“我们粗略的估算了一下，档案室至少需要100㎡的面积，而且只能覆盖未来3年的财务档案数量，这对企业来说，将是1000万/年的成本。”帆书财务负责人回忆起上线电子会计档案系的细节时说道，帆书搬进位于上海市长宁区的办公室，档案室的占地面积至少需要100㎡，这对寸土寸金的上海来说，成本非常高。

除此之外，每个月整理纸质档案的成本也很高，最紧张的时候需要8个实习生同时完成。档案整理不是一件轻松的事情，需要把发票、回单、单据、凭证及对应附件按照证据链整理、匹配、组装，每月至少需要12个工作日。

“档案整理最让人痛苦的就是回单，因为我们不是逐笔付款，而是每月集中付款，银行回单是一个全部回单组成的大文件，我们需要打印出来后手动切割再组装，是一项非常枯燥、复杂的工作。”面对着高昂的打印、存储成本，以及档案流转、业务借调等所耗费的隐形成本，帆书开始了解电子会计档案系统。

在决定和合思合作之前，帆书的信息化团队对不同厂商的系统进行了多维度的分析，如从客户覆盖度层面考虑、从产品的服务、开发比例、等保级别等维度进行评估，为更有效的驱动档案库房精简与报销流程简化，最终选择与合思合作，通过业务逻辑的匹配实现系统组装，释放人力提高效率，在合规存档前提下真正降低存储成本。

合思档案上线之前，企业系统数据隔离，不利于财务档案一体化管理，内部多种异构业务系统运行，互相独立、数据隔离，统计分析费时费力。纸质财务票据结构化数据难提取；电子发票查重、验伪耗时费力。在档案储存上，纸质档案储存成本高，风险大，实物档案储存占用空间，企业需要安排专门的档案员管理，人力成本高。

并且，实物档案容易受环境因素影响导致不同程度的损坏，企业面临风险。档案整理人力成本高，财务陷入低价值重复性工作。财务账表归档、装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。档案利用率低，无法释放更多价值。实物凭证与业务数据分散，无法智能搜索、准确查找。查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭证等。档案借、还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。

通过引进合思电子档案系统，帆书实现了：

1.按照归档范围、归档标准梳理不同类型业务档案归档场景，通过灵活可变的接口实现财务档案的应收尽收，电子凭证数据自动验真验签，提取结构化数据。 数据标准统一，档案数据在系统内可视化呈现。

2.全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类型数据。线上虚拟库房可视化监控线下实物档案室，查询电子档案即可定位实物档案位置，线上&线下同步上下架，便捷实物管理。 电子原文件独立式管理+凭证组合式管理，实现电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准深化试点打下坚实基础。

3.智能化制档，依照企业业务管理规范&归档管理规范配置关联规则，会计凭证自动关联匹配及组装，智能生成专用格式版式文件，形成完整业务链组合数据。业务字段回写财务凭证，凭证数据业务化，业务数据财务化，真正实现业财一体化融合。 业务检测+四性检测支持，归档数据合规且业务数据完整。

4.多维度检索，支持全文检索、批量检索等方式，满足企业不同场景多查询需求。 智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，原始凭证与记账凭证穿透联查、一站式预览。 外部系统通过接口在线调阅，企业员工申请权限在线借阅。

合思档案上线后，财务结账效率提高了50%，未来财务共享中心继续推动系统功能的优化和迭代，并准备筹备搭建商品中台、权益中台、支付中台等数字化中台，进一步实现帆书业财一体化&无纸化的目标，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要，推动数字经济高速发展。