合思档案：解锁财务凭证归档新境界

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设显得刻不容缓。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务凭证归档要求。

在纸电混合的时代，企业面临着诸多难题。企业高管苦于纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用；财务人员不得不手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥且效率低下；业务人员则被繁琐的纸质票据报销流程所困扰。同时，企业还承受着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用；高合规风险更是如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业的财务凭证归档带来了新的曙光。

多元角色需求一站满足

合思档案充分考虑了不同角色的需求，为企业提供了全方位的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，合思档案能大大提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成财务凭证归档和管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的财务凭证归档提供了强大的支持。

功能模块构筑强大支撑

合思档案拥有一系列强大的功能模块，为财务凭证归档提供了全方位的保障。

• 多源采集：灵活集成数据
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效关联匹配
  智能制档功能中，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。

• 档案管理：精细权限配置
  档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。同时，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持按企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：便捷查询利用
  档案应用功能支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据与会计凭证维度的双向联查、一站式预览。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务在线化、透明化，方便企业对财务凭证进行高效的查询和利用。

核心亮点铸就卓越优势

合思档案拥有多个核心亮点，为企业的财务凭证归档提供了卓越的解决方案。

• 大数据解决方案：海量数据高效处理
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，采用动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，具备元数据级检索能力，拥有海量数据支撑的安全存储机制和多种数据下载方式。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理
  数电票解决方案支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，从获取环节的多种获取途径到业务环节的一系列处理再到入账和归档环节的规范操作都有涵盖。

• 实物备查功能：创新实物档案管理
  实物备查功能通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，支持流程可逆搭配、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

价值体现推动企业发展

合思档案的应用为企业带来了显著的价值。

它能够显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。同时，实现电子会计档案管理闭环，成为全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持。还能实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

典型案例见证实际效果

合思档案在实际应用中取得了显著的效果，以下是几个典型案例。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程，实现业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次等。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档有问题，整理复杂，利用不便。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询和电子借阅。

市场定位彰显领先地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案提供广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值，降本增效。随着数电票时代的发展和企业数字化转型的需求，合思档案将不断优化和创新，为企业提供更优质的服务和解决方案，在电子会计档案管理领域发挥更大的作用。

企业若想提升财务凭证归档水平，顺应国家政策趋势，在数字化浪潮中抢占先机，实现可持续发展，不妨选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码等方式联系合思，免费试用合思档案带来的高效、合规的财务档案管理解决方案。