在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，电子档案管理对于企业的高效运营愈发重要。许多企业都在寻求能够提升管理效率、降低成本的解决方案。今天，我们就来看看合思的解决方案是如何帮助两家不同类型的上市公司解决费用管理难题，实现显著效益提升的，在这个过程中，电子档案管理也发挥了关键作用。
高端制造巨头与连锁上市企业的费用管理困境
高端制造企业：报销流程繁琐阻碍发展
有一家L4级无需报销的上市公司，身处高端制造行业，规模庞大，拥有3000多名员工和10多家子公司。在电子档案管理方面，传统的报销流程产生了大量的纸质文件和繁琐的操作，给企业带来了诸多困扰。员工报销流程漫长，体验感极差。多系统操作使得员工在报销过程中疲于奔命，而且系统还不支持移动端，员工只能在固定地点进行操作，十分不便。个人垫资的情况也时有发生，员工需要先自行支付费用，再进行漫长的报销流程，给员工的资金周转带来了压力。纸质借款申请不仅效率低下，而且容易出现丢失、损坏等问题，影响报销进度。报销时效长达2个月，员工的资金不能及时回笼，大大降低了员工的工作积极性。
从财务角度来看，低价值工作占据了财务人员大量的时间。手工做账、手动验真查重以及超标核对等工作不仅繁琐，而且容易出错。在电子档案管理上，大量的纸质档案存储和查找困难，使得财务人员在处理报销业务时效率低下，无法将更多的精力投入到企业的财务管理和战略规划中。
连锁经营企业：差旅管理难题频发
另一家连锁经营的上市公司同样面临着费用管理的挑战。该公司拥有5000多名员工和近400家门店，差旅需求旺盛，月均差旅GMV达50万以上。然而，原有的差旅管理模式在电子档案管理方面存在诸多不足，导致员工满意度极低。原TMC对接供应商有限，经常出现旺季订不到酒店的情况，员工在出差时不得不四处寻找住宿，耽误了工作时间。酒店价格超差标的问题也时有发生，员工需要自行承担超出部分的费用，增加了员工的经济负担。在偏远地区，服务酒店未覆盖，员工需要自己垫资解决住宿问题，给员工带来了极大的不便。
在财务核算方面，原TMC出具的台账单不满足财务核算要求，需要二次人工整理。财务人员需要花费大量的时间和精力来匹配成本中心、核算科目等，每月至少需要耗费3人天来整理对账单。在电子档案管理上，这种繁琐的人工操作增加了档案管理的难度和出错的风险，降低了财务工作的效率和准确性。
合思解决方案：精准破局费用管理难题
高端制造企业：一站式费用管理解决方案
针对高端制造企业的问题，合思提供了一套全面的解决方案，其中电子档案管理也得到了有效优化。合思的预算预占用功能可以在员工申请费用时，提前对预算进行占用，避免了预算超支的问题。费用标准校验和行程重叠校验功能可以确保员工的费用申请符合公司的规定，避免了不合理的费用支出。订单占预算和差标校验功能可以实时监控员工的费用支出情况，确保费用在预算范围内。
合思的对账结算中心可以实现统一结算和统一开票，大大简化了财务人员的工作流程。自动生成凭证功能可以将费用数据自动生成会计凭证，减少了手工做账的工作量。合思BI·差旅分析功能可以对差旅数据进行深入分析，为企业提供决策支持。在电子档案管理方面，合思费控、合思商城、ERP互联、银企直连等产品的协同作用，实现了费用数据的电子化存储和管理，方便了财务人员的查询和使用。
连锁经营企业：丰富资源与降本出行方案
对于连锁经营企业，合思商城无需更换TMC供应商，实现了无缝接入。在电子档案管理方面，合思商城提供了更丰富的资源，覆盖国内2000多个县市区，拥有170多万家酒店资源，与各大酒店集团线上直连。这使得员工在出差时可以有更多的选择，避免了旺季订不到酒店的问题。同时，合思商城接入了国内40多家航司，多个供应商同屏比价，为员工推荐同时时间段内更低价的方案，实现了降本增效。
合思商城实现了商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等各个方面选择更适合自己的供应商下单。在电子档案管理上，合思商城的对账单是按照成本中心自动拆分的，方便了财务人员的核算和管理，提高了对账效率。
实施过程：无缝对接与高效落地
高端制造企业：移动端便捷申请与自动化财务处理
在实施过程中，高端制造企业的员工可以在移动端进行申请，无需再使用繁琐的纸质借款申请。合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，长期出差的员工也不用担心借款、报销问题。在电子档案管理方面，员工的申请和消费记录都可以电子化存储，方便了后续的查询和管理。
财务人员在月底只需进行1次对账，入账自动化操作，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等全部由系统完成。这不仅提高了财务工作的效率，还减少了人为错误的发生。在电子档案管理上，系统自动生成的电子档案更加规范和准确，便于长期保存和查阅。
连锁经营企业：资源互补与自由选择
连锁经营企业直接接入合思商城，实现了与原TMC的资源互补。员工可以在两个平台自由选择下单，根据自己的需求和喜好选择更适合的供应商。在电子档案管理方面，两个平台的消费数据都可以统一存储和管理，方便了财务人员的核算和分析。
显著成果：效率提升与满意度飞跃
高端制造企业：报销效率与财务成本双优化
通过合思的解决方案，高端制造企业在电子档案管理方面取得了显著的成效。员工报销效率提升了300%，原本漫长的报销流程变得更加高效快捷，员工的资金能够及时回笼，工作积极性得到了极大的提高。财务人力成本降低了50%，财务人员从繁琐的低价值工作中解脱出来，可以将更多的精力投入到企业的财务管理和战略规划中。在电子档案管理上，电子化的档案存储和管理方式提高了档案的查找和使用效率，减少了档案管理的成本。
连锁经营企业：投诉率降低与满意度提升
连锁经营企业也收获了丰硕的成果。财务部投诉率降低了80%，员工满意度达到了100%。员工在出差时可以享受到更优质的服务和更多的选择，不再为订不到酒店、价格超差标等问题烦恼。财务人员也省去了很多解释、处理投诉的时间，工作效率得到了显著提高。在电子档案管理方面，自动拆分的对账单和统一的消费数据存储，提高了财务核算的准确性和效率。
客户评价：高度认可与积极反馈
高端制造企业：有求必应一拍即合
高端制造企业对合思的评价极高，他们表示“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，合思可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’”。在电子档案管理方面，合思的解决方案也得到了企业的认可，电子化的档案管理方式提高了企业的管理效率和数据安全性。
连锁经营企业：选择更多体验更佳
连锁经营企业的员工反馈“合思商城上线后，订购更多选择、更灵活！原TMC旺季酒店无空房，去合思商城能找到其他品牌；机票价格多平台比价，比原来便宜多了！两种选择，想用哪个用哪个，员工自主性更高”。财务人员也表示“财务部不再接到投诉，口碑大大提升！现在合思商城 + TMC资源互补，员工的选择权更多，我们也省去了很多解释、处理投诉的时间！而且合思商城对账单是按照成本中心自动拆分的，对账效率也有了一定提升”。在电子档案管理方面，员工和财务人员都感受到了电子化管理带来的便利和高效。
行动号召：开启免费试用之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，已帮助众多企业挖出更多净利润。在电子档案管理方面，合思的解决方案也展现出了强大的优势。如果您的企业也面临着费用管理和电子档案管理的难题，不妨免费在线体验合思服务，拨打400 – 999 – 8293或访问www.hosecloud.com，开启企业费用管理和电子档案管理的新篇章。现在就免费试用，感受合思解决方案的魅力吧！
