在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措宛如吹响了时代的号角，标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这一时代背景下，电子会计档案的重要性愈发凸显，它不仅是企业财务数字化转型的关键环节，更是提升企业管理效率和合规性的重要保障。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。合思推出的档案管理平台，以其先进的技术和卓越的性能，为企业提供了一站式的电子会计档案解决方案。同时，合思发布的《电子会计档案实践案例集》，更是汇聚了众多企业的成功经验，具有极高的参考价值和借鉴意义。今天，就让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司的案例，探寻文档归档智能化的魅力。
好想你：红枣行业的璀璨之星
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，犹如一颗冉冉升起的新星，在红枣行业中绽放着耀眼的光芒。2011年，好想你成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的上市公司，这一里程碑式的事件，不仅为企业的发展注入了强大的动力，也标志着好想你在红枣行业的领先地位。
好想你品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工，400 + 全国门店数，18家归档主体，2W + 零售网点，3.6W + 年凭证数。作为中国红枣上市第一股，好想你不仅在市场上具有广泛的影响力，还拥有世界最有特色的红枣博物馆，成为了红枣文化的传播者和推动者。此外，好想你还是河南省试点单位，肩负着探索行业发展新模式的重任。
业务困局：传统档案管理的痛点
尽管好想你在红枣行业取得了辉煌的成就，但在传统的财务档案管理方面，却面临着诸多难题。文档归档智能化成为了好想你亟待解决的问题。
归档难是好想你面临的首要问题。在财务归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，这一过程不仅繁琐，而且容易出错。档案遗失情况也难以避免，一旦档案遗失，将会给企业带来巨大的损失。
查找慢也是传统档案管理的一大痛点。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在企业快速发展的今天，这种低效的档案查找方式，严重影响了企业的决策效率。
成本高是传统档案管理的另一个问题。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。随着企业规模的不断扩大，档案数量也在不断增加，档案管理成本也随之水涨船高。
不合规也是传统档案管理的一个重要问题。纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。在国家对企业财务合规性要求越来越高的今天，这种不合规的档案管理方式，将会给企业带来巨大的风险。
合思方案：打破壁垒开启智能新时代
面对好想你在财务档案管理方面的难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为好想你量身定制了一套文档归档智能化解决方案。
打破壁垒数据同源是合思解决方案的核心亮点之一。合思通过先进的技术手段，实现了财务数据的互联互通，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升。财务人员无需再像以往那样，在不同的系统中查找数据，只需在合思档案管理平台上，即可轻松获取所需的财务数据。
自动组装审计便捷也是合思解决方案的一大优势。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。合思档案管理平台可以自动对财务数据进行分类、整理和分析，生成审计所需的报表和数据，大大减少了审计人员的工作量。
实物高效管理是合思解决方案的又一特色。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配；查阅者查询电子即可定位实物位置。合思通过建立虚拟档案库房，将纸质档案数字化，实现了电子档案与实物档案的一一对应。同时，通过二维码技术，查阅者可以轻松定位实物档案的位置，提高了档案查阅的效率。
实施之路：步步为营迈向成功
合思与好想你公司的合作，并非一蹴而就，而是经过了精心的策划和实施。
首先，合思与好想你公司进行了深入的沟通，了解其财务档案管理现状和痛点。通过与好想你公司财务人员的交流，合思详细了解了好想你在档案管理方面的需求和问题，为后续的解决方案制定提供了有力的依据。
然后，合思根据需求配置合思档案系统，进行数据对接和测试。合思的技术团队根据好想你公司的实际情况，对合思档案管理平台进行了个性化的配置，确保系统能够满足好想你公司的需求。同时，合思还对系统进行了严格的数据对接和测试，确保系统的稳定性和可靠性。
接下来，合思对好想你公司相关人员进行系统操作培训。为了确保好想你公司的员工能够熟练使用合思档案管理平台，合思组织了专业的培训团队，对好想你公司的财务人员进行了系统操作培训。通过培训，好想你公司的员工能够快速掌握系统的操作方法，提高了工作效率。
最后，合思逐步上线合思档案系统，从部分业务模块开始，稳定后全面推广。为了确保系统的平稳上线，合思采用了分步实施的策略，先在部分业务模块中上线合思档案管理平台，待系统稳定后，再全面推广。这种分步实施的策略，有效地降低了系统上线的风险，确保了系统的顺利运行。
显著成效：数据见证智能魅力
经过一段时间的实施和运行，合思为好想你公司提供的文档归档智能化解决方案取得了显著的成效。
减少90%人工耗时。合思档案管理平台的自动化功能，大大减少了财务人员的手工操作，提高了工作效率。财务人员无需再花费大量时间进行单据、发票、回单和凭证的核对，只需在系统中进行简单的操作，即可完成档案的归档和管理。
总部接收减少80%管理耗时。合思档案管理平台的集中管理功能，使得总部能够快速、准确地接收和处理各分支机构的财务档案，减少了管理耗时。总部财务人员无需再像以往那样，花费大量时间对各分支机构的财务档案进行审核和整理，只需在系统中进行简单的操作，即可完成档案的接收和处理。
借阅管理减少67%管理耗时。合思档案管理平台的在线借阅功能，使得借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，无需再到档案室进行实地借阅。同时，系统可以自动对借阅申请进行审批和管理，减少了借阅管理的耗时。
预计减少综合成本20万元/年。合思档案管理平台的使用，不仅提高了工作效率，还降低了档案管理的成本。通过减少人工耗时、提高档案查阅效率和降低档案存储成本等方式，预计好想你公司每年可以减少综合成本20万元。
客户心声：认可与信赖的回响
好想你公司财务负责人表示，合思档案系统极大地提高了财务工作效率，解决了长期以来纸质档案管理的难题，降低了成本，也提升了档案管理的合规性。合思档案管理平台的使用，让财务工作变得更加轻松和高效，为企业的发展提供了有力的支持。
员工反馈，使用合思档案后，工作流程更加便捷，减少了很多繁琐的操作。合思档案管理平台的智能化功能，让员工可以更加专注于核心业务，提高了工作质量和效率。
行动号召：共赴智能档案新征程
文档归档智能化是企业财务数字化转型的必然趋势。好想你健康食品股份有限公司的成功案例，为其他企业提供了一个可借鉴的范例。合思作为电子会计档案解决方案的专业供应商，将继续秉承“未来财务用合思，让有限更有效”的理念，为企业提供更加优质、高效的服务。
如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思的电子会计档案解决方案，亲身感受文档归档智能化的魅力。让我们携手合思，共同开启企业财务数字化转型的新篇章！
