在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证数字化转型正呈现出迅猛发展的态势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它不仅能够优化管理流程，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这一领域，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，发挥着举足轻重的作用。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业的财务数智化转型提供了有力支持。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，精心挑选的各行各业优质“无纸化”实践企业案例，汇集成了《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。
传统档案管理痛点凸显，转型迫在眉睫
在传统档案管理模式下，企业面临着诸多难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。差旅发票报销时，相关纸质凭证的管理更是让人头疼，不仅容易丢失，查找起来也极为不便。
COMMUNE幻师同样面临着一系列问题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月，对于电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。差旅发票报销流程繁琐，效率低下，严重影响了企业的运营效率。
云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案管理之苦。纸质档案打印成本高、存储成本高，资料查找困难。在差旅发票报销过程中，大量的纸质发票需要整理、保存和查找，增加了人力和物力成本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架等工作繁琐至极，差旅发票报销时需要在多个系统中查找相关凭证，浪费了大量的时间和精力。
合思档案全面出击，化解企业痛点
面对企业在传统档案管理方面的诸多痛点，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案。
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。差旅发票报销过程中的所有相关凭证都能在一个平台上进行管理，方便快捷。
同时，合思档案提供自动归档服务，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。在差旅发票报销完成后，相关凭证能够自动归档，便于后续的查询和审计。
此外，合思档案具备自动组装功能，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者只需查询电子档案即可定位实物位置，差旅发票报销相关的纸质凭证也能轻松找到。
核心模块功能强大，专业服务助力转型
合思档案拥有多个核心模块，每个模块都展现出强大的功能和专业的服务。
智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据采集。大文件能够自动切割，数电票实现自动化解析。在差旅发票报销方面，该模块可以快速准确地采集发票信息，提高报销效率。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的正式归档做好准备。它能够对差旅发票报销的相关数据进行初步处理，确保数据的准确性和完整性。
基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，具备精准权限管控，档案目录也能灵活扩展。企业可以根据自身需求对差旅发票报销档案进行精细化管理。
档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，满足企业多样化的需求。在差旅发票报销管理中，该模块可以为企业提供详细的数据分析，帮助企业优化报销流程。
对比传统优势明显，降本增效合规无忧
与传统档案管理方式相比，合思档案在成本节约、效率提升、合规性等方面具有显著的竞争优势。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。在差旅发票报销方面，也能大大节约成本和提高效率。
合思档案通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。实现了档案生命周期管理流程自动化，提高了档案工作效率，以无纸化改革为指引，减少了打印、存储、使用的实物成本。差旅发票报销的合规性得到了有效保障。
成功案例见证价值，多行业应用显成效
众多不同行业的成功案例充分证明了合思档案在实际应用中的效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。差旅发票报销的效率大幅提升，成本显著降低。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。差旅发票报销变得更加便捷高效。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%。差旅发票报销流程得到了优化，企业的运营效率显著提高。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到100%。差旅发票报销的准确性和合规性得到了保障。
全方位服务体系，以客户为中心
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在差旅发票报销方面，能够为企业提供一站式的解决方案。
帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，以政策为导向，聚焦财务档案助力多个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。同时，提供技术支持和培训，确保客户能够熟练使用合思档案系统，实现财务数字化转型。
合思档案引领转型，邀您免费试用
综上所述，合思档案在推动企业财务数智化转型中发挥着重要作用。它能够帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更大的作用。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择了合思，并且取得了显著的成效。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。如果您的企业也想在差旅发票报销等财务管理方面实现变革，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，也可扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在还可免费试用，亲身体验合思档案的强大功能和优质服务！
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