合思档案：解锁企业报销与财务档案管理新密码

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理的信息化建设显得尤为紧迫。如今，数电票快速扩张，收票在政策上已实现电子发票接收合法合规，开票更是在全国36个省市区实现了试点全覆盖。

然而，在纸电混合时代，企业各层级人员在报销及档案管理方面却遭遇重重困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用，这无疑影响了企业的决策效率。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复，极大地降低了工作效率。业务人员在出差、招待后的报销流程中，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗费时间，给他们的工作带来了诸多不便。

此外，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本则表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。

面对这些挑战，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的财务档案管理方案。

专属方案：为不同角色排忧解难

• 高管决策智囊团
  对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的决策智囊。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。通过数字化手段，合思档案可以帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型打响决胜之战。在报销管理方面，合思档案能够提供全面的数据支持，让高管更好地了解企业的费用支出情况，从而做出更加明智的决策。

• 财务效率加速器
  对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它可以让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，使数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在报销环节，合思档案能够自动处理报销数据，减少人工操作，提高报销处理的准确性和速度，让财务人员从繁琐的报销工作中解脱出来。

• 审计协作好帮手
  对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便利。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计人员重复沟通补充审计资料。这不仅提高了审计工作的效率，还降低了沟通成本。在报销审计方面，合思档案可以提供详细的报销记录和相关凭证，方便审计人员进行审查，确保报销的合规性。

强大功能：打造智能档案管理体系

• 全生命周期呵护
  合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层功能等多个方面。在智能采集方面，通过外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的EAI插件、API接口等进行采集；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务提供身份调查、全文检索等；统计分析涵盖进销项统计、资金统计等；应用层功能则包括辅助审计、证据方案库等。这些功能为企业的报销档案管理提供了全方位的支持，确保报销档案的完整性和安全性。

• 多源数据采集
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，也支持手动采集和自主补录。在报销数据采集方面，合思档案可以从多个渠道获取报销信息，包括线上报销系统、移动端报销应用等，确保报销数据的全面性和准确性。

• 智能制档魔法
  合思档案的智能制档功能十分强大。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，查询更加便捷。在报销制档方面，合思档案可以自动将报销凭证与相关的业务单据、发票等进行关联，形成完整的报销档案，方便后续的查询和管理。

• 精细档案管理
  合思档案在档案管理方面也有诸多亮点。它具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能确保了报销档案的安全和有序管理。

核心亮点：引领档案管理新潮流

• 闭环管理先锋
  合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，可便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程闭环管理。这一模式为企业解决了内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性。在报销管理中，全流程闭环管理可以确保报销流程的顺畅和透明，提高报销处理的效率和准确性。

• 特色方案定制
  合思档案提供多种特色解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案通过可视化规则引擎保障财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化；实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位；大数据解决方案可实现百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询。这些特色方案可以根据企业的不同需求进行定制，满足企业在报销及档案管理方面的多样化需求。

• 双模式检测保障
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。在报销管理中，双模式检测可以确保报销数据的真实性和合规性，降低企业的财务风险。

产品价值：开启企业效益提升之门

• 降本增效利器
  合思档案能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，降低了纸张成本和人工成本。在报销管理方面，通过自动化处理和流程优化，减少了报销处理的时间和成本，提高了企业的资金使用效率。

• 业财税档连接枢纽
  作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的业务、财务、税务和档案管理更加协同高效，提高了企业的整体运营效率。在报销管理中，业财税档全链路的打通可以实现报销数据的实时共享和传递，提高报销处理的准确性和及时性。

• 数据价值挖掘者
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对报销数据的分析和挖掘，企业可以了解员工的消费行为和费用支出情况，为企业的成本控制和预算管理提供有力支持。

• 资源重组增效器
  合思档案实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。在报销管理中，资源重组可以优化报销流程，提高报销处理的效率和质量，为企业创造更大的价值。

典型场景：满足多样化使用需求

• 多维检索神器
  合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。在报销查询方面，员工和管理人员可以根据自己的需求快速找到所需的报销记录，提高工作效率。

• 一站式预览体验
  合思档案智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。在报销预览方面，员工和管理人员可以清晰地查看报销的详细信息，确保报销的准确性和合规性。

• 外部系统调阅便利
  合思档案支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。这为企业的信息共享和协同工作提供了便利，提高了企业的整体运营效率。在报销管理中，外部系统调阅可以方便企业与合作伙伴之间的报销信息共享和核对。

• 档案借阅服务贴心
  借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。在报销档案借阅方面，员工和管理人员可以方便地借阅所需的报销档案，同时管理员可以对借阅过程进行有效管理，确保档案的安全和完整。

成功案例：见证卓越成效

• 某企业的数字化转型之路
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务和财务数据穿透联查，企业成本降低等。在报销管理方面，合思档案帮助该企业实现了报销流程的自动化和数字化，提高了报销处理的效率和准确性，降低了企业的成本。

• 重型装备制造商的档案管理变革
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，还提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。在报销管理中，合思档案帮助该企业优化了报销流程，提高了报销处理的效率和合规性，降低了企业的管理成本。

• 民办教育集团的效率提升之旅
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。在报销管理方面，合思档案帮助该企业解决了报销数据采集和管理的难题，提高了报销处理的效率和准确性，为企业的发展提供了有力支持。

市场定位与差异化优势：铸就行业领先地位

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。这充分证明了合思档案的实力和可靠性。

合思档案拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性，满足企业“数字化凭证时代”财务档案管理要求。在报销管理方面，合思档案可以更好地处理报销数据，确保报销的合规性和准确性。

合思档案可广泛连接各类异构业财系统，具备强大的规则匹配能力，能最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，符合国家政策要求，且拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。在报销管理中，合思档案可以与企业的其他系统进行无缝对接，实现报销数据的自动流转和处理，提高报销处理的效率和质量。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在未来持续为企业提供优质服务。

如果您的企业也面临着报销及财务档案管理的难题，不妨立即联系我们，获取合思档案解决方案，还可免费试用，开启企业报销与财务档案管理的新篇章！