合思档案：引领电子 invoicing 方案，破解企业档案管理难题

在数字化浪潮奔涌向前的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策表明，2025 年将完成数电票全覆盖，目前全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，且早在 2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件可仅以电子形式归档。这意味着企业财务档案管理正直面新挑战，信息化建设亟待加速推进。

在纸电混合时代，企业档案管理的痛点如同阴霾般笼罩着各个角色。企业高管们面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境。巨额的成本支出，不仅让企业资金如流水般流逝，而且大量的存储空间需求也成为企业发展的负担。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理档案耗费大量时间，手动逐一匹配核对的工作枯燥又繁复，每一个数字、每一张票据都需要小心翼翼地处理，效率低下且容易出错。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程如同迷宫一般，耗费了他们大量的时间和精力。

同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间的需求也不断增加。高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的粗糙使得数据无法得到有效利用。而高合规风险更是如达摩克利斯之剑悬在企业头顶，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

合思档案：量身定制的电子 invoicing 方案

面对企业档案管理的重重痛点，合思档案提出了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，如同为企业量身打造的一把金钥匙，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案就像是一位睿智的财务顾问，能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在当前经济环境下，这无疑为企业的可持续发展注入了强大动力。

对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们的得力助手。它能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使得档案管理变得轻松简单。财务人员再也不用为繁琐的档案整理和核对工作而烦恼，可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

功能全景：电子 invoicing 方案的全面覆盖

合思档案的功能模块丰富多样，宛如一个功能强大的财务档案管理宝库。它涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

电子会计档案全生命周期管理更是其一大亮点。从智能采集开始，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有 EAI 插件、API 接口等，确保能够准确、高效地采集各类数据。预归档服务实现自动归档、业务检测等，为档案的规范化管理奠定基础。基础管理包括档号管理、账套管理等，让档案管理更加有序。档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速查找所需档案。统计分析功能可进行进销项统计、资金统计等，为企业的财务决策提供有力支持。应用层的辅助审计、证据方案库等功能，则进一步提升了档案管理的价值和作用。

在多源采集方面，合思档案支持接口互联自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。

核心亮点：电子 invoicing 方案的卓越优势

合思档案具有众多核心亮点，使其在电子会计档案管理领域脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，大大提升了检索效率，降低了查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供了不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性。双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯。四性检测则满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，为企业的档案管理提供了坚实的合规保障。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。无论是小型企业还是大型集团，都能在合思档案的大数据解决方案中找到适合自己的档案管理模式。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足了企业多样化的档案管理需求。

价值体现：电子 invoicing 方案的多重效益

合思档案为企业带来了显著的价值体现。

显著的降本增效是其最直接的表现。企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，不仅节约了纸张成本、整理成本，还提升了检索效率，确保了管理合规性。在当前经济环境下，这对于企业来说无疑是一笔巨大的节省，让企业能够将更多的资金投入到核心业务的发展中。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。通过合思档案，企业的财务数据和业务数据能够实现无缝对接，信息流通更加顺畅，为企业的精细化管理提供了有力支持。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。合思档案能够对海量的档案数据进行深度分析和挖掘，为企业的决策提供有价值的参考依据。企业可以根据这些数据做出更加科学、合理的决策，提升企业的竞争力。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。合思档案能够整合企业的各种资源，优化业务流程，提高企业的运营效率和管理水平。

典型场景：电子 invoicing 方案的广泛适用

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的适用性。

在企业日常财务档案管理中，合思档案可实现多维度、多视角、多渠道的档案调阅，满足不同人员的查询需求。财务人员可以进行多维查询、导入式查询等，审计人员可以进行凭证抽凭查询、穿行调阅等。无论是日常的财务核算还是审计工作，合思档案都能提供便捷、高效的档案查询服务。

在处理数电票业务时，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这使得企业在面对数电票的快速发展时，能够从容应对，提高数电票处理的效率和准确性。

对于实物档案管理，合思档案可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。它服务于实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。例如，打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。这为企业的实物档案管理提供了全新的思路和方法。

成功案例：电子 invoicing 方案的实践验证

合思档案在众多企业中取得了显著的成功。

某企业年单据量达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，让档案管理更加清晰明了。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案采用单套制管理方案，安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

市场定位：电子 invoicing 方案的独特优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对市场变化。

展望未来：开启电子 invoicing 方案新征程

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务。

如果您想体验电子 invoicing 方案带来的便捷与高效，欢迎各企业拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解合思档案，还可以免费试用，开启高效、合规的电子会计档案管理之旅。