自动化档案处理：合思档案助力企业财务档案管理新变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理不得不直面新的难题。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业不同角色都深受档案管理问题的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且储存占地的问题，档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则要应对档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的困扰。业务人员在报销纸质票据时，也遭遇着流程繁琐的难题。同时，纸质档案还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙；高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体。

面对这些痛点，合思档案推出了一系列针对性的解决方案，实现了自动化档案处理，能够满足不同用户群体的需求。

定制化方案 满足多元需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，达成自动化档案处理，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，实现自动化档案处理。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，自动化档案处理让审计工作更加便捷高效。

功能全览 打造一站式管理

合思档案拥有丰富多样的功能模块，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等，实现自动化档案处理。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集（外部生态如规则引擎、业务映射等，内部如EAI插件、API接口等）、预归档服务（归档方案如自动归档、业务检测等）、基础管理（档号管理、档案储存等）、档案服务（身份调查、实物管理方案等），每个环节都实现了自动化档案处理。

统计分析功能涵盖进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等。应用层功能有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，为企业提供了全面的自动化档案处理服务。

多源采集功能支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，进一步完善自动化档案处理能力。

核心亮点 凸显独特优势

合思档案在自动化档案处理方面具有诸多核心亮点。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，实现精准的自动化档案处理。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，实现高效的自动化档案处理。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，为企业提供个性化的自动化档案处理服务。

价值体现 助力企业发展

合思档案的自动化档案处理为企业带来了显著的价值。显著的降本增效，能更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现自动化档案处理的同时，促进企业各系统之间的协同发展。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景 展现实际应用

合思档案在多个典型场景中展现了自动化档案处理的强大能力。

多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，高效完成自动化档案处理。

实物档案全流程管理定位，智能区分纸电标识，线上、线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化，全方位实现自动化档案处理。

成功案例 见证卓越成效

众多企业通过采用合思档案的解决方案，实现了自动化档案处理，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业会计档案散落各系统，档案管理低效，数据未有效整理利用。合思档案提供数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用环节均存在低效问题。合思档案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 彰显差异化优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，其单套制解决方案符合全新数字化时代下文件管理模式调整的目标和方向，能实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，适应数字社会、数字政府高效运行的需求，在自动化档案处理方面具有独特的优势。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地应对数电票管理要求的特殊性，为自动化档案处理提供了坚实的技术保障。

合思档案拥有众多计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和合规保障。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，合思档案帮助企业降低成本，提高效率，保障合规，让企业更具竞争力，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升自身功能和服务水平，以更好地适应市场变化和企业需求。合思档案将凭借其领先的技术和丰富的行业经验，在电子会计档案管理领域发挥更大的作用，引领行业发展趋势，为企业提供更加智能、高效、合规的档案管理解决方案。

如果您也想开启高效、合规的财务档案管理之旅，不妨选择合思档案。合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拥有专业的服务团队为您提供全方位支持。现在就拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号、小程序二维码，免费试用合思档案，开启您的数字化档案管理新体验！