在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。如何高效地管理财务档案，实现降本增效，成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，看看合思是如何助力企业解决财务档案管理难题，实现统筹发票数据分析的同时，达成降本增效的目标。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。而合思创立于2014年，是一家专注为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思还是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
金牌橱柜：财务档案管理困境凸显
金牌橱柜在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。如此庞大的业务规模，使得其财务档案管理面临着重重困难。
在业务现状方面，会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。以往，工作人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。而且，财务部门会临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理，由独立档案室管理存放纸质档案。在这种管理模式下，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极其低下，严重影响了工作进度。
同时，由于缺乏有效的统筹发票数据分析手段，企业难以从海量的财务数据中提取有价值的信息，无法为决策提供有力支持。
合思方案：破解财务档案管理密码
面对金牌橱柜的财务档案管理难题，合思提出了一套全面的解决方案。
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统一存储打破壁垒
合思首先打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，企业的财务档案数据得到了有效的集中，为后续的统筹发票数据分析奠定了坚实的基础。 -
搭建关系业财一体
合思搭建了会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这使得企业能够更加清晰地了解每一笔业务背后的财务信息，为统筹发票数据分析提供了更加全面和准确的数据支持。 -
聚合呈现便捷查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现数据共享和一站式查阅。工作人员可以便捷高效地获取所需的财务档案信息，大大提高了工作效率。同时，这种数据呈现方式也有助于企业进行统筹发票数据分析，发现潜在的问题和机会。 -
自动采集全面无纸化
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割和组装，助力企业实现全面无纸化管理。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了数据的准确性和安全性。在统筹发票数据分析方面，无纸化管理使得数据的获取和处理更加便捷，能够及时为企业提供有价值的分析结果。
实施步骤：步步为营推进转型
合思的解决方案在实施过程中，采取了一系列科学合理的步骤。
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数据采集精准高效
合思通过开放式接口互联，自主采集金牌橱柜各系统的档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割，数电票也能实现自动化解析。这一过程确保了数据采集的精准性和高效性，为后续的统筹发票数据分析提供了高质量的数据。 -
数据处理智能关联
对采集到的数据进行智能关联和自动组装，同时进行四性检测和业务检测，生成自定义版式文件。通过这些处理，数据的完整性和准确性得到了进一步提升，为统筹发票数据分析提供了可靠的数据基础。 -
权限管控安全可靠
合思对档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录，添加水印管理，确保档号符合国标要求。这保障了企业财务档案数据的安全性和合规性，使得统筹发票数据分析能够在安全可靠的环境下进行。 -
功能服务便捷实用
为金牌橱柜提供多维检索、一站式预览功能，支持在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。这些功能服务使得企业的财务档案管理更加便捷实用，也为统筹发票数据分析提供了更加便捷的操作手段。
成果效益：降本增效成果显著
经过一段时间的实施，合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果和效益。
在工作效率方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员能够更加快速地获取所需的财务档案信息，大大提高了工作效率。同时，通过统筹发票数据分析，企业能够及时发现问题并采取相应的措施，进一步提升了工作效率。
在成本控制方面，预估节省总体成本30万 + /年。全面无纸化管理和高效的工作流程降低了企业的运营成本，使得企业能够将更多的资源投入到核心业务中。
在合规管理方面，档案合规性达到了100%。合思的解决方案确保了企业的财务档案管理符合相关法规和标准，满足了企业合规管理的要求。通过统筹发票数据分析，企业能够及时发现潜在的合规风险，并采取相应的措施进行防范。
客户评价：高度认可专业服务
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司财务档案管理的难题，实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。通过与合思的合作，公司的业财融合得到了进一步加强，财务决策更加科学合理。
合思档案的使用让公司的财务工作更加便捷高效，节省了大量的人力、物力和财力。在统筹发票数据分析方面，合思的解决方案为企业提供了有力的支持，使得企业能够更好地把握财务状况，做出更加明智的决策。
合思以客户为中心的服务理念和专业的技术团队，为公司提供了优质的服务和支持，值得信赖。
携手合思：开启财务数智化新征程
目前已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断提升产品和服务质量。
合思提供全方位财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。通过合思的解决方案，企业能够实现统筹发票数据分析，更好地管理财务档案，提升运营效率。
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