞争激烈的商业环境中,企业的财务管理水平直接影响着其核心竞争力。电子文件管理作为财务管理数字化转型的关键一环,对于提升企业运营效率、降低成本、防范风险具有重要意义。今天,我们以赛傲生物为例,深入探讨电子文件管理如何助力企业解决财务管理难题,实现财务数字化转型。

赛傲生物成立于2010年,总部位于上海,是一家创新型的细胞生物制药企业。公司专注于细胞药物研发和生产、细胞医疗技术研发及转化、细胞制备及存储服务,是国家高新技术企业,并在多地设立了符合GMP标准的细胞制备中心和细胞组织库。2021年7月,赛傲生物入选上海市专精特新企业。然而,在业务蓬勃发展的背后,赛傲生物在财务管理方面却面临着诸多挑战,电子文件管理的缺失成为制约其发展的重要因素。

财务管理痛点凸显:电子文件管理迫在眉睫

此前,赛傲生物的采购、支付、报销等环节相互独立,提报申请停留在手工填制纸质单据阶段,且模板单一。尽管部分过程采用了OA、ERP等系统提升审批与财务管理效率,但流程割裂,费用管控难度大、财务风险较高。电子文件管理的缺乏使得这些纸质单据难以有效整合和追溯。

员工差旅采用纸质单据填报申请,审批流程长,预算超标情况时有发生。行政部门物品采购审核流程不规范、人员变动更新不及时,采购进度被延迟。由于审批工具的局限性,员工提报申请单模板单一,行政类采购申请、业务类申请、往来借款、备用金等不同部门、不同类型的提报管理颗粒度低,所有单据汇集到财务部门,溯源、审核和归类工作难度大。财务部门人均处理500 + 张单据,报销会计需要逐张、手工制作凭证,大量工作时间陷入到事务性工作,同时依赖手工统计数据报表,工作量大且信息严重滞后,对业务侧很难提供及时的决策依据。电子文件管理的缺失使得财务管理效率低下,难以满足企业发展的需求。

合思方案精准出击:打造电子文件管理新模式

合思为赛傲生物提供了一套针对性的解决方案,在电子文件管理方面进行了全面优化。项目管理过程主要分为立项过程、计划过程、执行/监控过程和结项过程。

在立项申请过程中,关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息,同时自动生成项目台账。任何涉及项目主计划内容变更,结合项目变更管理提交申请,并调整项目台账的基础信息。这一过程实现了电子文件的有效整合和管理,确保了项目信息的准确性和可追溯性。

日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请,匹配到对应的项目预算包,并做自动管控,同时会把执行过程记录在项目的费用台账,直接跟踪项目费用的进度。通过电子文件管理,实现了费用的实时监控和精准管控。

结合项目管理系统里时间计划、需求计划,实现项目增值分析,对于资源的投入成本,可单独在日报里进行人/天统计,自动计入项目台账,保证资源的可量化统计。电子文件管理使得资源管理更加科学、高效。

有序实施科学推进:保障电子文件管理落地

2021年9月,赛傲生物与合思展开财务数字化合作,仅3个月时间完成上线。在此期间,合思团队按照项目管理流程,逐步推进各个环节的工作,确保项目顺利实施。

首先,进行项目立项,明确项目目标、范围和时间节点,制定详细的工作计划。在这个过程中,对电子文件管理的目标和要求进行了明确界定。然后,在计划过程中,对赛傲生物的业务流程进行全面梳理,结合其需求,搭建项目台账,关联相关信息。通过电子文件管理,实现了业务流程的数字化和规范化。

在执行/监控过程中,实时跟踪项目费用的执行情况,对费用进行自动管控,确保费用在预算范围内。同时,根据项目变更管理的要求,及时调整项目台账的基础信息。电子文件管理为费用管控和项目变更提供了有力支持。

最后,在结项过程中,对项目进行全面总结和评估,确保项目达到预期目标,为赛傲生物的财务管理带来实际效益。电子文件管理使得项目总结和评估更加客观、准确。

显著成果效益彰显:电子文件管理价值凸显

赛傲生物在采用解决方案后取得了显著的成果与效益,电子文件管理的价值得到充分体现。

员工报销周期大幅缩减至1周以内,财务核算效率提升90%。采用移动 + PC多端报销形式,员工随时随地发起报销申请,审批流转路径清晰显示可视,不同审批节点人员配置随着OA变动自动调整,付款进度实时掌控。电子文件管理使得报销流程更加便捷、高效。

根据生产经营管理特征,将日常申请单拆分,如用车申请、设备购置申请、物料借阅、礼品申请、差旅申请等19类费用类型;个人业务与对企业务报分费用类型,如日常费用报销单、差旅报销单、付款申请(先票后款)及预付款申请(先款后票)等,细化了费用管理颗粒度。电子文件管理实现了费用管理的精细化。

重塑采购流程,申请、采购、付款等流程全部关联,每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录;建立采购管理、台账管理,对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理;采购完成后,所有对公支付事项统一开票结算,一键导入财务核算系统,自动制证。电子文件管理使得采购流程更加透明、规范。

高度评价反馈认可:电子文件管理赢得信赖

赛傲生物对解决方案给予了高度评价与反馈。财务管理要合规和高效,就必须先让流程更加透明、规范,尽可能减少人工干预带来的偏差,再是依赖系统的专业性、及时性与稳定性。在对比不同费控厂商的产品后,合思费控无需报销解决方案更符合赛傲生物现阶段核心诉求。

一是“费控 + 商城”一体化应用流畅度更高;二是公有云模式部署更敏捷、更安全。从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间,赛傲生物在费用审批、采购管理、差旅订购等方面都得到较大提升,员工、财务及管理层都能切实感受到数字化带来的便捷与高效。电子文件管理赢得了赛傲生物的信赖和认可。

赛傲生物通过与合思的合作,成功解决了财务管理中的诸多痛点,实现了财务数字化转型,取得了显著的成果与效益。电子文件管理在其中发挥了至关重要的作用。如果您的企业也面临着类似的财务管理问题,不妨选择合思的解决方案,让合思助力您的企业提升财务管理效率,实现降本增效的目标。现在,您可以免费试用合思的解决方案,开启企业财务数字化电子文件管理的新征程!

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captaincaptain
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