在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，电子凭证在接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题仍待解决。传统的纸质档案管理模式存在诸多弊端，让企业在财务档案管理方面苦不堪言。财务人员在归档时，需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找起来耗时费力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。
企业内部业务和财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据的提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。实物档案资料的存储占用了大量的物理空间，需要专人管理，成本高昂，而且实物档案损坏的情况时有发生，给企业带来了较大的风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。此外，传统档案管理无法最大化发挥档案的价值，实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅没有记录，无法实现多人借阅，档案资产的利用效率极低。这些痛点严重影响了企业的财务管理效率和质量，智能财务管理成为企业迫切的需求。
合思档案：财务数智化的整体解决方案
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的智能财务管理服务。
合思档案的发展历程也是一部不断创新和突破的历史。它以政策为导向，从电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到全面面向市场，助力多个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，再到推出全新“单套制”解决方案，升级为「合思档案」。如今，合思档案电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理，为企业的智能财务管理提供了有力的支持。
核心功能亮点：解决行业痛点的利器
全生命周期管理：便捷高效的档案处理
合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。在智能采集方面，它可以通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，快速准确地采集各类档案数据。预归档服务集成了多种功能，如规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理涵盖了档案的存储、检索、借阅、销毁等操作，方便企业对档案进行管理。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供支持。通过这些功能，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，大大提高了企业的智能财务管理效率。
开放式接口互联：灵活的数据获取与处理
合思档案采用开放式接口互联，支持企业自主采集档案数据。它具有大文件自动切割和数电票自动化解析功能，方便企业获取和处理各类档案数据。无论是内部系统的数据，还是外部生态的数据，都可以通过合思档案进行统一管理和处理。这种灵活的数据获取与处理方式，为企业的智能财务管理提供了更多的可能性。
智能关联与检测：确保数据准确完整
合思档案具备智能关联和自动组装功能，可以对档案数据进行四性检测和业务检测。它支持自定义版式文件，确保档案数据的准确性和完整性。在档案管理过程中，合思档案可以自动关联相关的业务数据，实现数据的同源和透明流转。同时，它还可以对档案数据进行实时检测，及时发现和纠正数据中的问题，为企业的智能财务管理提供可靠的数据保障。
精准权限管控：保障数据安全规范
合思档案拥有精准的权限管控功能，档案目录可以灵活扩展，具备水印管理，档号符合国标要求。这些功能保障了档案数据的安全性和规范性。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的权限，确保只有授权人员才能访问和操作档案数据。同时，水印管理和档号规范也可以防止档案数据的泄露和篡改，为企业的智能财务管理提供安全可靠的环境。
企业收益：成本节约与效率提升并行
自动化归档：告别重复性工作
合思档案实现了自动化归档，告别了传统的重复性工作。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。通过自动化归档，企业可以大大减少人工操作，提高工作效率。同时，档案数据的同源和透明流转也可以让企业更好地掌握财务状况，为决策提供更准确的依据。
成本节约：实实在在的经济效益
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。不同企业使用合思档案后都取得了显著的收益。好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些数据充分证明了合思档案在成本节约方面的显著效果，为企业的智能财务管理带来了实实在在的经济效益。
数字化转型：提升企业竞争力
合思档案助力企业实现业财一体化和无纸化目标，提升了企业的数字化建设水平，满足了未来企业全面数字化转型的战略需要。帆书的财务结账效率提高了50%，海亮教育的档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%。通过使用合思档案，企业可以更好地适应数字化时代的发展需求，提升自身的竞争力，实现智能财务管理的转型升级。
典型场景应用：合思档案大显身手
财务归档场景：自动组装提升审计效率
在财务归档场景中，合思档案可以实现自动组装，以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。好想你通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查，工作效率得到了有效提升。合思档案的自动组装功能可以将相关的单据、发票、回单和凭证自动关联在一起，形成完整的档案记录。在审计时，审计人员可以快速准确地获取所需的档案数据，大大提高了审计效率。
档案查阅场景：多维检索打破系统壁垒
在档案查阅场景中，合思档案支持多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。高新兴通过合思档案实现了档案全场景数字化利用，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。多维检索功能可以让用户根据不同的条件进行档案查询，快速定位所需的档案数据。一站式预览和在线借阅功能则方便了用户对档案数据的查看和使用。异构系统联查功能可以打破不同系统之间的数据壁垒，实现数据的共享和互通。
业财融合场景：提高总部与门店协同效率
在业财融合场景中，合思档案可以提高总部和门店的业财融合效率。云海肴通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店的业财融合效率80%，成功落地了精细化运营的财务中台。合思档案可以将业务数据和财务数据进行整合，实现业财数据的同源和同步。总部可以实时掌握门店的业务和财务状况，及时进行决策和调整。门店也可以根据总部的要求，更好地开展业务活动，提高经营效益。
合规管理场景：保证档案原生性存储
在合规管理场景中，合思档案可以保证财务档案的原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。中文传媒通过对接标准工具包，实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储，通过四性检验与业务校验保证了档案原生存储的安全合规。合思档案的原生性存储功能可以确保档案数据的真实性和完整性，避免数据被篡改和丢失。灵活的账户权限配置可以保证只有授权人员才能访问和操作档案数据，提高了档案数据的安全性。
客户成功案例：不同行业的认可与实践
好想你：降本增效的典范
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案之前，面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案帮助好想你实现了财务档案管理的数字化转型，提高了工作效率，降低了成本，提升了合规性。
COMMUNE幻师：效率与成本的双重优化
COMMUNE幻师面临着成本高、效率低、合规难等问题。上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案为COMMUNE幻师带来了显著的经济效益和管理效率提升，使其在激烈的市场竞争中脱颖而出。
金牌橱柜：档案利用的新突破
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落各系统，档案数据难利用。使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案帮助金牌橱柜实现了档案数据的集中管理和有效利用，提高了档案管理的效率和质量。
海亮教育：数据管理的高效变革
海亮教育科技服务集团存在数据乱、存储贵、效率慢、利用难等业务痛点。实施合思档案解决方案后，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。合思档案为海亮教育带来了数据管理的高效变革，提升了其数字化管理水平。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，希望能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想在智能财务管理方面实现突破，不妨抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案。现在就可以拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com ，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，体验合思档案带来的智能财务管理新体验。未来财务用合思，让有限更有效。
