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数电票时代电子凭证不再打印后归档?企业关心的“十问十答”来了!
2023-06-02 财务干货

近日,财政部会计司公布电子凭证会计数据标准和深化试点技术问答,从政策方面推动了数据标准的制定,并与众多试点单位一道探索技术实现路径。合思综合新政文件,结合财务收支管理实践经验,整理企业最关心的“十问十答”,涵盖本轮深化试点相关信息,及企业电子凭证报销、入账、归档等诸多热门问题。

Q1 深化试点的电子凭证会计数据标准包含哪几种?

   增值税电子普通发票

    | 增值税电子专用发票

    | 全面数字化的电子发票(以下简称“数电票”)

    | 电子发票(铁路电子客票)

    | 电子发票(航空运输电子客票行程单)

    | 财政电子票据

    | 电子非税收入一般缴款书

    | 银行电子回单

    | 银行电子对账单

Q2 开具端与接收端试点单位,范围分别有哪些?

开具端

数电票的开具端试点单位范围为数电票试点省份内能开具数电票的所有开票主体,其中:

    | 铁路电子客票的开具端试点单位范围为中国国家铁路集团有限公司在数电票试点省份的所有开票主体;

    | 航空运输电子客票行程单开具端试点单位范围为3家航空公司和3家民航销售代理企业(开票范围仅限于试点航空公司);

    | 增值税电子普通发票和电子专用发票的开具端试点单位为国家电网有限公司;

    | 财政电子票据(不含电子非税收入一般缴款书)的开具端试点单位范围为中央和浙江省开票单位;

    | 电子非税收入一般缴款书的开具端试点单位范围为中央部门、浙江省、陕西省所有执收单位;

    | 银行电子回单和银行电子对账单的开具端试点单位范围为接入银行电子凭证互联互通平台的所有银行(截至2023年3月共54家)。

接收端

为确保试点工作的全面性和代表性,接收端试点单位范围包括:

    | 中央企业76家;

    | 中央级行政事业单位45家;

    | 金融机构66家;

    | 各地试点单位167家(不含金融机构和各类平台),覆盖全国各省、自治区、直辖市、计划单列市和新疆生产建设兵团。

同时,要求各接收端试点单位推动本单位所有具备条件的下属单位参与深化试点。

Q3 对开具端与接收端试点单位的总体要求分别是什么?

开具端

数电票(不含铁路电子客票、航空运输电子客票行程单)、财政电子票据(不含电子非税收入一般缴款书)的开具端试点单位应当按照要求开具(交付)符合相关主管部门有关业务规范的电子凭证;

增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、数电票(铁路电子客票)、数电票(航空运输电子客票行程单)、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单和银行电子对账单的开具端试点单位应当按照要求开具(交付)符合相关主管部门有关业务规范和标准的电子凭证。

各开具端试点单位应当遵循方便、高效、经济的原则开具(交付)电子凭证。

接收端

各接收端试点单位应当推动本单位及所有具备条件的下属单位全面、深入、充分开展深化试点工作,按照标准及相关技术规范对软件进行配置,接收、解析相关电子凭证,以支持其会计核算系统自动处理,并生成符合标准的入账信息结构化数据文件。各接收端试点单位应当通过完善会计软件验证功能、建立比对机制等方式,对本单位接收到的电子凭证在接收、解析、报销、入账、归档等每个处理环节使用的结构化数据进行全要素验证,确保其真实可靠、未被篡改。

Q4 二次深化试点的电子凭证业务处理总体流程是什么?

以电子发票(航空运输电子客票行程单)为例:

业务流程示意图

试点电子凭证各环节全流程:

    | 开具端试点单位按照试点要求,开具(交付)符合相关主管部门有关业务规范和标准的电子凭证(即为接收端试点单位接收处理的电子凭证),且务必保障该电子凭证的所有数据信息来源合法、真实、不被篡改;

    | 开具端试点单位将电子凭证(含符合电子凭证会计数据标准的电子凭证结构化数据文件,以下简称“电子凭证结构化数据文件”)发送给接收端试点单位 (或接收端试点单位相关人员) ;

    | 接收端试点单位可借助财政部提供的免费基础工具包或深化试点服务保障单位提供的免费个性化工具包,按照电子凭证会计数据标准及相关技术规范对其会计信息系统进行配置,使其具备接收和解析电子凭证的能力;

    | 接收端试点单位接收电子凭证(含电子凭证结构化数据文件),解析出电子凭证结构化数据文件的结构化数据,然后进行报销、入账等业务处理;

    | 接收端试点单位应当在业务对应的会计入账完成后、会计凭证归档之前,根据实际入账情况生成符合电子凭证会计数据标准的会计入账信息结构化数据文件(以下简称“入账信息结构化数据文件”);

    | 接收端试点单位按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》(财政部档案局令第79号)和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号 )等相关规定将相关电子凭证进行归档。

Q5 开具端试点单位电子凭证业务处理流程是怎样的?

增值税电子普通发票和增值税电子专用发票:开具端试点单位按照税务主管部门要求在税控端开具增值税电子发票,并同步生成电子凭证结构化数据文件。开具端试点单位最终一并交付增值税电子发票和电子凭证结构化数据文件。

财政电子票据(不含电子非税收入一般缴款书)和数电票(不含铁路电子客票、航空运输电子客票行程单):开具端试点单位按照相关主管部门有关业务规范开具电子凭证。

其他5种电子凭证:开具端试点单位按照相应的电子凭 证会计数据标准,生成电子凭证结构化数据文件,并将该文件封装到电子凭证版式文件中,且务必保证电子凭证所有数据来源合法、真实和不被篡改。开具端试点单位最终交付带有电子凭证结构化数据文件的电子凭证。

Q6 开具端试点单位如何确保其生成的电子凭证结构化数据文件来源合法 、真实、不被篡改?

开具端试点单位需应用符合国家密码主管部门要求的密码算法和技术对电子凭证结构化数据文件进行处理,以保障相关数据来源合法、真实且不被篡改。开具端试点单位可使用电子签章或数字签名技术防止数据信息被篡改。

    | 如使用电子签章,电子签章数据应符合GB/T 38540-2020中第7章“电子签章”的要求;

    | 如使用数字签名,数字签名数据应符合GB/T 35275-2017中的相关要求;

    | 如开具端试点单位使用OFD格式的版式文件,数字签名应符合GB/T 33190-2016中第18章 “数字签名” 的要求;

    | 如开具端试点单位使用PDF格式的版式文件,数字签名应符合GB/T 32010.1-2015 中第12.8节 “数字签名” 的要求;

    | 如开具端试点单位直接对电子凭证文件进行数字签名,应符合GB/T 31503-2015“信息安全技术电子文档加密与签名消息语法”中的相关要求。

接收端试点单位可参照上述相关标准规范对文件进行验签。接收端试点单位可以通过相关途径获得正确的开具端试点单位签名者公钥,推荐从电子凭证签名数据的数字证书域中获取证书,然后从证书中获得公钥。开具端试点单位签名者公钥的选择和验证可基于证书路径验证,开具端试点单位签名者可通过公开的渠道公布其根证书,便于接收端验证电子凭证文件内数字证书及公钥的真实、可信。

此外,财政部主要致力于电子凭证会计数据标准的制定与推广应用,不统一提供电子凭证版式文件。开具端试点单位生成的电子凭证版式文件需按照各电子凭证主管部门的规定,并遵循本单位现有的版式文件封装流程开展相关工作。

Q7 接收端试点单位电子凭证业务处理流程分几步?

一般包括获取、验签、解析、入账、归档等环节。对于接收到的不同种类的电子凭证,接收端试点单位也应遵循相关主管部门要求进行相应处理,如接收的是增值税电子专用发票,应根据税务主管部门要求进行验真、抵扣、勾选等;如接收的是财政电子票据,应根据主管部门要求进行票据查验等。

电子凭证的开具端试点单位有义务向接收端试点单位提供电子凭证。接收端试点单位可通过电子邮件、手机短信、系统直连等方式获取开具端试点单位开具的电子凭证,并使用工具包提取和解析内嵌的电子凭证结构化数据文件。

Q8 接收端试点单位应何时生成入账信息结构化数据文件?

接收端试点单位应当在业务对应的会计入账完成后、会计凭证归档之前,根据实际入账情况使用工具包或类似工具生成入账信息结构化数据文件。接收端试点单位需按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》(财政部 档案局令第79号)和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)等规定保存该入账信息结构化数据文件。

Q9 企业如何正确落地会计档案电子化报销、入账和归档?

根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)第三条规定:除法律和行政法规另有规定外,同时满足下列条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档:

    | 接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

    | 电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

    | 使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;

    | 电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局第79号令)等要求。

电子凭证报销入账归档的具体要求

Q10 关于数电票,一般企业的普遍使用流程模式是怎样的?

具体流程解析如下:

    | 电子发票、电子凭证的获取和存储:企业通过邮箱下载、税务局网站下载等渠道获取数电票数字签名的XML数据文件。

    | 票据存储:将获取的数电票存储至发票池。对于无报账系统(如报销系统或发票池)支撑文件获取和存储的企事业单位,建议由员工手工下载至本地存储。

    | 文件验签、发票验真:在进行报销入账之前,企业需对接收的带数字签名的XML格式的数电票遵从现有的税收征管要求进行发票查验,以保证发票的真实性。只有查验成功的发票才可报销入账,企业记录发票的验真、验签信息。

    | 解析XML文档:自行或调用财政部提供的免费电子凭证工具包解析接收的XML文件,并存入发票池。

    | 如数电票是专票,则进行以下处理:发票抵扣方面,数电票关联的业务入账后,依据税务总局的要求进行抵扣处理,抵扣确认后保存到发票池,记录发票的抵扣信息;进项转出方面,发票进行抵扣后,企业根据发票用途的转变,进行进项转出处理,并将发票转出信息记录到发票池。

    | 资金支付:对于需要付款类业务,可以由资金系统进行业务处理审批后完成资金支付。信息化较好的企业单位按《数电票标准》的要求根据银行回单回写电子凭证支付状态位信息。

    | 会计记账:核算系统根据报销业务信息、数电票的电子凭证信息,同时按照《数电票标准》要求回写电子凭证状态位信息。

    | 归档准备:企业可设定归档前的文件生成准备时机,自行或借助财政部的免费工具包生成电子凭证-入账信息结构化数据文件。并将记账凭证、报销单、数电票含有数字签名的XML格式电子文件、电子凭证入账信息结构化数据文件等文件打包形成电子会计凭证文件。

    | 会计资料归档:单位需按照财政部的监管要求,按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》(财政部 档案局令第79号)和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)的相关要求,参考《电子会计档案管理规范》(DA/T 94—2022)和《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》(DA/T 95—2022),将上述电子会计凭证文件进行归档,以备财政部相关监管部门查验。

部分素材来源:财政部会计司、梅松讲税、税台,转载请备注上述信息


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