在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着前所未有的挑战与机遇。随着数电票的快速扩张，到2025年将完成全覆盖，企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各层面人员都面临着诸多档案管理的痛点。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地且档案数据难以分析利用的问题；财务人员因档案数据量大，整理耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认工作枯燥繁复；业务人员出差、招待后报销纸质票据流程繁琐。同时，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体问题。因此，解决这些问题变得十分紧迫，而文档归档智能化成为了企业的必然选择。
合思档案：全方位解决方案适配企业多元需求
合思档案以其领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，犹如一位全能的管家，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的智慧宝库，能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。它为企业的长远发展提供了坚实的数据支持和决策依据。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们的得力助手。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。从此，繁琐的档案整理工作变得轻松简单。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大节省了时间和精力。文档归档智能化在合思档案的全方位解决方案中得到了充分体现。
核心功能：合思档案重塑传统档案管理格局
合思档案凭借其强大的核心功能，彻底改变了传统档案管理方式，为企业带来了显著的优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它还支持手动采集，可对不满足系统集成要求的零散会计资料进行便捷手动数据补录，如单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这使得企业能够灵活地采集各种类型的档案数据，实现文档归档智能化。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段进行映射，方便财务人员查询和分析。智能制档让档案管理变得更加高效、准确。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案质量的重要手段。它围绕财务数据文件和业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这为企业的档案管理提供了可靠的质量保障。
在档案管理上，合思档案支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，还能动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。全面的档案管理功能确保了企业档案的安全、有序存储和便捷使用。文档归档智能化在合思档案的核心功能中得到了深度体现。
成功案例：合思档案助力不同企业实现卓越管理
合思档案在不同类型企业的应用场景中都展现出了强大的实力，下面让我们通过几个成功案例来一探究竟。
在年单据量2.6亿的企业中，会计档案存在纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。最终达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次等。文档归档智能化帮助该企业解决了档案管理的难题，提升了管理效率。
对于共享中心统建的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，减少纸张打印成本100万张纸/年等显著成效，让该集团型企业在档案管理上实现了质的飞跃。
在多系统数据互联的企业中，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年。文档归档智能化为该企业带来了高效的档案管理体验。
在中国最大的K12民办教育集团之一的企业中，档案管理在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多知名企业如广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等都已选择合思档案，解决了档案管理痛点，实现了降本增效和数字化转型。
企业可借鉴这些成功案例，选择合思档案来解决档案管理难题。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验文档归档智能化带来的高效档案管理，不妨现在就点击免费试用，开启企业档案管理的新时代！
