在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开科学的管理和先进的技术支持。高新兴科技集团作为一家上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的提供商，在技术创新应用领域表现卓越。这家聚焦科技前沿的企业，每年将超过10%的营业收入投入到研发中，凭借其强大的创新能力，拥有了超过2000项核心知识产权。其员工规模达3000多人，在国内设立了170多个服务网点，信息化系统多达5个。然而，随着业务的不断拓展，高新兴在财务档案管理方面，尤其是发票管理服务相关工作上，遇到了诸多棘手的问题。
发票管理困境凸显：高新兴财务档案管理痛点剖析
在高新兴的日常运营中，报销、采购付款等业务流程涉及大量的打印、整理、装订及归档工作。这些繁琐的操作不仅占用了库房人员的大量精力，增加了管理成本，而且借阅流程和实物借出过程极为繁琐。例如，员工在借阅相关财务档案时，需要经过多个环节的审批，耗费大量时间。这种低效的管理方式使得档案管理成本居高不下，严重影响了企业的运营效率。
同时，高新兴在电子源文件保存方面存在明显不足。电子发票、凭证等重要资料未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规要求。而且，档案归档规范完全依赖人工控制，缺乏系统化的管理手段，存在严重的合规性隐患。在发票管理服务环节，人工操作容易出现失误，导致部分发票信息缺失或错误，给企业的财务合规带来了潜在风险。
另外，高新兴目前在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大。由于缺乏有效的信息整合和共享机制，不能实现跨系统调阅，员工需要在多个系统中反复查找，耗费了大量的人力和时间。这种低效率的档案利用方式，使得企业在应对财务审计、数据分析等工作时显得力不从心，影响了企业的决策效率和竞争力。
合思解决方案：为高新兴发票管理服务注入新活力
面对高新兴在财务档案管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的发票管理服务和领先的电子会计档案管理平台——合思档案，为高新兴量身定制了一套解决方案。
合思的方案具有低开发成本的显著优势。通过生成式接口，能够自动采集档案数据，轻松对接各类异构系统，如NCC、U9、OA、CBS等。这意味着高新兴无需进行大规模的系统改造，就能够实现各系统之间的无缝连接，有效整合财务数据，为发票管理服务提供了坚实的数据基础。
在制档环节，合思实现了自动制档功能，极大地释放了财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测机制确保了证据链的完整性。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。在发票管理服务方面，合思能够自动识别发票信息，与相关业务凭证进行精准匹配，提高了发票处理的准确性和效率。
合思还实现了档案全场景数字化利用。打破了传统档案管理中需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就可以查询多系统凭证相关的数据及影像信息。在发票管理服务中，员工可以快速查询发票的详细信息、关联业务、审批状态等，大大提高了工作效率。
方案实施：定制化部署助力高新兴财务转型
合思利用自身在发票管理服务领域的专业优势，凭借合思档案平台，为高新兴开展方案实施工作。具体的实施过程根据高新兴的企业实际情况进行针对性部署与执行。合思的专业团队深入了解高新兴的业务流程和财务需求，对系统进行了个性化配置和优化。在实施过程中，合思注重与高新兴的沟通协作，及时解决出现的问题，确保方案的顺利推进。通过一系列的努力，合思帮助高新兴逐步实现了财务档案管理的数字化转型，为发票管理服务提供了有力的支持。
显著成效：高新兴发票管理服务效率与效益双提升
经过合思方案的实施，高新兴在财务档案管理方面，尤其是发票管理服务上取得了显著的成果。
在工作效率方面，归档效率提升了90%。以往繁琐的发票整理、装订和归档工作，现在通过合思的系统可以快速完成。财务人员有更多的时间和精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中，大大提高了财务部门的整体工作效率。
在成本节约方面，为企业年节约成本30万 +。通过减少人工操作、降低库房管理成本等方式，有效降低了企业在档案管理方面的成本支出。在发票管理服务环节，减少了发票处理过程中的人工错误和重复劳动，进一步节约了成本。
合作认可：携手合思开启财务档案管理新征程
高新兴科技集团与合思的合作取得了显著成效。高新兴对合思提供的解决方案及服务表示高度认可，认为合思的发票管理服务为企业的财务档案管理带来了积极的变革。合思的专业方案不仅解决了高新兴在财务档案管理方面的难题，还提升了企业的财务管理水平和运营效率。双方的合作是一次成功的实践，为其他企业在财务档案管理和发票管理服务方面提供了有益的借鉴。
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