在当今数字化浪潮席卷的时代，电子文件管理已成为企业财务管理中不可或缺的重要环节。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，在电子文件管理领域展现出了强大的实力和价值。
电子文件管理的市场风云
随着时代的发展，电子文件管理面临着全新的市场形势，政策推动和数电票扩张既带来了挑战，也蕴含着机遇。
国家政策为电子文件管理提供了强有力的支持。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，明确电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案。这意味着电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子文件管理全面无纸化时代已经到来。
数电票的扩张则给企业财务档案管理带来了新的挑战。2025年要完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。这使得企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。
企业电子文件管理的痛点剖析
在电子文件管理方面，企业面临着诸多痛点，涉及不同人员和不同成本维度。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要大量的储存空间，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策时缺乏有效的数据支持，影响了企业的发展战略。
财务人员则被繁琐的档案整理工作所困扰。档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，导致工作热情降低。这不仅影响了工作效率，还容易出现人为错误，给企业带来潜在的风险。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这不仅降低了业务人员的工作效率，还影响了企业的整体运营效率。
从成本维度来看，企业存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，这些都是高显性成本的体现。手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，这些则是高隐形成本的表现。电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏，这些都给企业带来了高合规风险。
合思的电子文件管理解决方案
面对企业电子文件管理的痛点，合思提出了一套整体解决方案策略，旨在满足不同角色的需求，提供多种场景方案。
合思不止要做一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，携手企业碰撞出协作的价值。
对于CEO/高管，合思为其沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效。通过合思的解决方案，企业高管可以更加精准地把握企业的财务状况，做出更加科学的决策。
对于归档员/财务，合思提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。这使得财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作的满意度和成就感。
对于外部审计，合思实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率和准确性，减少了企业与审计机构之间的沟通成本。
合思档案管理平台的核心模块
合思档案管理平台拥有多个核心模块，涵盖了多个方面的功能和解决方案，为企业的电子文件管理提供了全方位的支持。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这使得企业可以更加高效地管理电子文件，提高了工作效率和准确性。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。这为企业提供了更加灵活的电子文件管理方式，满足了企业多样化的需求。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。这为企业的电子文件管理提供了更加可靠的保障，降低了企业的合规风险。
数电票解决方案为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这使得企业可以更加便捷地管理数电票，提高了数电票管理的效率和准确性。
合思档案管理平台的竞争优势
与其他产品相比，合思档案管理平台具有明显的竞争优势，体现在降本增效、合规性等多方面。
合思档案能为企业节约成本，如70%节约纸张成本、75%节约整理成本，同时提升检索效率90%，确保100%管理合规性。这使得企业在电子文件管理方面可以节省大量的成本，提高了企业的经济效益。
拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。这使得企业可以更加快速地查询和分析电子文件，提高了企业的决策效率。
自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。这使得合思档案管理平台可以更好地适应不断变化的市场需求，为企业提供更加优质的服务。
通过多种认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收，保障系统的安全性和可靠性。这为企业的电子文件管理提供了更加可靠的保障，让企业可以放心使用合思档案管理平台。
合思档案管理平台的成功案例
合思档案管理平台在不同企业的实际应用中取得了显著的效果，下面为您列举几个成功案例。
某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，企业成本降低，流程精简，财务人员增效。
世界上最大的重型装备制造商之一采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业通过合思档案实现多系统数据互联，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思的服务体系
合思拥有完善的服务体系，为企业提供全方位的支持。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思可以为企业提供更加便捷、高效的服务。
合思的联系地点包括北京、上海、杭州、深圳等多个城市。联系电话为400 – 105 – 6505。网站为www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码。企业可以通过多种渠道与合思取得联系，获取更多的信息和支持。
电子文件管理新征程
电子文件管理是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，都需要电子文件管理系统。
合思档案管理平台凭借其强大的功能、显著的竞争优势和丰富的成功案例，能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，助力企业实现业财融合，完成数字化转型。
如果您想进一步了解合思档案管理平台，体验其为企业电子文件管理带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业电子文件管理的新篇章。
