在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理正经历着前所未有的变革。特别是自国家提出到2025年要完成数电票全覆盖的目标后，企业财务档案管理面临着新的挑战，加强信息化建设迫在眉睫。如今，数电票迅速扩张，在政策层面电子发票接收已合法合规，全国36个省市区更是实现了数电票试点全覆盖。因数电票管理要求特殊，企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，传统档案管理模式暴露出诸多痛点。企业高管们常常为纸质档案管理成本高、占地大而发愁，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的困境，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据留存再上交的过程繁琐，耗费大量时间。同时，传统档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件不够精细导致数据无法有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。即使企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未能解决纸质文件储存以及数据存储线下载体的问题。要保证企业财务档案管理合规，实现全面数字化，就必须确保档案的原生性。
面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了一套完善的解决方案。
多元方案满足多样需求
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，它能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO和企业高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀企业的数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。通过合思档案，企业能够降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型之战赢得决胜之机。
对于归档员和财务人员来说，合思档案是他们告别繁琐工作的利器。它能够提高工作效率，让他们告别重复的低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
在面对外部审计时，合思档案更是展现出强大的优势。它可以实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能彰显专业创新
合思档案的多源采集功能极具特色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。而且，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它还支持多种便捷手动数据补录方式，例如单张PDF大文件多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板能实现结构化数据批量导入。
智能制档功能是合思档案的又一亮点。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能可视化展示。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案的专用格式版式文件优势明显。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为档案管理提供了坚实的保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
成功案例见证实际价值
众多企业已经通过合思档案解决了档案管理难题，实现了降本增效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率提高，装订简化，节约了企业的显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一，曾面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和诸多痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，实现了应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和丰富的成功案例，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
合思档案已经获得了众多企业的认可，有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都是合思档案的客户。合思在全国多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。
现在就行动起来，选择合思档案，开启高效、合规、低碳的档案管理新时代，为企业的数字化转型和可持续发展增添动力。您还可以免费试用合思档案，亲身感受它的魅力。
