在我国电子凭证改革加速推进的当下，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必然趋势。然而，传统纸质档案管理却如同企业发展道路上的绊脚石，存在着诸多令人头疼的问题。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，适时推出了智能化管理平台——合思档案，为企业解决财务档案管理难题带来了新的希望。
传统财务档案管理痛点剖析
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归档难题：时间与准确性的双重考验
在企业的财务工作中，归档环节可谓是一项耗时费力的“大工程”。财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，每一个细节都不能放过。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免，一旦重要档案丢失，后续的查找和弥补工作将耗费更多的精力和时间。这不仅降低了工作效率，还可能给企业带来潜在的风险。 -
查找困境：时空限制下的效率瓶颈
纸质档案的查找受限于时间和空间，当需要查阅某份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦搜寻，耗费大量的时间和人力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这对于企业的日常运营和决策来说，无疑是一种巨大的阻碍。在信息快速变化的今天，及时获取准确的档案信息至关重要，而传统纸质档案的查找方式显然无法满足这一需求。 -
成本压力：空间与人力的双重负担
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，不仅占用了宝贵的办公空间，还需要投入大量的资金用于档案的存储和维护。同时，人工管理档案需要耗费大量的人力，增加了企业的运营成本。在当前经济环境下，企业需要尽可能地降低成本，提高效益，传统纸质档案管理的高成本显然不符合企业的发展需求。 -
合规风险：数据安全与长期保存的挑战
纸质档案管理办法在数据安全和长期保存方面存在着诸多不足。无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，这使得企业在面对日益严格的监管要求时，面临着较大的合规风险。一旦出现数据丢失或泄露等问题，企业将可能面临严重的法律后果和经济损失。
此外，企业还面临着数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。企业业务和财务系统数据不互通，导致信息无法共享，影响了工作的协同效率；实物档案存储成本高、易损坏，增加了企业的额外负担；纸质档案录入操作耗时易出错，降低了数据的准确性和可靠性；无法最大化发挥档案价值，使得企业的知识资产得不到充分利用。
合思档案：智能化管理平台解决方案
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打破数据壁垒 实现数据同源
合思档案作为一款智能化管理平台，致力于打破企业数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，将企业业务和财务系统的数据进行整合，让财务人员能够一键联查相关信息，大大提升了工作效率。无论是单据、发票还是回单和凭证，都可以在一个平台上轻松获取，无需在多个系统之间来回切换，节省了大量的时间和精力。 -
自动组装审计 提升审计效率
该智能化管理平台以档案数据为标准进行审计，实现了审计工作的自动化和智能化。自动组装审计所需的各项数据，减少了人工操作的繁琐和错误，提高了审计的准确性和效率。审计人员可以更加快速地获取所需信息，进行全面、深入的审计，及时发现企业财务管理中存在的问题，为企业的健康发展提供有力保障。 -
实物高效管理 虚拟与实物完美匹配
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的高效匹配。通过为每一份实物档案分配唯一的二维码，查阅者可以通过扫描二维码快速定位实物档案的位置，方便快捷。同时，虚拟档案库房的建立，使得档案的管理更加规范化和科学化，提高了档案的存储和利用效率。
此外，合思档案还涵盖了统一存储、搭建业务证据链、数据共享、银行回单无纸化等功能。统一存储各类档案数据，避免了数据的分散和丢失；搭建业务证据链，实现了业财一体双向穿透，让企业的财务数据更加真实可靠；数据共享功能使得企业内部各部门之间能够及时获取所需的档案信息，提高了工作的协同效率；银行回单无纸化则减少了纸张的使用，降低了企业的运营成本，符合环保理念。
合思档案智能化管理平台核心功能亮点
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全流程合规化 确保数据安全可靠
合思档案智能化管理平台具有全流程合规化的特点，从档案采集、制档到管理和利用，每一个环节都严格遵循相关法律法规和行业标准。在档案采集方面，通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保采集的数据准确、完整。档案制档时，智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件，保证了档案的质量和规范性。档案管理上，精准权限管控，档案目录灵活扩展，有水印管理，档号符合国标要求，有效保障了数据的安全和隐私。 -
自动化操作 提升工作效率
该智能化管理平台实现了档案管理的自动化操作，大大减少了人工干预，提高了工作效率。在档案采集和制档过程中，系统自动完成各项任务，无需人工手动操作，不仅节省了时间和精力，还降低了错误率。在档案利用方面，多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，让用户能够更加便捷地获取所需档案信息。 -
数字化管理 实现档案全生命周期覆盖
合思档案的功能蓝图覆盖了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。通过数字化管理手段，将档案的各个环节进行有机整合，实现了档案信息的实时共享和动态更新。无论是档案的存储、检索还是利用，都可以在一个平台上完成，提高了档案管理的整体水平。
合思档案智能化管理平台带来的用户收益
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减少人工耗时 释放人力资源
使用合思档案智能化管理平台能为企业带来显著的人工耗时减少。好想你通过使用该平台，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这意味着企业可以将更多的人力资源投入到更有价值的工作中，提高了企业的整体运营效率。 -
降低成本 提高经济效益
多个企业通过使用合思档案智能化管理平台，预计减少了综合成本。好想你预计减少综合成本20万元/年，云海肴节省打印、存储等总体成本30万/年。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的经济效益，增强了企业在市场中的竞争力。 -
提升效率 加速业务发展
合思档案智能化管理平台的使用，显著提升了企业的工作效率。高新兴的归档效率提升了90%，海亮教育的档案整理匹配效率提升了90%。在信息快速变化的今天，高效的档案管理能够为企业的决策提供及时、准确的支持，加速企业的业务发展。 -
提高合规性 保障数据安全
该智能化管理平台还能提高企业档案的合规性，保证数据的安全可用。通过严格的权限管控和数据加密技术，有效防止了数据的泄露和丢失，为企业的发展提供了有力的保障。在面对日益严格的监管要求时，企业能够更加从容地应对，避免了因合规问题而带来的风险。
合思档案智能化管理平台典型场景应用
合思档案智能化管理平台适用于多种行业和场景，无论是食品行业的好想你，餐酒吧的COMMUNE幻师，餐饮连锁的云海肴，家居行业的金牌橱柜，还是教育培训行业的海亮教育、数字阅读行业的帆书等，都能借助该平台解决财务档案管理难题。不同行业的企业在财务档案管理方面都有其独特的需求和特点，合思档案智能化管理平台能够根据企业的实际情况进行个性化定制，为企业提供更加贴合需求的解决方案。
合思档案智能化管理平台客户成功案例
众多企业通过使用合思档案智能化管理平台取得了良好的效果。好想你解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，减少了人工耗时和管理成本；COMMUNE幻师实现了无纸化管理和去人工化，减少了纸张使用量和存储空间，节约了成本，提升了报销效率；云海肴达成了业财融合，节省了管理成本，提高了财务效率；金牌橱柜实现了统一存储、业务证据链完整、数据共享等，减少了档案匹配和查询耗时，节省了总体成本；帆书减少了仓储需求和纸张成本，缩短了结账时间，提升了数字化建设水平；海亮教育提升了档案整理匹配效率，减少了存储空间和财务人力；高新兴提升了归档效率，节约了成本；中文传媒提升了财务档案归档和员工报销效率，节约了成本；杭州西湖城投解决了回单、发票、凭证管理难的问题，提升了档案整理匹配和报销效率，减少了单据打印纸张。
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