在数字化浪潮席卷的当下，企业财务管理正经历着深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标，犹如一声号角，让企业财务档案管理直面新挑战。数电票以XML格式存档，还需经过验签、解析等步骤，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这一系列变化，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅耗费大量资金用于储存，还占据了宝贵的办公空间。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，就像一座沉睡的宝藏，无法挖掘其价值。
财务人员则被海量的档案数据所困扰。整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，如同在茫茫大海中寻找针一般艰难。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了他们大量的时间和精力。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然没有摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。
面对这些痛点，合思档案推出了一系列解决方案，为企业提供了差旅发票管理方案的全新选择。
合思档案解决方案全景呈现
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，就像一个功能强大的工具箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理更加高效、便捷。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业只需在线上管理一套电子数据，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，确保了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身管理需求，自定义归档目录，让档案管理更加灵活、个性化。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，该方案还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障了财务合规。
合思档案核心功能优势凸显
合思档案拥有智能采集、智能制档和档案管理等核心功能，相比传统方案具有显著的优势。
智能采集功能就像一个敏锐的信息猎手，能够通过多种方式采集数据。外部生态通过规则引擎、业务映射、版式文件、关联视图、入库核查、大文件切割识别、批量文件挂接、数据分拆、数据票验签、XBRL封装等方式采集数据；内部则通过EAI插件、API接口、采集平台、合思融合、人工补录、采集任务等方式采集数据，确保数据的全面、准确。
智能制档功能实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能减少了90%的人工匹配工作量，还提供了关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也实现了可视化，让制档工作更加高效、精准。
档案管理功能提供了强大的权限管理和灵活的档案目录设置。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，让企业的档案管理更加安全、规范。
合思档案的这些核心功能，具有显著的降本增效优势。它能够更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，实现档案不打印。同时，它还是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。此外，它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现了数据价值，提升了企业的管理能效，实现了企业效益最大化。
合思档案应用案例彰显成效
合思档案在不同企业的应用场景中，都展现出了出色的实际效果。
某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现了自动化。企业成本显著降低，以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次。
某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。该方案实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30万+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，能够助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
如果您的企业正在为档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案差旅发票管理方案。合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多地，您可以拨打400 – 105 – 6505联系我们，也可以访问我们的网站www.hosecloud.com了解更多信息。同时，我们还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便您随时咨询。现在就免费试用合思档案差旅发票管理方案，开启企业档案管理的全新篇章！
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