在数字化浪潮的席卷下，电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这个电子凭证数字化转型的大背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其深厚的技术底蕴和前瞻性的战略眼光，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，这也是一款卓越的智能档案管理系统。合思创立于 2014 年，多年来一直专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其通过敏捷的财务收支管理平台，助力企业深挖更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
好想你：传统档案管理痛点凸显
好想你健康食品股份有限公司成立于 1992 年，2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者，品牌价值高达 154.21 亿元。公司拥有 1000 + 员工、400 + 全国门店数、18 家归档主体、2W + 零售网点，年凭证数达到 3.6W +。然而，随着公司业务的不断拓展和规模的日益扩大，传统的档案管理模式逐渐成为了企业发展的掣肘。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工仔细核对，这不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的人力和时间。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找工作变得异常繁琐。要在堆积如山的纸质档案中找到所需的资料，往往需要耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这对于企业的日常运营和决策带来了很大的不便。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要安排专人进行管理。这无疑增加了企业的运营成本。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足企业现代化管理的要求。
合思方案：精准破局智能升级
面对好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其智能档案管理系统——合思档案，为企业量身定制了一套全面的解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可联查相关数据，大大提高了工作效率。这种便捷的联查功能，让财务人员告别了繁琐的手工查找和核对工作，能够更加专注于核心业务。 -
自动组装档案提升审计效率
合思档案具备自动组装功能，能够将相关的档案数据进行自动整合和组装。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案数据，进行精准审计。同时，系统还提供了详细的审计轨迹和数据追溯功能，方便审计人员进行全面的审查。 -
虚实结合精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，系统能够自动定位实物档案的位置。这不仅方便了档案的查阅和管理，还提高了档案的安全性和准确性。即使是在大量档案的情况下，也能够快速准确地找到所需的档案。
显著成效：降本增效合规运营
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效。
在时间成本方面，减少了 90%的人工耗时。总部接收档案的管理耗时减少了 80%，借阅管理的耗时也减少了 67%。这意味着企业的员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了企业的整体运营效率。
在成本节约方面，预计每年可减少综合成本 20 万元。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本节约，为企业带来了实实在在的经济效益。
在合规运营方面，合思档案帮助好想你实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，符合电子凭证数字化转型的趋势。这不仅提升了企业财务管理的合规性，还有助于企业降本增效、合规经营和低碳运营。
合思档案：优势尽显展望未来
合思档案作为一款智能档案管理系统，具有诸多显著的优势。
它具有便捷调阅不打印的功能，用户可以随时随地通过系统调阅所需的档案，无需打印纸质文件，既节约了资源，又提高了效率。混序归集免组装，系统能够自动对档案进行混序归集，无需人工进行繁琐的组装工作，大大提高了档案管理的效率。同时，该系统还实现了电子会计档案全生命周期管理，从档案的创建、存储、利用到销毁，都进行了全面的管理和监控，确保了档案的安全和合规。
自动化归档功能让企业告别了重复性的工作。系统能够自动对档案进行分类、整理和归档，减少了人工操作的误差和繁琐。档案利用便捷高效，用户可以通过关键词搜索、条件筛选等方式快速找到所需的档案。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以通过系统实时了解档案的使用情况和数据流向，为企业的决策提供有力支持。
未来，合思将继续凭借专业的服务和先进的技术，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想让企业在电子凭证数字化转型中脱颖而出，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解合思档案，还可以免费试用，开启财务数智化新征程。
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