合思档案解决方案：破解会计档案移交流程难题

在当今企业的运营中，会计档案移交流程常常面临诸多棘手问题。企业高管为纸质档案管理成本的巨大开支而发愁，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复，极大地消磨了工作热情，降低了工作效率。业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，繁琐的流程耗费了大量时间和精力。

同时，企业还面临着高显性成本浪费资源、高隐形成本导致内部协作滞后以及高合规风险致使财税管理低效等问题。例如，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室等存储空间需求不断增大；手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来巨大的损失。

面对这些问题，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全面、高效的档案管理方案，有效解决了会计档案移交流程中的各种难题。

合思档案：场景全覆盖的管理专家

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

其大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，可以通过多途径自动化归集各类介质档案，让企业的档案管理更加全面、高效。

核心功能：档案管理的强大引擎

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业的个性化需求。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票可以自动切割，还可以自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入，大大提高了数据采集的效率。

• 智能制档：精准关联与数据整合
  智能制档时，合思档案的会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。

通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更加便捷。同时，“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：灵活定制与规范保障
  在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。

它还支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，能够灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，为企业的档案管理提供了规范保障。

• 档案应用：深度挖掘与高效利用
  在档案应用中，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。

它支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口，实现了档案数据资产化，档案借阅服务过程透明化，让企业能够深度挖掘档案数据的价值，提高档案的利用效率。

用户收益：降本增效与合规发展

企业使用合思档案能够获得显著的收益。在降本增效方面，它可以节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，实现档案不打印。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了企业的管理能效。

同时，合思档案满足国家政策要求，保障了企业的合规管理，电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，让企业在合规的前提下实现发展。

典型场景：精准应用解决实际问题

• 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，让企业在数电票管理方面更加高效、合规。

• 实物备查场景：创新管理与便捷利用
  对于实物备查场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。例如，它支持集团共享批量作业，实时监控实物档案归档进度，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，让实物档案管理更加轻松。

• 共享调阅场景：多维度精细化查询
  在共享调阅场景中，合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员（财务、业务、审计、管理人员）有不同的查询方式，提高了档案查询的效率和精准度。

• 证据链完整性检测场景：保障财务合规
  在证据链完整性检测场景，合思档案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障了财务合规。

客户案例：见证合思档案的卓越成效

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。业务与财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本显著降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案单套制管理方案提供了数据集成、业务检测、跨系统调阅方案。实现了统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

如果您的企业也想解决会计档案移交流程中的难题，实现数字化转型和降本增效，不妨选择合思档案。现在就拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问网站www.hosecloud.com，也可以关注微信公众号和微信小程序了解更多信息，还可以免费试用合思档案解决方案，开启高效档案管理之旅。