在纸电混合时代，企业的档案管理犹如一座迷雾重重的迷宫，众多痛点困扰着企业的发展。企业高管们面临着纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的难题。巨额的管理成本如同沉重的负担，占据大量空间的档案存储也让人头疼不已，而缺乏汇总整理的档案数据就像沉睡的宝藏，难以挖掘其价值。
财务人员则承受着档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的困扰。大量的数据如同潮水般涌来，每一次的整理和核对都像是在沙滩上数沙子，耗费了大量的精力和时间，工作热情也在这枯燥的重复中逐渐消磨。
业务人员在出差、招待后报销纸质票据的流程繁琐又耗时。一张张票据的留存和上交，就像一场漫长的接力赛，耗费了大量的时间和精力。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等，这些问题就像一颗颗定时炸弹，随时可能给企业带来损失。
整体解决方案：合思档案的智慧之道
合思档案作为一款优秀的会计工作流管理工具，为企业解决上述痛点提供了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，就像一位智能管家，将企业的档案管理得井井有条。
对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型打响决胜之战。
对于归档员/财务人员，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。就像给他们配备了一把高效的钥匙，轻松打开档案管理的大门。
同时，合思档案还为外部审计提供了便利。审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。让审计工作变得更加高效、便捷。
核心功能亮点：合思档案的强大武器
- 多源采集：数据的智能捕手
合思档案具备多源采集功能，是一款出色的会计工作流管理工具。它接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。就像一个智能的捕手，能够准确地捕捉到各种数据。 - 智能制档：数据的高效整合者
在智能制档方面，合思档案表现卓越。规则引擎可实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。它就像一位高效的整合者，将零散的数据整合在一起，形成完整的拼图。 - 双模式检测：数据的安全守护者
合思档案有“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。它就像一位忠诚的守护者，守护着数据的安全。 - 档案管理：权限的精准把控者
在档案管理功能上，合思档案权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。它就像一位精准的把控者，对档案管理的各个环节进行精准把控。
企业收益：合思档案带来的丰厚回报
企业使用合思档案能获得显著的收益。首先是显著的降本增效，能更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，如合思档案能为企业节约70%纸张成本、75%整理成本，同时检索效率提升90%。这就像为企业节省了一大笔开支，让企业的资金更加充裕。
其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让企业的信息系统更加完整、高效。
再者，合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。让企业能够更好地利用数据进行决策，提高企业的竞争力。
最后，资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。让企业的资源得到更加合理的配置，提高企业的效益。
典型场景：合思档案的广泛应用
- 大量数据企业：高效管理的利器
对于有大量数据的企业，如年单据量2.6亿的企业，合思档案可实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。它就像一把高效的利器，帮助企业轻松应对大量数据的管理。 - 集团型企业：统一管理的良方
集团型企业面临档案管理流程复杂、人工环节多、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。它就像一剂统一管理的良方，帮助集团型企业解决档案管理的难题。 - 多系统数据互联企业：数据整合的桥梁
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案可广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案可精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。它就像一座数据整合的桥梁，帮助企业实现多系统数据的互联。 - 业务系统多数据隔离企业：数据打通的钥匙
业务系统多、数据隔离的企业，合思档案的数据集成方案可按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案可按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。它就像一把数据打通的钥匙，帮助企业打破数据隔离的壁垒。
客户成功案例：合思档案的实力见证
海亮教育此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分展示了合思档案的强大实力。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的会计工作流管理工具，能为企业提供全面的解决方案，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思档案在多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等众多城市。企业可通过电话400 – 105 – 6505联系，也可访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，还能通过微信公众号和微信小程序获取相关资讯。如果你想体验合思档案带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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