在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理水平直接影响着其核心竞争力。电子文件管理作为财务管理数字化转型的关键一环，对于提升企业运营效率、降低成本、防范风险具有重要意义。今天，我们以赛傲生物为例，深入探讨电子文件管理如何助力企业解决财务管理难题，实现财务数字化转型。
赛傲生物成立于2010年，总部位于上海，是一家创新型的细胞生物制药企业。公司专注于细胞药物研发和生产、细胞医疗技术研发及转化、细胞制备及存储服务，是国家高新技术企业，并在多地设立了符合GMP标准的细胞制备中心和细胞组织库。2021年7月，赛傲生物入选上海市专精特新企业。然而，在业务蓬勃发展的背后，赛傲生物在财务管理方面却面临着诸多挑战，电子文件管理的缺失成为制约其发展的重要因素。
财务管理痛点凸显：电子文件管理迫在眉睫
此前，赛傲生物的采购、支付、报销等环节相互独立，提报申请停留在手工填制纸质单据阶段，且模板单一。尽管部分过程采用了OA、ERP等系统提升审批与财务管理效率，但流程割裂，费用管控难度大、财务风险较高。电子文件管理的缺乏使得这些纸质单据难以有效整合和追溯。
员工差旅采用纸质单据填报申请，审批流程长，预算超标情况时有发生。行政部门物品采购审核流程不规范、人员变动更新不及时，采购进度被延迟。由于审批工具的局限性，员工提报申请单模板单一，行政类采购申请、业务类申请、往来借款、备用金等不同部门、不同类型的提报管理颗粒度低，所有单据汇集到财务部门，溯源、审核和归类工作难度大。财务部门人均处理500 + 张单据，报销会计需要逐张、手工制作凭证，大量工作时间陷入到事务性工作，同时依赖手工统计数据报表，工作量大且信息严重滞后，对业务侧很难提供及时的决策依据。电子文件管理的缺失使得财务管理效率低下，难以满足企业发展的需求。
合思方案精准出击：打造电子文件管理新模式
合思为赛傲生物提供了一套针对性的解决方案，在电子文件管理方面进行了全面优化。项目管理过程主要分为立项过程、计划过程、执行/监控过程和结项过程。
在立项申请过程中，关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息，同时自动生成项目台账。任何涉及项目主计划内容变更，结合项目变更管理提交申请，并调整项目台账的基础信息。这一过程实现了电子文件的有效整合和管理，确保了项目信息的准确性和可追溯性。
日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请，匹配到对应的项目预算包，并做自动管控，同时会把执行过程记录在项目的费用台账，直接跟踪项目费用的进度。通过电子文件管理，实现了费用的实时监控和精准管控。
结合项目管理系统里时间计划、需求计划，实现项目增值分析，对于资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，自动计入项目台账，保证资源的可量化统计。电子文件管理使得资源管理更加科学、高效。
有序实施科学推进：保障电子文件管理落地
2021年9月，赛傲生物与合思展开财务数字化合作，仅3个月时间完成上线。在此期间，合思团队按照项目管理流程，逐步推进各个环节的工作，确保项目顺利实施。
首先，进行项目立项，明确项目目标、范围和时间节点，制定详细的工作计划。在这个过程中，对电子文件管理的目标和要求进行了明确界定。然后，在计划过程中，对赛傲生物的业务流程进行全面梳理，结合其需求，搭建项目台账，关联相关信息。通过电子文件管理，实现了业务流程的数字化和规范化。
在执行/监控过程中，实时跟踪项目费用的执行情况，对费用进行自动管控，确保费用在预算范围内。同时，根据项目变更管理的要求，及时调整项目台账的基础信息。电子文件管理为费用管控和项目变更提供了有力支持。
最后，在结项过程中，对项目进行全面总结和评估，确保项目达到预期目标，为赛傲生物的财务管理带来实际效益。电子文件管理使得项目总结和评估更加客观、准确。
显著成果效益彰显：电子文件管理价值凸显
赛傲生物在采用解决方案后取得了显著的成果与效益，电子文件管理的价值得到充分体现。
员工报销周期大幅缩减至1周以内，财务核算效率提升90%。采用移动 + PC多端报销形式，员工随时随地发起报销申请，审批流转路径清晰显示可视，不同审批节点人员配置随着OA变动自动调整，付款进度实时掌控。电子文件管理使得报销流程更加便捷、高效。
根据生产经营管理特征，将日常申请单拆分，如用车申请、设备购置申请、物料借阅、礼品申请、差旅申请等19类费用类型；个人业务与对企业务报分费用类型，如日常费用报销单、差旅报销单、付款申请（先票后款）及预付款申请（先款后票）等，细化了费用管理颗粒度。电子文件管理实现了费用管理的精细化。
重塑采购流程，申请、采购、付款等流程全部关联，每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录；建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理；采购完成后，所有对公支付事项统一开票结算，一键导入财务核算系统，自动制证。电子文件管理使得采购流程更加透明、规范。
高度评价反馈认可：电子文件管理赢得信赖
赛傲生物对解决方案给予了高度评价与反馈。财务管理要合规和高效，就必须先让流程更加透明、规范，尽可能减少人工干预带来的偏差，再是依赖系统的专业性、及时性与稳定性。在对比不同费控厂商的产品后，合思费控无需报销解决方案更符合赛傲生物现阶段核心诉求。
一是“费控 + 商城”一体化应用流畅度更高；二是公有云模式部署更敏捷、更安全。从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间，赛傲生物在费用审批、采购管理、差旅订购等方面都得到较大提升，员工、财务及管理层都能切实感受到数字化带来的便捷与高效。电子文件管理赢得了赛傲生物的信赖和认可。
赛傲生物通过与合思的合作，成功解决了财务管理中的诸多痛点，实现了财务数字化转型，取得了显著的成果与效益。电子文件管理在其中发挥了至关重要的作用。如果您的企业也面临着类似的财务管理问题，不妨选择合思的解决方案，让合思助力您的企业提升财务管理效率，实现降本增效的目标。现在，您可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化电子文件管理的新征程！
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