合思档案：引领企业财务档案数字化管理新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在各行各业扩张。政策层面不断发力，2016 年明确电子会计档案的法律效力，2020 年肯定电子凭证法律效力，如今全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且规划在 2025 年完成数电票的全面覆盖。这一系列的变革让企业财务档案管理直面新的挑战，其信息化建设亟待加强。

在纸电混合的时代背景下，企业面临着诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的困境，不仅储存占地大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配核对。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐不堪。

企业在财务档案管理方面存在着高成本和高风险的问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高昂，还需要大量的档案室等存储空间。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量极大，查询调阅数据也无法得到有效利用。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案也可能因不可抗力因素而损坏。即使企业在推行数字化的过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然无法摆脱纸质文件储存的困扰，数据存储依赖线下载体，难以确保企业财务档案管理的合规性。

合思档案：全方位解决企业财务档案管理痛点

合思档案针对企业财务档案管理的痛点，提出了一套全面的解决方案，充分满足不同角色的需求，并涵盖多种场景。
对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，有效降本增效，推动企业实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案，可以大大提高工作效率，告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作变得轻松简单。
在面对外部审计时，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限也能一键下放和回收，减少了财务与审计之间的重复沟通。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

合思档案功能概览：数字化技术应用铸就卓越管理

合思档案在功能上表现卓越，通过数字化技术应用，实现了电子会计档案的全生命周期管理。
电子会计档案全生命周期管理涵盖了多个重要环节。智能采集环节包括外部生态和内部的多种采集方式，例如规则引擎、EAI 插件等。预归档服务具备自动归档和业务检测等功能。基础管理涉及档号管理和档案储存等内容。档案服务则包括身份调查和实物管理方案等。
多源采集功能支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联通过自动生成式 Open API 和预制系统连接器，获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件自动切割、自定义配置 Excel 导入模板等。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，能够将不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，支持自定义企业专用、个性化版式文件，让档案的可扩展性更强。

合思档案核心亮点：数字化技术应用凸显强大优势

合思档案凭借其独特的核心亮点，在财务档案管理领域脱颖而出。
大数据解决方案是合思档案的一大亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据价值。它还具备动态 API 接口接收、元数据级检索等功能。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它能自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案围绕财务数据文件及业务关系展开，对可用性、真实性、完整性、安全性进行检测。业务检测基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。
共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的多种维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，方便使用人员快速查找完整的业务链数据。

合思档案产品价值：数字化技术应用带来显著效益

合思档案为企业带来了多方面的产品价值。
在降本增效方面，合思档案表现显著。它让企业彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，同时保障了管理的合规性。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的有效利用，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效。
企业所需要的电子档案管理系统应具备广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力，而合思档案完全满足这些需求。

合思档案典型使用场景：数字化技术应用贯穿企业各环节

合思档案在企业的多个环节都有典型的使用场景。
在业务流转环节，企业可以上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，如内外部电子凭证原件等。在档案采集环节，进行到单确认、扫码装盒等操作。在档案制档环节，系统会自动进行整理、匹配、组件。在档案管理环节，实现全量电子会计档案管理，以主动利用电档为主，辅助备查纸质档案。在财务入账环节，与业务流转类似，接收相关资料。
实物备查场景通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。
档案应用场景丰富多样，包括多维检索，支持按凭证维度、业务维度等自定义查询，按目录、全文检索，批量检索；一站式预览，实现凭证、业务单据等多种类型的穿透联查；外部系统调阅，支持第三方业财系统直接查看档案信息；可视化盘点档案数据；档案借阅服务，借阅人在线查看支持下载，管理员可一键到期催还。
档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理场景实现了档案移交、鉴定、销毁全流程的线上化管控，线下实物管理实现了电子与实物档案的高度关联，具备静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等功能。

合思档案成功案例：数字化技术应用见证卓越成效

合思档案在不同企业的应用中取得了显著的效果。
某企业年单据量达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，业务 + 财务数据穿透联查，减少了财务人员的工作量和企业成本。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统等。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，提高了档案匹配和查询效率。
中国最大的 K12 民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。

合思档案市场定位与差异化优势：数字化技术应用彰显实力

合思创立于 2014 年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。
合思档案具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，通过 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点 100%成功验收。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有灵活扩展的优势。

合思档案凭借数字化技术应用，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，满足企业不断变化的需求。

如果您的企业也想体验数字化财务档案管理的便捷与高效，不妨免费试用合思档案，可通过拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站或扫描微信公众号和小程序二维码了解更多信息。