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高端制造 上市公司 专精特新 无需报销
合思x动力源 | 提升300%效率,降低50%成本,这家企业的财务数字化是如何做到的?

“无需报销”解决方案加持,动力源旗下各平台及子公司费用会计编制由过去的6人降到了3人,人员成本支出节约50%。管理者可以随时查看财务数据,动态掌握企业信息,彻底摆脱企业传统费控“盲盒”模式。

  • 300%

    报销效率提升

  • 3周

    员工报销周期缩短

  • 50%

    财务人力成本降低

企业证言

“动力源与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求,可以第一时间解决,不会因为事情复杂而放弃,做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上,双方团队能产生共鸣,实现‘一拍即合’。

——动力源通信、海外业务线财务总监陈华林

公司介绍

北京动力源科技股份有限公司成立于1995年,是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。凭借在数据通信、智慧能源、新能源汽车等领域拥有良好的口碑和市场,成为了中国铁塔,中国移动,中国联通,中国电信、阿里巴巴、百度、腾讯等国际知名企业的设备主流的供应商,生产的通信用开关电源在电信运营商占有率接近25%,市场排名前三。在网运行节能项目,累计节约标准煤240万吨,减少二氧化碳排放628.8万吨。

业务挑战
挑战一
差旅费用高,手工做账财务压力大

员工贴票填写付款申请单,经过财务手工录入系统,层层审批打款,整个报销方式繁琐复杂。财务耗费大量时间从事低价值的基础性工作,员工报销流程漫长体验感不佳,管理者无法实时掌握数据信息做到精准管控。

解决方案

无需报销,业务人员因公消费免垫资免开票,幸福感提升。消费受申请单&差标管控,消费即合规。财务统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单。发票&明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档。

了解 无需报销 > 免费试用>
挑战二
数据产出滞后,财务报表不及时

动力源报销模式及人员架构非常复杂,需要囊括差旅费执行标准、人均用餐标准,以及是否有事前申请、发票是否合规是否联号等多项执行标准与管控节点。另外,还要与其他信息化系统,预算系统/CRM等兼容运转。

解决方案

通过Open API(开放接口)与审批引擎自定义功能,自动同步各部门负责人,加快审批进度。系统集成标准对接第三方系统,数据打通,流转更清晰。

了解 合思费控 > 免费试用>

成立于1995年的动力源,是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。自2011年时,企业就开始了财务数字化转型,并着手布局业财融合战略,动力源通信、海外业务线财务总监陈华林表示。在能效管理上,动力源擅长且长期帮助大型企业提供解决方案,但是在财务管理上,企业自身却饱受报销系统芜杂、运转效率低下之苦。从员工贴票填写付款申请单,经过财务手工录入系统,层层审批打款,整个报销方式异常繁琐复杂。财务耗费大量时间从事低价值的基础性工作,员工报销流程漫长体验感不佳,管理者无法实施掌握数据信息做到精准管控。

此后,动力源开始了漫长的系统自研之旅,先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统、基于OA系统开发的报销系统。虽然系统实现了部分操作流程线上化,但整个过程依然复杂,离预期有很大差距。例如发票自动认证、发票查验真伪,成了企业自建系统无法解决的“硬伤”。

在意识到专业的事交给专业的团队做后,动力源开始积极寻求外部合作。

为了改善上下游供应商关系,满足生产排程的要求,了解整体生产信息。在供应商帮助下,动力源先后搭建了SRM供应链管理系统、制造业MES系统。这些系统上线后,确实局部解决了“点”的问题,但随之而来却给企业带来更大痛点,尤其是系统间最为关键的数据通道没有打通,导致工作中很难将各个系统有效地衔接起来。

在企业数字化建设过程中,既考虑到系统具备敏捷性快速适应变化,又要考虑连接能力,具备广泛连接性。在自建系统漫长且有研发瓶颈,三方采购无法打通系统数据通道,这些痛点困扰动力源多时,直到2021年动力源结识了合思。

在深入了解了合思产品功能与技术优势后,双方决定开展合作,但过程却经历了双方意想不到的难题。

动力源主营业务通讯基站建设覆盖面极广,业务人员常常需要深入到全国各地乡镇、农村开展项目,因此报销模式及人员架构非常复杂。不仅需要信息化系统应用面广泛,而且要囊括差旅费执行标准、人均用餐标准,以及是否有事前申请、发票是否合规是否联号等多项执行标准与管控节点。另外,还要在合思系统嵌入此前的预算系统、CRM系统、报表中心等功能,让整个系统融合打通兼容运转。

2021年4月底,项目组正式入场。回想整个落地过程,合思项目交付负责人孙庆波表示,解决方案面临很多棘手的问题。其中,动力源多个业务线审批流程中的审批节点、授权金额、职级角色各有区别,整体流程审批慢,维护相对复杂。

在与动力源深入沟通后,历经1个月时间,结合合思Open API(开放接口)与审批引擎自定义功能,通过Open API自动同步各部门负责人,加快了审批进度,满足了动力源需求。

伴随项目落地,以及无需报销方案的投入使用,动力源整体财务处理效率大幅提升,进一步实现了降本增效。员工报销周期从4周缩减到1周,效率提升了300%。费用会计编制从6人缩减到3人,人员成本节约了50%。

业务人员长期出差需要垫资成了“过去式”,利用无需报销大多数场景下员工因公消费不再需要垫资,更没了漫长报销周期,幸福感明显提升。

管理者也能随时掌握企业一手财务数据,通过综合分析报表发现问题,对业务运营及时纠偏。

财务人员不用将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上,工作压力和强度降低了。

“合作只是服务的开始,未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化,敏捷的丰富无需报销应用场景,配合企业走出去战略,拓展无需报销海外业务。”孙庆波表示。

目前,动力源在工程、差旅、招待等多个场景都在应用无需报销解决方案,财务系统已经形成“战斗力”。从2011年到2022年,动力源财务数字化转型走过10年时间,期间总结下了大量“实战”经验。

陈华林表示,企业财务数字化转型初期,容易过度关注系统的流程性与功能性,却忽视了根本问题,业财融合以及财务信息系统建设,最终都是为了企业精细化管理服务。因此,将管理方案嵌入财务信息系统,强调处理时效,实现闭环管理,达到降本增效的目的,远比强调处理效率更有意义。结合数字化发展趋势,企业要建立管理中台,财务系统要与其他系统统一数据口径,高效打通。

身为无需报销解决方案的发起者与践行者,合思在帮助企业实现财务数字化转型的道路上耕耘了8年时间。通过洞察超5000家付费企业客户,在实践中积累下大量技术与服务经验后,合思为业界带来了无需报销解决方案,并制定了无需报销分级标准,帮助企业大大简化了费用管控业务流程,实现了无需垫资、无需开票、无需提单。

作为无需报销解决方案的首批体验者,陈华林认为国家大力推进电子发票体系建设,无需报销是与电子发票共同成长进步的,伴随着电子发票的全面普及,我们将迎来真正的“0”报销时代。

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