合思档案：解锁企业档案管理优化方案新密码

在当今纸电混合的时代浪潮中，企业在会计档案管理领域正面临着重重困境，如同置身迷雾之中，急需一盏明灯指引前行。据相关数据显示，高达90%的企业遭遇了档案管理难题。企业高管们为纸质档案管理成本居高不下而忧心忡忡，数据难以分析利用更让他们在决策时如履薄冰；财务人员则被大量枯燥繁复的手动整理、匹配档案数据工作所束缚，宝贵的时间和精力被无情消耗；业务人员也深陷报销流程繁琐的泥沼，效率低下。

从成本角度来看，纸质凭证输出不仅耗材成本高昂，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间，这无疑是一笔巨大的显性开支。而隐形成本同样不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用。更令人担忧的是，高合规风险如影随形，电子会计凭证文件管理不善，纸质档案还可能因不可抗力因素损坏，给企业带来潜在的损失。

尽管企业在数字化推行过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在，无法保证档案原生性，严重影响了财务档案管理合规性和企业全面数字化进程。特别是到2025年要完成数电票全覆盖，企业财务档案管理将面临全新挑战。数电票管理要求特殊，必须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息等，这使得企业急需一套专业的电子会计档案管理平台。而合思档案解决方案，正是企业在这片困境中寻找的那把“金钥匙”。

合思档案解决方案全景概览

合思档案为企业提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，宛如一张精密的网络，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案实现了便捷调阅无需打印，混序归集免去组装的繁琐。它采用电轨运行模式，保证线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整无缺。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，确保会计档案应收尽收且合规合法。

档案扩展解决方案具有强大的自定义功能，企业可以根据自身需求自定义档案类型。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业能够按照自己的独特需求定制归档目录，为企业的个性化发展提供了有力支持。

证据链完整性解决方案则通过可视化规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，为财务合规保驾护航。

合思档案核心功能大放异彩

• 多源采集：数据汇聚的智慧枢纽
  合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集两种方式。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，为企业提供了更多的灵活性。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它提供多种便捷手动数据补录方式，确保企业的各类数据都能被精准采集。

• 智能制档：高效管理的得力助手
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，让档案管理工作更加轻松高效。通过字段映射，可完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析。

• 专用格式版式文件：创新存储的先锋力量
  专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式的束缚，实现数据与可读文件实时转化，大大降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，可自定义调配生成档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件，使档案更具扩展性和灵活性。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测：合规保障的坚固防线
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件和业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的档案管理合规性提供了坚实的保障。

合思档案用户收益显著提升

• 降本增效：节约成本的利器
  合思档案能够为企业带来显著的降本增效效果。它可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达到100%。企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，更有效地“收紧钱袋子”，让企业在成本控制方面取得显著成效。

• 数据活化：全链路打通的关键
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。企业能够真正利用档案数据，实现数据价值的最大化，为企业的决策提供有力支持。

• 资源重组：效益最大化的引擎
  合思档案实现了企业资源的重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。它满足了企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，帮助企业实现效益最大化。

• 角色受益：不同岗位的福音
  不同角色的用户都能从合思档案中获得实实在在的收益。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升财务档案利用效率，挖掘数据价值，助力决策数智化，实现降本增效；归档员/财务能够提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理；外部审计人员可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务重复沟通补充审计资料。

合思档案典型场景广泛适用

• 共享调阅场景：精准查询的智慧舞台
  共享调阅场景可满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于不同人员快速查找完整业务链数据。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示。

• 数电票场景：全流程管理的专家
  数电票场景提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在获取环节，它支持多种方式获取和自动匹配、验证解析等；在业务环节，它支持上传、流转、回写信息等；在入账环节，它支持财务入账和档案归档；在归档环节，它支持回写信息、查询复核和归档等。

• 实物备查场景：精细化管理的典范
  在“纸电混合”阶段，实物备查场景通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，实现实物档案线上化管理和精细化管理，线上线下高度关联。其服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架（流程可逆，可根据实际场景搭配）、集团共享批量作业（支持多人并发装盒，实时监控归档进度）、极简管理低碳环保（服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单）。

• 大数据场景：数据处理的强者
  针对数电票时代企业电子数据爆发式增长的情况，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它包括支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

合思档案客户成功案例见证实力

某企业年单据量高达2.6亿，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。装订流程得到简化，可1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本大幅降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案（广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，应收尽收）、业务检测方案（精细化关联规则引擎，核查档案关系链条和数据金额匹配情况）、跨系统调阅方案（业务系统与档案系统调阅交互，可跨系统调阅完整业务链条档案数据）。管理成效显著，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，可控会计资料全流程，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，包括采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂、易出错；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案（梳理业务档案归档场景，统一数据标准，延展档案管理范围）、智能化制档方案（搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链）、电子原文件独立管理（完成电子票据合规存档）。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当今竞争激烈的商业环境中，企业需要一套高效、专业的档案管理优化方案来提升竞争力。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验档案管理优化方案带来的便捷与高效，不妨现在就联系合思，开启免费试用之旅！