在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，仍亟待解决。
传统的费用报销档案管理模式，犹如一辆老旧的马车，在数字化的高速公路上显得格格不入。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务人员在归档时，需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。不仅如此，档案遗失的情况也难以避免，一旦档案丢失，查找和补全的过程更是繁琐至极。高新兴科技集团同样面临着类似的困境，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，这不仅占用了大量的库房空间，还增加了人员管理成本。借阅流程及实物借出更是繁琐，严重影响了工作效率。海亮教育科技服务集团则因为企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，导致结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还造成了纸张的浪费。这些痛点问题，严重制约了企业的发展，也让财务人员苦不堪言。
合思档案：全方位财务数智化解决方案
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了行业的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一位全能的财务管家，能够帮助企业实现财务数字化转型，提升财务管理效率。
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。其成长历程也十分丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
核心功能亮点：费用报销档案管理的利器
- 智能档案采集
合思档案在费用报销档案采集方面，采用开放式接口互联、自主采集的方式，能够轻松应对各种复杂的数据源。大文件自动切割、数电票自动化解析功能，让采集工作更加高效准确。无论是电子发票、单据还是回单，都能快速、准确地采集到系统中，大大节省了财务人员的时间和精力。 - 高效档案制档
档案制档具备智能关联、自动组装功能，能够将相关的费用报销档案自动关联在一起，形成完整的档案包。同时，还有四性检测、业务检测、自定义版式文件等功能，确保档案的准确性和合规性。财务人员再也不用为档案的整理和组装而烦恼，只需轻松点击鼠标，就能完成档案的制档工作。 - 精准档案管理
合思档案实现了精准权限管控、档案目录灵活扩展，有水印管理，档号符合国标要求。通过精准的权限管控，不同的人员只能查看和操作自己权限范围内的费用报销档案，确保了档案的安全性和保密性。档案目录灵活扩展功能，能够根据企业的实际需求，随时调整档案目录的结构和内容。水印管理功能则可以有效防止档案被非法复制和传播。 - 便捷档案利用
在费用报销档案利用方面，合思档案可进行多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。多维检索功能让财务人员能够快速找到自己需要的档案，一站式预览功能则可以让他们在不打开档案的情况下，快速了解档案的内容。在线借阅和异构系统联查功能，让档案的借阅和查询更加便捷高效。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，则可以帮助企业更好地管理实物档案，确保档案的完整性和准确性。
显著收益：降本增效立竿见影
使用合思档案为企业带来的收益是显而易见的。自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案整理和归档工作中解放出来，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。企业可以通过合思档案实时了解费用报销档案的情况，及时发现问题并进行处理。
以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。众多企业使用合思档案后也取得了显著的收益，如COMMUNE幻师纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。云海肴使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%。
典型场景：满足多样化需求
- 财务审计场景
在财务审计场景中，合思档案内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。以好想你案例为例，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过合思档案快速获取所需的费用报销档案，进行准确的审计工作。 - 企业日常报销场景
在企业日常报销场景中，员工可以通过合思档案实现便捷报销。云南菜品牌连锁经营企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。员工只需在系统中提交报销申请，上传相关的费用报销档案，即可完成报销流程，无需再打印和整理纸质单据。 - 档案查阅场景
在档案查阅场景中，企业可以实现多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。金牌橱柜家居科技股份有限公司以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。财务人员可以通过合思档案快速找到自己需要的费用报销档案，提高工作效率。 - 数据合规管理场景
在数据合规管理场景中，合思档案保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。数字阅读和知识服务行业通过合思档案保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。企业可以通过合思档案确保费用报销档案的安全性和合规性，避免因档案管理不善而带来的风险。
客户成功案例：实力见证价值
- 好想你健康食品股份有限公司
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案帮助好想你实现了费用报销档案管理的自动化和智能化，大大提高了工作效率，降低了成本。 - 金牌橱柜家居科技股份有限公司
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案为金牌橱柜提供了高效、准确的费用报销档案管理解决方案，确保了档案的合规性和安全性。 - 帆书
帆书使用合思档案后，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案帮助帆书实现了费用报销档案管理的绿色化和高效化，大大降低了成本，提高了工作效率。 - 中文天地出版传媒
中文天地出版传媒使用合思档案后，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。合思档案为中文天地出版传媒提供了便捷、高效的费用报销档案管理解决方案，提升了企业的财务管理水平。
在当前经济环境下，企业降本增效、合规经营和低碳运营的需求日益迫切。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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