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合思会计电子档案管理系统 以“单轨+单套制”解决管理痛点
2023-09-18 财务干货

近年来,越来越多企业意识到建设电子会计档案的重要性,但在实际操作中,大多数企业采用的是“双轨制+套制的档案管理系统,这不仅会导致工作量比传统方式更高、流程也更复杂。以至于许多企业在完成电子会计档案的建设后却陷入了“买而不用”的困境。合思会计档案系统采用“单轨制+单套制”为企业减负,推动了电子会计档案系统的真正落地。

数字化时代,将档案装订成册、并进行编码打标签的传统会计档案管理方式已经逐渐退出了历史舞台。圈内人一直认为,这样的方式在未来发展是没有出路的,更先进的电子化管理方式必将成为主流。

合思会计档案系统的出现打破了“双轨制+双套制”现状,将线上线下流程并存的档案管理方式优化为电子档案。为此,合思会计档案系统率先采用了“单轨制+单套制”,并通过这一路径实现电子会计档案的核心应用价值——会计档案不打印。企业在引进合思会计档案系统之后,电子文件、纸质文件将全部实行电子归档,仅保留纸质原文件及少量的具有永久保存价值的电子会计档案纸质打印件,作为备查。

合思会计档案管理系统所采用的“单轨制+单套制”是企业电子会计档案管理的最高形态,这一点已成为业内共识,但有很多企业无法摆脱纸质档案管理阶段,究其根本原因,在于企业自身无法明确会计档案中哪一部分是可以不打印的,哪一部分是需要打印出来的。合思会计档案管理系统提示,企业内部生成的电子版原文件可以不打印,外部来源的可靠的电子原文件也不需要打印,只有具有永久保存价值的才需要打印

可以看出,在电子会计原始文件越来越多的情况下,合思会计档案管理系统真正可以实现高效管理档案,帮助企业降本增效。同时合思会计档案管理系统减少了纸张的浪费,帮助企业更好节能减排,绿色发展。

通过全面闭环的数字化档案管理系统合思会计电子档案系统可以让企业电子会计文件始终以电子状态平稳运行,以电子存档方式最终完成归档。合思会计电子档案系统帮助企业实现了以数字化思维去管理、利用档案,保证电子会计档案准确性、完整性、可用性、安全性全面落地。

在采集方面,合思会计电子档案系统通过电子原文件校验、业务质检、四性检测等检测方案,保障档案数据的真实完整和合规;在整理制档方面,合思会计电子档案系统以元数据管理和规则引擎的组合应用替换人工整理组装,制档过程防篡改和数据泄露;在数据安全方面,合思会计电子档案系统采用在线备份、异地备份、容灾备份、定期检测、数据恢复、数据加密等安全机制,确保电子会计档案电子化存储安全;在调取利用方面,合思会计电子档案系统利用环节以线上利用为主,纸档只做备查,让电子会计档案真正发挥高效、共享、全面的价值。

随着全电时代的到来,电子文件越来越普及,合思会计档案管理系统可助力企业实现财务档案全量数字化,达成企业财务档案管理工作中“降本增效”的目标,实现真正的“无需归档”。


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