在当今数字化浪潮汹涌的时代,财务信息化趋势已成为企业发展的必由之路。越来越多的企业认识到,传统的财务管理模式已难以适应快速变化的市场环境,必须借助先进的数字化工具和解决方案,实现财务流程的优化和升级。今天,我们将以一家知名头部数字阅读品牌为例,深入探讨其在财务数字化转型过程中所面临的困境,以及合思如何凭借其创新的解决方案,助力该企业成功实现财务信息化转型,取得显著的成果与效益。
客户简介:数字阅读领域的璀璨之星
该客户作为知名头部数字阅读品牌,在行业内具有较高的知名度和影响力。凭借丰富的内容资源、先进的技术平台和优质的用户体验,它吸引了大量的读者和合作伙伴,业务规模不断扩大。然而,随着企业的快速发展,传统的财务管理模式逐渐暴露出诸多问题,成为制约企业进一步发展的瓶颈。在财务信息化趋势的推动下,该企业迫切需要进行一场深刻的财务管理变革。
业务背景现状与痛点:传统财务模式的困境
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数据分散整合难题
在企业内部,数据分散在多个系统中,业务流程断裂,数据整合难度极大。这导致费用管控无法有效落地,预算超标情况时有发生。财务部门难以全面掌握企业的费用支出情况,无法及时发现和解决潜在的财务风险。例如,由于数据分散,各部门的费用支出信息不能及时汇总和分析,使得企业在制定预算和成本控制方面缺乏准确的数据支持。 -
低价值机械工作困扰
每个财务月,该企业均需处理单据量达500 + 张,全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中,人效极低。这种繁琐的工作模式不仅耗费了大量的时间和精力,还容易出现人为错误,影响财务数据的准确性和及时性。例如,在打印和粘贴凭证的过程中,可能会出现凭证丢失、错贴等问题,给财务工作带来不必要的麻烦。 -
纸张浪费成本之痛
全业务数据均需打印成本,以纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作,造成了每月大量的纸张浪费。这不仅增加了企业的运营成本,还不符合环保理念。同时,大量的纸质档案占用了宝贵的办公空间,增加了档案管理的难度和成本。例如,企业需要专门的档案室来存放这些纸质档案,还需要投入人力和物力进行档案的整理和保管。 -
档案管理效率低下
票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生,业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找,无法适应企业快速扩张的需求。在企业业务不断拓展的过程中,对历史资料的查阅和使用频率越来越高,传统的纸质档案管理方式已经无法满足企业的实际需求。例如,当企业需要查阅某一特定时间段的财务资料时,财务人员需要花费大量的时间在档案室中寻找相关文件,效率极低。
解决方案:合思开启财务数字化新征程
面对上述困境,合思为该企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案,助力企业完成业财平台建设。这一方案充分顺应了财务信息化趋势,旨在确保财务准确性,提升财务及时性。通过合思的解决方案,企业能够实现电子凭证的全流程管理,从消费环节开始,到入账和归档,全程数字化操作,大大提高了财务管理的效率和准确性。
在财务准确性方面,该方案能够确保企业的财务数据符合审计要求,满足上市标准。合思通过先进的技术手段,对企业的财务数据进行全面、准确的记录和分析,为企业的财务管理提供了可靠的保障。在财务及时性方面,结账时间从原来的T + 15,提升到T + 7,年底预计提升到T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务信息,及时做出决策,提高企业的市场响应速度。
实施过程与步骤:精细选型合作共赢
为了实现财务信息化转型,该企业构建了精细的系统服务商选型模型。在众多的供应商中,经过严格的筛选和评估,最终选择与合思合作。合思凭借其先进的技术、丰富的行业经验和优质的服务,赢得了企业的信任。
在合作过程中,合思团队与企业的财务部门和相关业务部门密切沟通,深入了解企业的业务需求和财务管理现状。根据企业的实际情况,制定了详细的实施方案,并逐步推进电子凭证的全流程管理。通过系统的集成和优化,实现了企业内部各系统之间的数据共享和业务协同,打破了数据壁垒,提高了业务流程的效率。
取得的成果与效益:全方位的财务提升
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增效:提升工作效率与管理水平
实施合思的解决方案后,企业能够实时掌握付款进度,提升了档案整理效率。通过建立财务数字档案室,实现了档案的电子化管理,提升了借阅效率。精准的实物档案定位功能,让财务人员能够快速找到所需的档案资料,大大提高了实物档案查找效率。例如,在需要查阅某一特定项目的财务档案时,只需在系统中输入关键词,即可快速定位到相关档案,节省了大量的时间和精力。 -
降本:降低成本优化资源配置
合思的解决方案有效减少了差旅超标情况,通过费用管控功能,对员工的差旅费用进行实时监控和预警,避免了不必要的费用支出。同时,减少了手工记账、人工整理档案的人力成本,提高了财务人员的工作效率。此外,减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费,降低了财务档案空间占用,节约了空间成本。例如,原来需要专门的档案室存放纸质档案,现在通过数字化管理,只需要少量的服务器存储空间即可。 -
合规:保障财务合规规避风险
发票OCR识别验真功能,保障了企业费用合规。通过对发票的自动识别和验证,能够及时发现和处理虚假发票,避免企业因发票问题而面临的税务风险。审批流转路径清晰可视,有效管理员工借款与核销,确保了资金的安全和合理使用。保证财务档案原生性存储,规避了电子化时代带来的档案管理风险,高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。例如,在税务审计时,企业能够轻松提供合规的财务档案资料,避免了因档案管理不规范而带来的罚款和其他风险。 -
先进:引领数字化转型潮流
合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景,员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公,企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召,单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型,为企业在财务信息化趋势中赢得了竞争优势。例如,员工在因公消费时,只需使用企业指定的支付方式,系统会自动完成费用的报销和入账流程,无需员工手动操作,大大提高了员工的工作体验和满意度。
客户评价与反馈:信赖与期待
企业在应用合思解决方案后,有效解决了财务痛点,降低了差旅成本和档案管理成本。企业认为合思方案值得信赖,未来希望进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理,释放数据价值,加深业财融合。这表明合思的解决方案得到了客户的高度认可,为企业的发展提供了有力的支持。
结尾:拥抱财务信息化趋势,开启企业新征程
在财务信息化趋势的浪潮下,越来越多的企业面临着与该数字阅读品牌类似的财务痛点。借鉴该客户的成功经验,选择合思的解决方案,将是企业实现财务数字化转型、降本增效、提升企业竞争力的明智之举。合思愿意与更多的企业携手共进,共同迎接财务信息化的挑战,创造更加美好的未来。